Kommentar von Kai Nunnemann, Becom

Pflicht und Kür der Archivierung

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Mangelnde Absprache führt zu Redundanzen

Oft weiß die eine Abteilung nicht im Detail darüber Bescheid, was die andere einsetzt. Ganz zu schweigen davon, dass die aufbewahrenden Systeme technisch miteinander verknüpft wären. Solche Strukturen führen zwangsläufig zu Redundanzen: Identische Daten, die in mehreren Ressorts genutzt werden, werden mehrfach aufbewahrt. Zugleich verhindern die technischen Barrieren eine effiziente Nutzung von Daten über Abteilungsgrenzen hinweg.

Flexibler durch modularen Aufbau

Um die Komplexität ein Stück weit aufzulösen, beschäftigen sich viele IT-Leiter derzeit wieder verstärkt mit dem Thema Aufbewahrung und Archivierung. Vor allem geht es ihnen darum, die Silos zu beseitigen und unternehmensweite, effiziente Strukturen mit einer zentralen Datenablage aufzubauen.

Im Kern besteht eine solche Ablage idealerweise in einem einfachen, aber trotzdem intelligenten Archivsystem. Unternehmensweite Lösungen sollten grundsätzlich modular aufgebaut sein, damit sie mit den Anforderungen mitwachsen können. Ein Basissystem hebt Daten über die Zeit auf, erweiterte und verzahnte Archive machen Daten intelligent nutzbar.

Vorrangig soll eine Lösung sicherstellen, dass die Aufbewahrung der Daten stets mit den sich immer wieder ändernden Gesetzen und Richtlinien übereinstimmt. Denn werden die Regularien nicht erfüllt, kann es für Unternehmen gravierende rechtliche Folgen haben – die Einhaltung der Vorschriften, die sogenannte Compliance, muss daher permanent überprüft werden.

Die richtige Balance

Idealerweise bewahrt ein Unternehmen weder zu wenige noch zu viele Daten auf. So reagieren zum Beispiel Steuerprüfer in dem einen Fall oft misstrauisch und nehmen tiefer gehende Prüfungen vor, während sie sich in dem anderen Fall womöglich schwer damit tun, die für eine Prüfung benötigte Dokumentenversion eindeutig zu ermitteln. Darüber hinaus verlangen Vorschriften zum Datenschutz eine sorgfältige Auswahl der aufzuhebenden Datenmengen und Inhalte.

Um den komplexen Anforderungen genügen zu können, sind eine ordentliche Analyse und Klassifikation der Daten unverzichtbar. Ohne diese sollte ein Unternehmen nicht damit beginnen, eine Archivlösung technisch umzusetzen. Eine Datenanalyse setzen aber auch die Wirtschaftsprüfer voraus. Darüber hinaus verlangen sie entsprechende Verfahrensbeschreibungen zur Datenaufbewahrung und besonders zur Archivierung. Denn nur bei einem überprüfbaren Verfahren kann der Wirtschaftsprüfer testieren, dass alle Gesetze, die auf ein bestimmtes Unternehmen anzuwenden sind, tatsächlich eingehalten werden.

Weiter mit: Intelligente Funktionen für eine effiziente Datennutzung

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