Iron Mountain empfiehlt eine Paper-Light-Strategie

Weniger Papier bedeutet mehr Effizienz

| Autor / Redakteur: Walter Schadhauser / Rainer Graefen

Noch kommt die Digitalisierung nicht ohne ganz viel Papier aus.
Noch kommt die Digitalisierung nicht ohne ganz viel Papier aus. (Iron Mountain)

Es gibt eine Vielzahl von Gründen, weshalb Unternehmen immer noch damit zu kämpfen haben, das Papier aus ihrer Arbeitsumgebung zu verbannen. Ein wichtiger ist: Unkenntnis.

Die Digitalisierung der Arbeitswelt wird unser Berufsleben in erheblichem Maße verändern. Doch auf den Schreibtischen stapelt sich weiter viel Papier. Dabei müsste man eigentlich meinen, dass das Medium Papier von Notebook, Tablet oder Smartphone schon vollständig verdrängt sein müsste.

Erstaunlicherweise geben 56 Prozent der befragten Unternehmen an, dass Verträge, Aufträge und Buchungsformulare immer noch zwingend auf Papier zu unterschreiben sind. Und weitere 40 Prozent glauben, Ausdrucke von wichtigen Dokumenten zur späteren Verwendung archivieren zu müssen.

Papier ist einfach griffiger

49 Prozent der Unternehmen wollen nicht auf die Verwendung von Papier verzichten, weil ihre Angestellten das entweder so wünschen oder es an Eigeninitiative des Managements fehlt. In 39 Prozent der Fälle ist dies aber auch auf mangelnde Kenntnis über papierlose Alternativen zurückzuführen.

„Wie man an den Ergebnissen der AIIM-Studie erkennen und vielleicht auch aus eigener Erfahrung beurteilen kann, ist das Papier nicht vollständig aus unserem Arbeitsleben verschwunden. Oft ist die Situation auf Grund technischer Hemmnisse, fehlender Ressourcen oder rechtlichen Anforderungen festgefahren, so dass viele Unternehmen noch einen weiten Weg vor sich haben, bis die Digitalisierung auch sie vollständig erreicht hat.

Hans-Günter-Börgmann, Geschäftsführer der Iron Mountain Deutschland empfiehlt eine Strategie, die er „Paper Light" nennt, und bei der soviel Papierprozesse wie irgend möglich in die Digitalisierung einbezogen werden sollte oder das Papiermanagement gleich auszulagern.

E-Learning, scannen und aufräumen

So stellt sich Iron Mountain die drei Schritte zur Realisierung von "Paper Light" vor:

  • eLearning und andere erschwingliche Weiterbildungsmöglichkeiten sollten in Erwägung gezogen werden, um Mitarbeiter an allen Standorten darüber zu informieren, wie man Informationen in allen Formaten über den kompletten Lebenszyklus hinweg effektiv verwaltet.
  • Falls sich ein Unternehmen noch keine Gedanken über die Digitalisierung von Papierdokumenten gemacht hat, dann lohnt es sich insbesondere, einen Blick auf Dokumentenmanagementprozesse oder Arbeitsabläufe zu werfen, um festzustellen, welche papierbasierten Prozesse sich für das Scannen eignen. Dazu sollte evaluiert werden, welche Dokumente sofort benötigt werden, welche regelmäßig anfallen und wie viele Personen darauf Zugriff haben sollen. Anschließend kann das ursprüngliche Dokument – abhängig von der jeweiligen Aufbewahrungsfrist - vernichtet oder sicher aufbewahrt werden.
  • Zusätzlich kann man einen speziellen „Aufräumtag“ im Jahr einrichten. An diesem macht sich das Team Gedanken über den Papierbestand und entscheidet in Zuge dessen, wie man die Papierdokumente am besten aus dem Büro schafft. Und mithilfe eines Handbuchs können Mitarbeiter feststellen, ob Unterlagen vernichtet oder an einen externen Aufbewahrungsort gebracht werden sollten.

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