SAP NetWeaver ILM und das ECM-System ImageMaster von T-Systems Ordnung in den Archiven

Statt Unterlagen endlos zu speichern, achten immer mehr Unternehmen auf die Aktualität ihrer archivierten Dokumente. Dazu legen sie schon beim Erfassen fest, wann ein Dokument wieder gelöscht werden soll. Das senkt die Speicherkosten und erhält die Leistung der Systeme.

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Unternehmensdokumente in Enterprise-Content-Management-(ECM)-Systemen sicher aufzubewahren spart Zeit und Verwaltungskosten. Das belegte kürzlich die US-amerikanische ECM-Organisation AIIM in ihrer Studie „Capitalizing on Content: A Compelling ROI for Change”. Demnach steigt die Produktivität der Mitarbeiter um durchschnittlich 30 Prozent, die Qualität und Geschwindigkeit der Kundenbetreuung erhöht sich um etwa 33 Prozent.

Doch im Laufe der Jahre sammeln sich veraltete Geschäftsunterlagen, Rechnungen oder Verträge in den ECM-Systemen an. Die Archive regelmäßig nach solchen Unterlagen zu durchforsten, um sie manuell zu löschen, ist aufwendig. Stattdessen nehmen Unternehmen Unübersichtlichkeit, Performanceeinbußen und hohe Speicherkosten in Kauf. Laut der aktuellen Studie von Symantec „Symantec Information Management Health Check Survey, 2011” hat weniger als die Hälfte (46 Prozent) der Unternehmen einen Plan, um solche Vorratsdaten sinnvoll zu organisieren.

Einfacher ist es, gleichzeitig mit der Erfassung eines Dokumentes festzulegen, wann und unter welchen Voraussetzungen es wieder gelöscht werden soll. Das beschränkt die Archivgröße auf ein Minimum und hilft auch dem Datenschutz: Unternehmen müssen bestimmte Unterlagen rechtzeitig löschen, beispielsweise wenn diese ausgeschiedene Mitarbeiter betreffen. Andere Dokumente sollten Unternehmen im eigenen Interesse vernichten, sobald die gesetzliche Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist. So verhindern sie beispielsweise, dass sie diese im Falle eines Produkthaftungs-Rechtsstreits offenlegen müssen.

Ganzheitliches Dokumentenmanagement

Einen ganzheitlichen Ansatz für alle Dokumente, die mit einer SAP-Transaktion verbunden sind, verfolgt SAP mit SAP NetWeaver Information Lifecycle Management (Version 7.02). Dabei arbeitet SAP eng mit externen Anbietern von ECM-Lösungen zusammen und bietet hierfür auch eine Schnittstellenzertifizierung an. Als erste externe Lösung überhaupt hat SAP das ECM-System ImageMaster von T-Systems zur Nutzung mit NetWeaver-Interface WebDAV BC-ILM 3.0 zertifiziert. Das bedeutet, dass SAP-Transaktionsdaten inklusive dazugehöriger Dokumente in ImageMaster schnell und zentral zugänglich sind.

ImageMaster speichert die Dokumente im Archiv grundsätzlich im Originalformat und auf Wunsch zusätzlich als PDF oder im Langzeitformat PDF/A. Metadaten und Verwaltungsinformationen zu den Dokumenten liegen in einer separaten Datenbank. Sie lassen sich über spezifische Volltextlösungen relational durchsucht, beispielsweise über Oracle Text oder datenbankübergreifende Suchtechniken wie FAST (Fast Search & Transfer) oder Lucene. Dokumentensammlungen für Steuerprüfungs- oder Produkthaftungszwecke können direkt per SAP-System aus ImageMaster generiert werden.

Um den Lebenszyklus der Dokumente nach festen Regeln zu steuern, bietet SAP mit dem Information Retention Manager (IRM) im SAP NetWeaver Information Lifecycle Management ein zentrales Werkzeug an. Entsprechend hier hinterlegten Regeln legt das SAP-System Dokumente, die zu einer Transaktion gehören, auf dem vorbestimmten Speichermedium ab. Die mit einer Transaktion verbundenen Aufbewahrungsregeln vererben sich dabei auf alle dazugehörigen Dokumente weiter.

Das Speichersystem stellt anschließend sicher, dass ein Dokument nicht vor dem festgelegten Ablaufdatum gelöscht werden kann. Ob Rechnung, steuerrelevante Datei oder ein für die Produkthaftung relevantes Dokument: Für alle zu einer bestimmten SAP-Transaktion gehörenden Dokumente gelten einheitliche Regeln.

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