Gesetzgeber und Betriebsprüfer nehmen unstrukturierte Daten ins Visier

Rechtsprobleme bei der Datenhaltung in der Cloud

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Es scheint so, als ob Unternehmen sich auch weiterhin an den Wahlspruch halten wollen: Wer Ordnung hält, ist zu faul zum Suchen – mit der Verlängerung: Was man nicht findet, ist unwichtig. Doch ganz so einfach wird es nicht werden: Aus dem Kapazitäts- und Platzproblem wird wohl bald ein Rechtsproblem.

„Bei allen unseren Systemen ist ein Heat Index integriert“, bewirbt Xheme Osmanaj, Director Partner Business bei Hitachi Data Systems, die eigene Produktpalette. Der Heat Index erfasst die Nutzungshäufigkeit aller Daten im System und diese statistischen Auswertungen beeinflussen den Verschiebemechanismus Dynamic Tiering.

So kostensenkend sich diese Maßnahme auf die Datenspeicherung auswirken mag, so wenig nutzt sie bei der in Zukunft notwendigen Klassifizierung wichtig/unwichtig. „Es muss ein Umdenken stattfinden“, fordert Guido Klenner, Senior Business Manager Online Storage bei Hewlett-Packard. Mit einer Produktlösung können im besten Fall nur die im Zugriff des Produktes liegenden Daten strukturiert werden, notwendig wäre aber eine strategische Abteilung, die den kompletten Datenwust nach den Kriterien eines ILM begutachtet.

Tiering funktioniert nur mit Metadaten

„Solange keiner den Mitarbeiter dazu anhält, ein Dokument mit Metadaten anzureichern, solange ist es unmöglich, zu entscheiden, ob das Dokument wichtig oder unwichtig ist und über welche Zeitspanne es aufzuheben ist“, sagt Klenner. Fakt ist, alles wird gespeichert, und wenn es Cookies oder temporäre Dateien sind. Auch Rechtsanwalt und IT-Compliance-Experte Wilfried Reiners warnt vor der laxen Speicherpraxis. Seiner Beobachtung nach setzen die Wirtschaftsprüfer gerade einen neuen De-facto-Standard unter dem kryptischen Kürzel IDW PS 330 durch. Danach ist der Abschlussprüfer im Rahmen der Jahresabschlussprüfungen dazu verpflichtet, sich mit den (rechnungslegungsbezogenen) IT-Systemen des zu prüfenden Unternehmens zu beschäftigen. Dazu gehört auch der Nachweis eines Datenhaltungskonzepts.

Misstrauen prägt die Kreditlandschaft

Daran ist nicht zuletzt die Finanzkrise Schuld, die Banken darauf achten lässt, dass ihre Kreditnehmer auch in kritischen Situationen wie einem Rechtsstreit solvent bleiben. Und dazu gehört nun mal auch eine ordentliche Datenhaltung, sagt Reiners. Ohne Datenhaltungskonzept wird das Betriebsprüfer-Testat bald nicht mehr zu erhalten sein – und damit steht der Jahresabschluss auf der Kippe.

Ein wenig zeitlicher Spielraum scheint noch vorhanden, aber der Gesetzgeber treibt eine Entwicklung voran, für die Betriebsprüfer mit Sicherheit nicht die Verantwortung übernehmen werden. Ein Prüfungsstandard ist auf den Weg gebracht und steht vor der letztendlichen Verabschiedung, und ob die Erstellung eines Konzeptes für eine strukturierte Datenhaltung für die betroffenen Unternehmen einige zig Tagessätze kosten wird, das ist eine andere Sache.

Wer meint, dass die Daten doch gespeichert und damit auch wieder auffindbar sind, der springt zu kurz. Es geht in den zukünftigen Prüfungsstandards genau um den Nachweis, dass man beliebige Daten in einer vorgegebenen Zeitspanne wiederfinden kann. „Und das kann der Mittelstand bis heute nicht“, weiß Reiners.

Dieser Artikel stammt aus dem Kompendium „Klassisches Backup, Cloud Storage & Disaster Recovery“ von Storage-Insider. Hier können Sie das komplette Kompendium als PDF-Datei kostenlos herunterladen und hier geht es zu weiteren Kompendien von Storage-Insider.

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