Modernisierung mit Digital-Workplace-Lösung Vivanco stärkt seine digitale Souveränität

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Für einen reibungslosen Betriebsablauf in Unternehmen ist eine digitale Souveränität beim Umgang mit Daten unerlässlich. Beim Datenaustausch denken viele Firmen an die typischen drei Transfermethoden: den Postweg, das Fax oder die E-Mail. In puncto Datenschutz sind der Post- und Faxversand aber längst nicht mehr zeitgemäß – ebenso in Hinsicht auf den ökologischen Fußabdruck.

E-Mails sind vor dem Hintergrund steigender Cyberangriffe in den letzten Monaten ebenfalls keine geeignete Lösung, um geschützt kommunizieren zu können. Hier kommt erschwerend hinzu, dass die maximale Größe beim Dateianhang nicht überschritten werden darf – viele Gründe für Vivanco, weiterhin auf eine andere, virtuelle Dateitransfer-Lösung zu setzen und diese für die Zukunft weiter auszubauen.

Vivanco ist einer der führenden Anbieter für Geräte- und Verbindungszubehör in Europa. Als Multispezialist vertreibt das Unternehmen Produkte und Konzepte der Segmente Consumer Electronics, Information Technology sowie Telekommunikation. Der Handelspartner stellt sich ständigen Marktveränderungen wie der Entwicklung der „Wireless Technologies“, der Miniaturisierung von Produkten und der zunehmenden Digitalisierung.

„Natürlich ist die Digitalisierung für Unternehmen und gerade auch für uns ein wichtiges Thema. Wir wollen in allen Bereichen mit der Digitalisierung mitgehen. Daher haben wir auch beim Dateiaustausch bereits einen papierlosen Weg eingeschlagen, den wir aber noch erweitern wollen“, sagt Bennit Detlow, Manager IT Infrastructure bei Vivanco.

Digitaler Dateiaustausch – ohne Einschränkung

Für Vivanco ist es aber wichtig, nicht einfach nur mit dem Trend mitzugehen, sondern mit der neuen Lösung auch Arbeitsprozesse zu optimieren. Bis dato hatte das Unternehmen ausschließlich eine physische FTA-450 von Secudos für den Dateiaustausch im Einsatz, die den gestiegenen Anforderungen nicht mehr gerecht wurde. „Unsere bisherige Lösung war nicht skalierbar und ermöglichte uns nur andere Backup-Strategien, als die wir standardmäßig nutzen. Um aber auch bei steigender Datenflut jederzeit Herr über unsere eigenen Daten zu bleiben, suchten wir eine moderne, virtuelle Alternative, mit der Dateien jeder Größe einfach, sicher und nachvollziehbar an Kunden sowie Partner übertragen werden können“, so Detlow.

Die bisher eingesetzte Hardware kam bei den Mitarbeitern so gut an, dass sich Vivanco erneut beim Hersteller Secudos nach einer geeigneten Alternative informierte. „Aufgrund der langjährigen, guten Zusammenarbeit und des fairen Lizenzkonzepts war für uns klar, dass wir wieder eine Lösung von Secudos einsetzen werden. Mitbewerber hatten da keine Chance“, kommt Detlow auf den Punkt. Die Entscheidung fiel schließlich auf die virtuelle Version von Qiata.

Digital-Workplace-Lösung geht live

Mit der ausführlichen Dokumentation von Qiata war Vivanco in der Lage, die Installation selbstständig vorzunehmen. Dazu wurde die Unternehmensinfrastruktur angepasst: Der Großteil der Infrastruktur ist virtuell und in einem Verhältnis von 70:30 (Windows/Linux) aufgestellt. Um die neue Lösung installieren zu können, musste eine VM mit einer äußerst genügsamen Rechenleistung nach Installationsanweisung vorbereitet werden. Darüber hinaus wurde in der virtuellen Umgebung ausreichend Speicherplatz freigegeben. Da Vivanco Qiata in einer demilitarisierten Zone nutzt, musste netzwerkseitig ein vLAN mit entsprechenden Regeln auf der Firewall eingerichtet werden. Diese Firewall-Regeln gewährleisten außerdem die Kommunikation mit dem Mail-Server.

„Happy End“ für die digitale Souveränität

Die Digital-Workplace-Lösung konnte innerhalb eines Tages im Unternehmen implementiert werden. „Der Umzug von Hard- zu Software funktionierte reibungslos“, konstatiert Detlow. „Secudos hat hier maßgeblich dazu beigetragen, damit wir den Übergang für Nutzer sowie für das administratives Personal so elegant wie möglich gestalten konnten. So war es möglich, beide Instanzen parallel laufen zu lassen, bestehende Transfers auf dem alten System abzuholen und auf dem neuen System zu erstellen. Zusätzlich wurden die Designs optimal angepasst.“

Heute steht die neue Lösung unternehmensweit, also rund 350 Mitarbeitern, zur Verfügung. Hauptsächlich findet sie aber vor allem im Backoffice, Einkauf und Vertrieb Anwendung, da hier häufig sensible und große Datenmengen mit Externen geteilt werden. Die physische FTA ist weiterhin etwa für den Austausch mit Endkunden im Einsatz.

„Endlich müssen wir uns keine Sorgen mehr machen, dass unserer FTA der Speicherplatz ausgeht. Zudem konnten wir mit dem neuen System unsere Begrenzung von 8 MB bei Mails aufheben“, sagt Detlow. „Mails, die dieses Limit überschritten hatten, wurden bisher gnadenlos von unseren Mail-Gateways abgelehnt. Ab sofort werden solche Mails über einen Sendekonnektor vollkommen automatisch an die FTA weitergeleitet. Das erleichtert den Alltag der Nutzer und der Administration.“

Herr über die eigenen Daten

Hinzu kommt, dass Vivanco durch den Wegfall abgelehnter, weil zu großer Mails von einem verringerten Administrationsaufwand profitiert. Darüber hinaus konnte das Unternehmen seinen Workflow seit der Implementierung deutlich steigern, weil nach dem Versand einer Mail nun nicht mehr geklärt werden muss, ob diese beim Empfänger auch wirklich angekommen ist. „Insgesamt erspart uns Qiata mit seinen Funktionen etwa sechs Stunden pro Woche, die wir sonst in Administration und kommunikative Abstimmungen investieren mussten. Die automatisierte Weiterleitung der Mails mit großem Anhang an Qiata ist sehr praktisch“, fasst Detlow zusammen. „Wir sind mit der neuen Lösung äußerst zufrieden. Nicht nur die Möglichkeit, nun auch größere Mails versenden zu können, sondern auch die Sicherheit, Geschwindigkeit, Skalierbarkeit, Administrierbarkeit sowie die Implementierung in bestehende Systeme beeindrucken uns noch heute. Wir freuen uns, die Lösung Qiata jetzt noch besser einzusetzen – mit mehr Performance und auf flexibleren Strukturen. Dabei bleiben wir jederzeit Herr über unsere Daten.“

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