BR sorgt mit Symantec für schlanke Exchange-Server

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So einfach die Entscheidung für die Lösung war, bei der Implementierung standen Brückner und sein Team unter enormem Zeitdruck: Denn für zwei Monate war der Outlook-Roleout terminiert.

Bis dahin galt es, Enterprise Vault zu implementieren und die NSF-Dateien in das neue Archiv zu überführen. Brückner erinnert sich: „Es kostet Zeit und Nerven, in NSF-Files abgelegte Informationen aufzurufen. Zudem werden durch die NSF-Files die Backups über Gebühr belastet. Daher haben wir die in ihnen enthaltenen E-Mails in das neue Archiv migriert.“ Das erforderte pro Nutzer je nach Umfang der Dateien etwa drei bis vier Arbeitstage. Nach acht Monaten war die Migration abgeschlossen.

Schneller Zugriff aufs Archiv

In puncto Konfiguration sah Brückner Folgendes vor: „Ist eine E-Mail älter als drei Monate und wurde sie gelesen, kommt sie automatisch ins Archiv.“ So ist geplant, die Exchange-Quoten auf 200 Megabyte pro Postfach zu reduzieren. „Über das Verknüpfungssymbol im Outlook-Postfach bleiben die archivierten E-Mails für drei Jahre im Postfach sichtbar. Das kann im Posteingang oder in einem selbst erstellten Unterordner sein.“ Aber auch nach Ablauf dieser drei Jahre ist eine E-Mail über den Archiv-Explorer oder den Archiv-Webzugriff wieder aufrufbar.

„Im Archivsystem selbst bewahren wir die E-Mails mindestens sechs Jahre oder nach manuellem Verschieben in die zur Verfügung gestellten Ordner ‚BR-GK-10Jahre‘ oder ‚BR-GK-unbegrenzt‘ entsprechend länger oder sogar dauerhaft auf.“ Unterdessen sind die aktiven Systeme, die heute sechs geclusterte Exchange-Server umfassen, deutlich kleiner geworden. „Das hilft uns nicht nur Kosten zu sparen. Wir konnten dadurch auch die Wiederherstellungszeiten deutlich verkürzen“, so Brückner.

Was die Darstellung der E-Mails beim Nutzer anbetrifft, ändert sich fast nichts. Dank Platzhaltern sieht er die E-Mails weiterhin in seinem Outlook-Postfach, während der Exchange-Server bereits von diesen Mails entlastet ist und Enterprise Vault sie systematisch abgelegt hat.

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