Datenvolumen entscheidet über die Kosten des Wiki-Umzugs Confluence Data Center vor dem Aus

Atlassian verkauft Confluence Data Center seit März 2026 nicht mehr an Neukunden und schaltet das Produkt im März 2029 ab. Administratoren, die die Wissensbasis danach selbst betreiben, brauchen vor der Anbieterwahl eine eigene Zahlengrundlage. Der Text zeigt, welche Kennzahl darüber entscheidet.

Ein Firmenwiki wächst über Jahre. Kaum ein Administrator kennt am Ende noch den genauen Umfang der eigenen Installation. Zu den Seiten kommen Anhänge, alte Versionsstände, Kommentare und Erweiterungen aus dem Marketplace hinzu. Die Nebenbestandteile bestimmen, wie aufwendig ein Umzug wird, wie viel Speicherplatz das Zielsystem am ersten Tag braucht und ob die Migration an einem Wochenende durchläuft oder ein halbes Jahr Projektarbeit bindet. An dieser Stelle beginnt die Rechnung, die jeder Wechsel aus der Atlassian-Cloud am Ende braucht.

Der Stichtag steht seit September 2025 fest

Atlassian hat das Ende von Confluence Data Center im September 2025 in einer Mitteilung an die US-Börsenaufsicht SEC angekündigt. Die Termine hält der Hersteller seither auf der eigenen Lizenzseite fest. Seit März 2026 verkauft der Hersteller keine neuen Data-Center-Abonnements mehr, Bestandskunden dürfen ihre Lizenzen noch bis März 2028 erweitern.

Im März 2029 verfallen alle verbliebenen Data-Center-Lizenzen samt der darauf laufenden Marketplace-Apps, die betroffenen Instanzen schalten anschließend in einen reinen Lesemodus. Von der Regelung ausgenommen bleiben sowohl Bitbucket Data Center als auch Jira Align Data Center. Für Bitbucket Data Center bietet Atlassian eine Hybrid-Lizenz mit paralleler Cloud-Nutzung an. Der ältere Server-Lizenztyp für Confluence ist bereits Geschichte, sein Verkauf endete im Februar 2021 und der Support im Februar 2024. Die wichtigsten Termine und Zahlen zum Ausstieg stehen im folgenden Überblick:

• Verkaufsstopp: Seit dem 30.03.2026 verkauft Atlassian keine neuen Data-Center-Abonnements mehr an Neukunden.

• Letzte Erweiterung: Bestandskunden dürfen ihre Data-Center-Lizenzen bis zum 30.03.2028 aufstocken.

• Lebensende: Am 28.03.2029 um 23:59 Uhr Pazifikzeit verfallen alle verbliebenen Lizenzen, betroffene Instanzen schalten in den reinen Lesemodus.

• Die kleinste Data-Center-Staffel für Confluence kostet für 500 Nutzer rund 37.000 US-Dollar im Jahr, Preisstand 17.02.2026.

Bitbucket Data Center und Jira Align Data Center bleiben von der Regelung ausgenommen, für Bitbucket Data Center gilt eine Hybrid-Lizenz mit paralleler Cloud-Nutzung.

Die Seitenzahl verrät wenig über den echten Aufwand

Für eine realistische Aufwandsschätzung zählt das reale Datenvolumen; die Zahl der Wiki-Seiten sagt darüber wenig aus. Zu den Anhängen kommen die Versionsstände jeder einzelnen Seite, dazu Blogbeiträge, Kommentare, Vorlagen und die von Nutzern eingebundenen Erweiterungen aus dem Marketplace. Die fünf Bestandteile zusammen entscheiden, wie groß das Zielsystem dimensioniert sein sollte und wie lange die Migration am Stück dauert.

Die Größenordnung zeigt sich am Speicherangebot möglicher Zielsysteme; bei der Cloud-Variante von BlueSpice Galaxy, dem Enterprise-Wiki von Hallo Welt! aus Regensburg, reicht der Speicherplatz je nach Tarifstufe von 20 Gigabyte bis 500 Gigabyte (BlueSpice Galaxy, Funktionen und Preise, Stand Juli 2026). Bei der größten Stufe lässt sich der Speicher zusätzlich erweitern. Eine vorab grob ermittelte Anhangsgröße erlaubt die zielgenaue Wahl der passenden Tarifstufe.

Der Export verliert eigene Vorlagen und ganze Funktionen

Atlassian dokumentiert selbst, was beim Wechsel aus der Cloud verloren geht. Marketplace-Apps übertragen sich beim Export nicht automatisch, im Zielsystem braucht jede Erweiterung eine neue Lizenz und eine neue Installation. Inhalte aus eigenen Vorlagen bleiben dagegen erhalten. Das Confluence-Makro „create-from-template“ bettet den Vorlagentext bereits beim Erstellen der Seite ein. Der Export übernimmt diesen Text zusammen mit der einzelnen Seite. Die Funktionen „Confluence Questions“ und „Team Calendars“ lassen sich laut Hersteller nicht exportieren.

Nutzerprofile fehlen im Export, sobald ihre Sichtbarkeit eingeschränkt war. Der Import überschreibt im Zielsystem alle Spaces, Seiten und Benutzerkonten einschließlich des Administratorkontos. Der PDF-Export läuft ohne Kommentare, der HTML-Export kann ebenfalls keine Kommentare und keine Blogbeiträge exportieren. Er liefert dabei nur den veröffentlichten Stand einer Seite. Organisationsadministratoren können den Export zusätzlich sperren. Ein eigenes Sicherungspaket der Cloud-Site bleibt auf 30 Gigabyte Text plus 800 Gigabyte Anhänge begrenzt.

Atlassian hält jeweils nur eine Sicherung vor; der Downloadlink gilt 14 Tage. Gelöschte Spaces aus dem Papierkorb fehlen in diesem Paket. Ob die vollständige Seitenhistorie den Export übersteht, ist nicht sicher – das sollten Admins testen und auch dokumentieren.

Das Migrationswerkzeug lässt Benutzerkonten und einen Teil der Makros zurück

Hallo Welt! stellt das Migrationswerkzeug „migrate-confluence“ unter der Lizenz GPL-3.0 auf GitHub bereit. Das Tool arbeitet in vier Stufen. Es analysiert den Confluence-Export, extrahiert Seiten und Anhänge, wandelt die Inhalte von Confluence Storage XML in MediaWiki-Wikitext um und stellt daraus importierbare Daten zusammen. Der offene Quellcode und die selbst dokumentierten Grenzen schaffen für Administratoren Planungssicherheit, bevor die Migration beginnt. Der Hersteller hat das Werkzeug zuletzt auf große Instanzen optimiert, wobei die Zahl migrierter Makros und Plug-ins vorübergehend sinkt. Einzelne Migrationsprojekte ergänzen sie seither schrittweise.

Seitenkommentare übernimmt „migrate-confluence“ vollständig, sowohl bei Wiki-Seiten als auch bei Blogbeiträgen. Die Erweiterung „EditComments“ zeigt Inline-Kommentare ab der für BlueSpice angekündigten Version 6 nativ an. Seitenlayouts überträgt das Werkzeug ebenfalls. Ab Version 6 lassen sie sich zusätzlich über die Erweiterung „Page Layouts“ importieren. MediaWiki schließt Dateien mit den Endungen .html, .js und .exe grundsätzlich vom Import aus.

Berechtigungen fehlen in den Aufstellungen zu Export und Migration. Die Unklarheit bei den Zugriffsrechten bleibt auch beim Import ins neue Rechtemodell bestehen. Der folgende Abschnitt zeigt die Folgen für die Praxis.

Rechte brauchen beim Import eine eigene Prüfung

BlueSpice überträgt Berechtigungen ebenso wenig automatisch in ein neues Rechtemodell wie Atlassian. Der vorige Abschnitt zeigt diese Lücke bereits bei Export und Migrationswerkzeug. Der Konkurrent XWiki geht bei seiner kostenpflichtigen Erweiterung „Confluence Migrator Pro“ einen anderen Weg und überträgt Nutzer, Gruppen und Berechtigungen aktiv mit.

Die Erweiterung kostet ab rund 2.000 Euro im Jahr je Instanz und ist seit August 2024 nur noch im Paket „Confluence Migration Toolkit“ erhältlich. Die Erweiterung überträgt zwar Rechteregeln, jedoch nicht deren Wirkung im Zielsystem, wodurch sich einzelne Berechtigungen ausweiten lassen. Ein Nutzer mit dem Confluence-Recht „REMOVEPAGE“, aber ohne das Recht „VIEWSPACE“, bekommt im Ziel automatisch ein Anzeigerecht auf den ganzen Bereich. Ein Redakteur mit dem Recht, Seitenbeschränkungen zu setzen, bekommt dagegen ein Adminrecht auf den kompletten Seitenbaum, das sich in XWiki anschließend nicht mehr entziehen lässt. Für neun feingranulare Confluence-Rechte gibt es in XWiki laut Hersteller ohnehin kein Gegenstück, darunter das Recht zum Exportieren einzelner Spaces oder Seiten.

BlueSpice geht dieses Risiko einer automatisierten Fehlübertragung gar nicht erst ein, da das Werkzeug Berechtigungen von vornherein nicht automatisch mit überträgt. Ein Administrator baut das Rechtemodell dort bewusst neu auf, statt eine fehlerhafte Automatik im Nachhinein zu korrigieren. Der zusätzliche Aufwand beim Aufsetzen bewahrt die Organisation vor genau der Rechteausweitung, die im XWiki-Werkzeug dokumentiert ist.

Der Speicherort schützt nicht jede Angabe

Atlassian bietet für Confluence eine Wahl des Speicherorts an. Für die Stufen Standard, Premium und Enterprise steht unter anderem die Region EU mit Frankfurt und Dublin zur Verfügung. Ein eigener Standort Deutschland in Frankfurt kommt für diese Stufen ebenfalls infrage. Die Einstellung gilt je Anwendung, nicht je Projekt und nicht je Nutzer. An den gewählten Standort binden lassen sich bei Confluence allerdings nicht alle Datenarten.

Konfigurationsdaten zu Berechtigungen und Einschränkungen bleiben außen vor, ebenso die Schlüssel der einzelnen Spaces und die Daten, die eine KI-Funktion verarbeitet. Produktübergreifend gilt das auch für Kontodaten der Nutzer sowie für App-, Audit- und Betriebsprotokolle. Inhalte, die während der Übertragung oder im Zwischenspeicher liegen, bleiben ebenfalls bis zu 30 Tage außerhalb der Bindung, Migrationsdaten sogar 14 Tage. Atlassian begründet das mit einem zentralen, weltweit verteilten Identitätsdienst. Für die Prüfung nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zählt die Berechtigungskonfiguration zum Kern der eigenen Bewertung; sie entscheidet, wer auf welches interne Wissen zugreifen darf.

Beim Eigenbetrieb auf Basis von BlueSpice stellt sich diese Frage in dieser Form nicht. Alle genannten Datenarten liegen dort ohne Ausnahme im selben, vom Unternehmen selbst gewählten Rechenzentrum. Eine gesonderte Prüfung je Datenart braucht der Datenschutzbeauftragte damit nicht mehr. Ein Compliance-Nachweis reduziert sich damit auf die Dokumentation eines einzigen Standorts, statt mehrere Datenarten einzeln über verschiedene Systeme hinweg zu belegen.

Die KI-Funktion ergänzt den Eigenbetrieb um eine Online-Komponente

Ein häufiges Argument für den Eigenbetrieb ist die Kontrolle über KI-Funktionen, die sonst in einer fremden Cloud laufen. BlueSpice bietet dafür einen AI Editing Assistant, einen AI Chatbot und eine AI Chat Integration an und unterstützt laut Herstellerdokumentation OpenAI-kompatible Dienste, darunter Azure OpenAI, DeepSeek und Google Gemini, dazu Ollama und Mistral AI, mit Modellen bis GPT-5.1 und GPT-OSS-120B.

Die Anbindung an ein externes Modell betrifft ausschließlich diese optionale KI-Funktion, der Kernbetrieb der Wissensbasis mit allen Seiten, Rechten und Daten läuft vollständig im eigenen Rechenzentrum. Die Hersteller-FAQ hält fest, dass das KI-Modell einen Internetzugang braucht und die RAG-Pipeline, die für eine Antwort passende Wiki-Inhalte findet, über das Internet erreichbar ist – ein Merkmal, das praktisch jede Anbindung an ein leistungsfähiges externes KI-Modell mit sich bringt.

Der Wiederanlauf verlangt eigene Vorbereitung

Ein Unternehmen im Eigenbetrieb übernimmt auch die Verantwortung für Sicherung und Wiederanlauf, die in der Cloud beim Hersteller liegt. Seit Version 9.0 hat Atlassian das eingebaute Sicherungssystem für den Data-Center-Betrieb entfernt; geplante automatische Sicherungen laufen damit nicht mehr. Empfohlen werden stattdessen die Werkzeuge der eingesetzten Datenbank; sie liefern laut Hersteller zuverlässigere und konsistentere Ergebnisse als das frühere XML-basierte Sicherungsformat.

Der Notfallbetrieb setzt bei Atlassian auf ein kaltes Stand-by-System. Eine Replikation von Datenbank und geteiltem Home-Verzeichnis liefert der Hersteller nicht mit. Das Stand-by-System braucht zudem exakt dieselbe Softwareversion wie der Produktivbetrieb. Beim Hochfahren startet zunächst nur ein einzelner Knoten, damit sich der Suchindex neu aufbauen kann; bei großen Installationen nimmt dieser Schritt viel Zeit in Anspruch. Cluster-Knoten laufen zudem nur innerhalb derselben Region.

Der Sicherheitsrhythmus unterscheidet sich deutlich zwischen den Systemen. Atlassian veröffentlicht Sammelmeldungen zu Data-Center-Sicherheitslücken jeweils am dritten Dienstag im Monat, im Zeitraum von September 2025 bis August 2026 geschah das zwölfmal ohne Lücke. Das Bulletin vom 18.08.2026 nennt 93 CVE-Kennungen, dazu 162 als hoch und 10 als kritisch eingestufte Fälle in zugekauften Bestandteilen, auch Confluence Data Center ist betroffen.

MediaWiki veröffentlichte im selben Zeitraum 13 sicherheitsbezogene Mitteilungen, verteilt auf 5 Freigaben. Der Projektrhythmus sieht eine Nebenversion je Quartal vor, eine Hauptversion je Halbjahr und eine LTS-Fassung alle zwei Jahre, deren Support jeweils drei Jahre läuft. Für den Betrieb bedeutet das einen planbaren, aber häufigeren Patchrhythmus als beim Data-Center-Modell. Wartungsfenster lassen sich entsprechend regelmäßiger einplanen.

Das BFSG greift für ein internes Wiki nicht

Das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz zählt in Paragraf 1 Absatz 2 und 3 fünf Produkt- und fünf Dienstleistungsgruppen auf, jeweils bezogen auf Verbraucher. Ein internes Wiki gehört zu keiner dieser Gruppen, es richtet sich an Beschäftigte und nicht an Verbraucher. Beschäftigte gelten nach Paragraf 2 Nummer 16 des Gesetzes ebenfalls nicht als Verbraucher im Sinn der Vorschrift.

Verpflichtet bleibt trotzdem der Arbeitgeber, allerdings über eine andere Rechtsgrundlage. Paragraf 164 Absatz 4 Nummern 4 und 5 SGB IX gibt schwerbehinderten Beschäftigten einen anlassbezogenen Anspruch auf barrierefreie Arbeitsmittel, mit einem Zumutbarkeitsvorbehalt für den Arbeitgeber. Eine feste Frist oder ein Bußgeld sind hier nicht zu befürchten. Für Bundesbehörden gilt eine strengere Vorgabe. Paragraf 12a Absatz 1 Satz 1 des Behindertengleichstellungsgesetzes erfasst Websites und mobile Anwendungen ausdrücklich einschließlich der für Beschäftigte bestimmten Intranet-Angebote. Die BITV 2.0 nennt in Paragraf 2a ausdrücklich auch Systeme, die sich nur an einen abgegrenzten Personenkreis richten.

Am eigenen Produkt zeigt Hallo Welt! aus Regensburg, wie ein solcher Nachweis in der Praxis aussieht. Die Stiftung Pfennigparade hat BlueSpice im November 2025 geprüft und im Dezember 2025 das Siegel „Optimierte Zugänglichkeit BITV 2.0 12/2025“ vergeben. Ergänzt wird das um eine ISO-27001-Zertifizierung durch die BFMT Group vom März 2026 für das gesamte Unternehmen.

Die Rechnung ist im vierstelligen Nutzerbereich sinnvoll

Confluence Cloud kostet in der Stufe Standard 6,70 US-Dollar je Nutzer und Monat, in der Stufe Premium 13,20 US-Dollar. Die Stufe Enterprise gibt es nur im Jahresvertrag (Preisliste vom Oktober 2025). Beim Referenzkurs der Europäischen Zentralbank vom 27.08.2026 von 1,1645 US-Dollar je Euro ergibt das für die Stufe Standard 69,04 Euro je Nutzer und Jahr.

Die Stufe Premium kommt auf 136,02 Euro. Dem steht der Eigenbetrieb gegenüber, für den das Rundschreiben des Bundesfinanzministeriums vom Juni 2026 amtliche Werte liefert. Für eine nachgeordnete Bundesbehörde und die Entgeltgruppen E9b bis E12 nennt das Rundschreiben Personaleinzelkosten von knapp 90.000 Euro, Sacheinzelkosten von über 30.000 Euro und einen Gemeinkostenzuschlag von fast einem Drittel. Daraus errechnen sich Vollkosten von knapp 160.000 Euro für eine volle Stelle und 80.000 Euro für eine halbe Stelle.

Setzt eine Organisation eine halbe Stelle für Betrieb und Pflege des Wikis an, rechnet sich der Wechsel gegenüber der Stufe Standard erst ab rund 1.150 Nutzern. Gegenüber der Stufe Premium liegt die Schwelle bei rund 584 Nutzern. Unterhalb dieser Nutzerzahlen bleibt Confluence Cloud die günstigere Wahl, dort übersteigen die Personalkosten für den Eigenbetrieb die Lizenzsumme. Server, Speicher, Netzwerk, Sicherungsspeicher, Bereitschaftsdienst und das Migrationsprojekt selbst stecken in dieser Rechnung noch nicht. Die genannten Schwellen bilden also nur Untergrenzen.

Der Personalaufwand hinter dieser halben Stelle verschiebt sich mit dem Containerbetrieb. BlueSpice läuft nur noch über Container, da der Hersteller eine manuelle Installation und den Betrieb unter Windows Server nicht mehr vorsieht. Die klassische Systempflege einzelner Softwarepakete auf einem eigenen Server fällt damit weg. Eine Organisation braucht für den laufenden Betrieb trotzdem jemanden, der Updates einspielt, die Anbindung an Datenbank und Suchindex pflegt und bei einem Ausfall eingreift. Die halbe Stelle aus der Rechnung oben deckt diese Aufgabe ab.

Die BlueSpice-Tarife folgen der Unternehmensgröße

Auf der BlueSpice-Seite zeigt die aktuelle Tarifstruktur von Galaxy, wie granular sich das inzwischen staffeln lässt. Die Einstiegsstufe Glacier bleibt für kleine Installationen kostenlos. Die Stufe Sky für 50 bis 250 Nutzer kostet 4,90 Euro je Nutzer und Monat, die Stufe Sapphire für 50 bis 5.000 Nutzer 8,90 Euro. Beide Stufen verlangen zusätzlich Lizenzkosten für einen KI-Agenten (BlueSpice Galaxy, Funktionen und Preise, Stand Juli 2026).

Ein Unternehmen, das zusätzlich Marketplace-Erweiterungen einsetzt, sollte deren Verfügbarkeit vorab prüfen. Eine Abfrage der Atlassian-REST-Schnittstelle vom 28.08.2026 zählt 1.712 Confluence-Apps mit Cloud-Unterstützung gegenüber 517 mit Data-Center-Unterstützung, nur 253 Erweiterungen laufen auf beiden Plattformen. Für jede nicht doppelt geführte Erweiterung fallen beim Wechsel eine neue Lizenz und eine neue Installation im Zielsystem an, wie bereits der Abschnitt zum Migrationswerkzeug zeigt.

Fazit

Ein Teil dieser Fragen lässt sich bereits im eigenen System klären, noch bevor überhaupt ein Anbietergespräch stattfindet. Migrationswerkzeuge wie der BlueSpice-eigene Makro-Checker prüfen die in einer Confluence-Instanz verwendeten Makros gegen die Liste der unterstützten Funktionen und markieren Nacharbeit, bevor ein Testsystem steht. Eine Testinstallation mit dem probeweisen Import eines einzelnen Confluence-Bereichs liefert zusätzlich erste konkrete Anhaltspunkte zum realen Migrationsaufwand.

Der teurere Teil der Entscheidung liegt nicht bei den Makros. Er liegt beim Rechtemodell, das sich mit keinem der geprüften Werkzeuge automatisiert und vollständig übertragen lässt. Eine Organisation, die das Rechtekonzept vor dem Umzug neu entwirft, statt es blind zu übernehmen, spart sich die teurere Korrektur im laufenden Betrieb. Die Prüfung des Rechtemodells entscheidet über den Migrationsaufwand stärker als jede Preisliste.

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