Kommentar von Kai Nunnemann, Becom

Pflicht und Kür der Archivierung

Seite: 3/3

Firmen zum Thema

Intelligente Funktionen für eine effiziente Datennutzung

Auch wenn Archivierung primär durch den Gesetzgeber motiviert ist, sollten sich Unternehmen schon aus geschäftlichem Eigeninteresse mit dem Thema befassen. Denn neben der Einhaltung der Compliance können Archivlösungen durchaus weiteren Nutzen bieten. In technischer Hinsicht kommt den Anwendern dabei entgegen, dass sich die Hersteller von IT-Systemen seit einiger Zeit wieder stärker auf das Thema Archivierung konzentrieren. Seither kommen vermehrt Lösungen auf den Markt, die alles in allem nicht nur umfassender, sondern zugleich auch kompakter und einfacher als je zuvor sind.

Im Idealfall lassen sich an ein Archivsystem unterschiedliche Datenquellen ebenso variabel anbinden, wie der Anwender die Speicherstruktur flexibel wählen kann. Grundsätzlich sollten intelligente Funktionen integriert sein, die jene effiziente Nutzung der Daten ermöglichen, die mit mehreren Silo-artigen Einzellösungen niemals zu erreichen ist.

Recherche und geeignete Formate

Moderne Systeme unterstützen die Anwender nicht nur bei der Datenanalyse, sondern auch beim geordneten Umgang mit Informationen. An erster Stelle ist die Suchfunktion zu nennen, welche die Recherche im Archiv, aber auch in anderen Datenquellen in- und außerhalb des Unternehmens ermöglicht. Für die langfristige Aufbewahrung sollte das System zum einen geeignete Formate bieten, zum anderen eine spätere Konvertierung der Daten zulassen. Die Beseitigung von Silos bedeutet nicht zwangsläufig, dass sich die Anforderungen eines Unternehmens mit dem Angebot eines einzigen Herstellers abdecken lassen. Mitunter müssen Produkte mehrerer Anbieter kombiniert werden.

Wenn Unternehmen das Thema Archivierung in Angriff nehmen und eine geeignete Lösung für ihre spezifischen Anforderungen suchen, stehen ihnen prinzipiell zwei Herangehensweisen offen: Entweder nimmt die IT-Organisation den Aufwand auf sich und arbeitet sich eigenständig in den aktuellen Stand der Thematik ein; oder das Unternehmen verpflichtet einen möglichst unabhängigen Experten. Ein beratender Dienstleister sollte die Anforderungen des Kunden offen aufnehmen, ohne dass Ergebnisse von vorneherein feststehen. Damit scheiden Hersteller sowie deren direkte Business-Partner und assoziierte Unternehmensberater meist aus.

Im Unternehmen tätige Prüfer – zum Beispiel Steuerprüfer, Unternehmensberater oder Juristen – können zwar ihre fachliche Expertise weitergeben. In der Regel sind sie jedoch nur bedingt dazu in der Lage, konkrete technische Lösungen vorzuschlagen. Dagegen nehmen herstellerunabhängige IT-Dienstleister eine neutrale Sicht ein und können den Anwender auf diese Weise bedarfsgerecht unterstützen. Ihr Leistungsportfolio kann von der fachlichen Beratung über die konkrete Analyse und die Erstellung von Lösungsvorschlägen bis zur technischen Umsetzung reichen.

(ID:2048713)