Wenig Aufwand, große Wirkung Sechs Best Practices für eine starke Datenschutzstrategie

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Die Arbeit mit sensiblen Daten wird immer komplexer: Datenmengen und -quellen nehmen stetig zu, und Informationen verteilen sich an immer mehr Orten, wo sie verarbeitet, gespeichert und genutzt werden. Unternehmen stehen somit in der Verantwortung, sie umfassend zu schützen.

Wenn es um die Anzahl an Datenpannen und DSGVO-Verstößen geht, macht Deutschland das Rennen: 2022 wurden 29.795 Sicherheitsvorfälle von deutschen Unternehmen gemeldet – EU-weit waren es insgesamt 109.000 Vorfälle. Dass damit eine riesige Bußgeldsumme zustande kommt, überrascht niemanden.

DSGVO im Blick behalten

Die größten Datenpannen im Jahr 2022

Diese Zahl steht im deutlichen Gegensatz zu den Verbrauchererwartungen: Eine OpenText-Studie zeigt, dass für die Mehrheit das Thema Datenschutz mittlerweile einen sehr hohen Stellenwert einnimmt. Insgesamt sorgen sich mehr als zwei Drittel (69 Prozent) der Bundesbürger darum, wie ihre persönlichen Daten in der post-pandemischen Welt verwaltet und geschützt werden. Sie erwarten, dass Unternehmen gewissenhaft mit ihren Daten umgehen, die sie mit ihnen teilen. Verbraucher möchten wissen, wofür ihre Daten genutzt und wo sie gespeichert und verarbeitet werden.

Außerdem wollen sie darüber informiert werden, wenn es zu einem Sicherheitsvorfall kommt und was das für die Integrität ihrer Informationen bedeutet. Die Weitergabe oder fehlender Schutz persönlicher Daten wären für 33 beziehungsweise 32 Prozent der befragten Verbraucher sogar Gründe, die Geschäftsbeziehungen mit Unternehmen gänzlich zu beenden.

Vertrauen ist in der Geschäftswelt eine wichtige Währung. Geht es erst einmal verloren, müssen Unternehmen schwere Geschütze auffahren, um es sich zurückzuverdienen. Es kommt nicht selten vor, dass sich Kunden und Partner von einem Unternehmen abwenden, wenn sich herausstellt, dass ihre Daten nicht ausreichend geschützt sind.

Datenschutz hat hohe Priorität

Die oben genannten Faktoren machen deutlich, dass Unternehmen das Thema Datenschutz und Privatsphäre proaktiv angehen und die effektivsten Maßnahmen ergreifen müssen, um ihre Kunden zu schützen. Dabei erweisen sich die folgenden Best Practices als besonders hilfreich:

1. Informationsmanagement als Herzstück der Datenschutzstrategie

Nicht vernetzte Systeme verursachen Silos, die wiederum die Zusammenarbeit in einem Unternehmen einschränken und ein erhebliches Sicherheitsrisiko darstellen. Ein effizientes Informationsmanagement hilft dabei, diese Silos einzureißen. Das funktioniert am besten über eine Content-Services-Plattform. Sie verbindet sämtliche Systeme miteinander und vereinheitlicht dadurch die Information Governance. Basierend auf Datenschutzrichtlinien, erhalten Mitarbeiter Zugang zu jenen Informationen, die für ihren Arbeitsbereich relevant sind.

Information-Governance-Lösungen zeigen auf, wie Mitarbeiter mit sensiblen Daten umgehen und wie sie sich durch das Unternehmen bewegen – von ihrer Erhebung bis hin zur Archivierung und Löschung. Durch solch einen integrierten, datenzentrierten Ansatz können Unternehmen nicht nur das Risiko minimieren, sondern auch einer immer komplexer werdenden Regulierungslandschaft begegnen. Damit sind sie in Sachen Datenschutzmanagement auf der sicheren Seite – einschließlich Data Discovery, Vorratsdatenspeicherung sowie der Betroffenenrechte gemäß DSGVO.

2. Künstliche Intelligenz sorgt für Ordnung

Viele Unternehmen sitzen auf einem Datenberg, der sich im Laufe der Zeit angesammelt hat. Oftmals fehlen ihnen die Ressourcen, mit denen sie diese Mengen eingehend analysieren und klassifizieren können. Die Folge: Sie wissen nicht, welche Inhalte, Mehrwerte und Risiken sich hier verbergen. KI-basierte Data-Discovery-Lösungen scannen diese Daten, um unter anderem persönliche und sensible Daten ausfindig zu machen. Im Zuge dessen schätzen sie, wie hoch das Risiko für diese Daten ist, damit Unternehmen entsprechende Sicherheits- und Compliance-Maßnahmen ergreifen können. Automatisierte Richtlinien erweisen sich vor allem bei immer wiederkehrenden Mustern als praktisch.

3. Mit Datenminimierung den Anforderungen an die Datenhoheit entsprechen

Unternehmen ist es aufgrund etwaiger Datenschutzgesetze nicht erlaubt, so viele Kundendaten zu sammeln, wie sie möchten. Ganz im Sinne der Datenminimierung müssen sie die Datenverarbeitung und -aufbewahrung auf jene Inhalte beschränken, die für bestimmte Zwecke notwendig sind. Jedoch nehmen Volumen und Komplexität von Daten immer weiter zu, was dieses Vorhaben erschwert. Auch hier bietet sich eine Information-Governance-Lösung an. Mit ihr behalten Unternehmen sämtliche Daten stets im Auge: wo sie aufbewahrt werden, welchen Kategorien sie entsprechen oder wann es Zeit ist, sie zu löschen.

4. Automatisierung essenzieller Datenschutzprozesse

Sobald eine Person von ihren Betroffenenrechten Gebrauch machen möchte und zum Beispiel einen Antrag auf Datenlöschung stellt, führen viele Unternehmen diese Prozesse weiterhin händisch durch. Das kann schnell zum Problem werden – vor allem, wenn sie vorgegebene Fristen nicht einhalten können. Mithilfe von Datenschutzmanagementlösungen können Unternehmen Abläufe wie die Verarbeitung solcher Anfragen bis hin zur fristgerechten Umsetzung automatisieren.

Wichtige Hinweise der Aufsichtsbehörden

Was bei Betroffenenrechten nach DSGVO zu beachten ist

5. Aufbau einer Cyber-Resilienz-Strategie

Die dynamische Cyber-Bedrohungslandschaft sowie die steigende Anzahl von Ransomware-Angriffen machen den Einsatz von Technologien dringend notwendig, die sämtliche Informationen umfassend schützen. Jedoch reichen Cyber-Security- und Network-Protection-Lösungen allein nicht aus. Manchmal reicht der Klick auf einen Link in einer E-Mail aus, um einen großangelegten Sicherheitsvorfall auszulösen. Vielmehr sollte der Fokus auf einer soliden Cyber-Resilienz-Strategie liegen. Darunter fällt nicht nur der Schutz von Netzwerk, Endpunkten und Nutzern, sondern auch die Wiederherstellung von Systemen und Daten. Ein weiterer wichtiger Bestandteil der Cyber-Resilienz sind regelmäßige Schulungen, in denen alle Mitarbeiter für potenzielle Risiken sensibilisiert werden.

6. Das Unerwartete erwarten

In den vergangenen Jahren sind allerhand unerwartete Dinge passiert, die zu drastischen Veränderungen geführt haben. Hinzu kommt, dass sowohl die Datenmenge als auch die Anzahl der Datenquellen weiter anwachsen. Dadurch sehen sich sensible Informationen zahlreichen Risiken gegenüber. Viele Länder reagieren darauf mit gesetzlichen Regulierungen, und auch Verbraucher werden sich des Bedarfs besserer Datenschutzpraktiken zunehmend bewusst. Darauf müssen sich auch Unternehmen vorbereiten – und zwar indem sie mit dem Unerwarteten rechnen und bereits heute proaktiv um einen umfassenden Datenschutz kümmern und sich dadurch das Vertrauen ihrer Kunden sichern.

Fazit

Bei einer soliden Datenschutzstrategie handelt es sich um ein Zusammenspiel aus verschiedenen Faktoren: KI und Automatisierung, Datenminimierung, Cyber-Resilienz sowie das richtige Mindset – und im Zentrum steht ein effektives Informationsmanagement. Unternehmen können nur dann ein hohes Datenschutzniveau erreichen, wenn sie diese Aspekte berücksichtigen. Sowohl Verbraucher als auch ihre Geldbeutel werden es ihnen danken.

Über den Autor: Bernd Hennicke ist Vice President Alliances & Solutions Marketing bei OpenText.

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