BlueSpice Galaxy verbindet Sub-Wikis mit gemeinsamer Suche Vorabtest BlueSpice Galaxy

Hallo Welt! baut sein Enterprise-Wiki BlueSpice zu einem Verbund aus zentralem Wiki und Sub-Wikis für einzelne Fachbereiche um. Die Alpha-Demo von BlueSpice Galaxy zeigt bereits jetzt, wohin der Weg geht. Der Beitrag erläutert, welche Aufgaben Galaxy bei Dokumentenlenkung, Protokollen, Tabellen, Suche und Metadaten im Test schon übernimmt.

BlueSpice ist eine Enterprise-Wiki-Software auf Basis von MediaWiki, der Technik hinter Wikipedia, und stammt von der Hallo Welt! GmbH aus Regensburg. Mit Galaxy fasst der Hersteller alle Wiki-Instanzen eines Unternehmens zu einem Verbund zusammen und ersetzt die Erweiterung „Semantic MediaWiki“ für strukturierte Seitendaten durch die neue Metadaten-Komponente „NeoWiki“. Für Bestandskunden bleibt BlueSpice 5 nach Angaben von Hallo Welt! die stabile Basis. Erste Beta-Versionen hat Hallo Welt! für 2026 angekündigt und Galaxy im Juni 2026 auf der GITEX in Berlin erstmals öffentlich gezeigt.

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Der Test fand am 29. und 30. September 2026 in der Demo-Instanz statt, mit einem Konto, das Hallo Welt! mit Prüferrechten für alle Sub-Wikis ausgestattet hat. Die Demo, deren Kennzahlen und Dokumente Beispieldaten sind, setzt sich jede Nacht zurück. Geprüft hat der Test das Anlegen, Bearbeiten, Freigeben und Suchen von Inhalten. Last, Migration und Betrieb auf eigener Hardware blieben außen vor.

Zentrales Wiki und Sub-Wikis

Galaxy ordnet das Wissen eines Unternehmens in ein zentrales Wiki und eigene Sub-Wikis für einzelne Abteilungen. Der Aufbau passt zu einem Unternehmen, das sein erstes Wiki einführt, ebenso wie zu Organisationen, die bereits mehrere getrennte Instanzen betreiben, zum Beispiel die Stadt München mit über 250 Wiki-Instanzen in Referaten und Gruppen der Verwaltung. Hallo Welt! nennt die Skalierung als größte Schwäche heutiger Wikis und stellt den Verbund aus zentralem Wiki und Sub-Wikis als Antwort darauf vor.

Im Test haben wir für die zentrale Anmeldung im zentralen Wiki auf alle sechs Bereiche der Demo, darunter die Sub-Wikis „HR“, „IMS“, „Helpdesk“ und „Project Website“ zugegriffen. Jedes Sub-Wiki bekommt einen eigenen Adresspfad, zum Beispiel „/HR/wiki/Main_Page“, eine eigene Farbe und eine eigene Navigation für die Inhalte des Teams. Über das Kompass-Symbol wechselt der Nutzer zwischen den Wikis und markiert häufig genutzte mit einem Stern als Favoriten.

Administratoren heben einzelne Sub-Wikis für alle Nutzer als „featured“ hervor. In der Demo sind das der Helpdesk und das IMS-Wiki. Galaxy verwaltet Dateien und Bilder für den gesamten Verbund in einem zentralen „Shared Resources Wiki“. Ein Logo oder eine Grafik, die mehrere Abteilungen brauchen, lädt ein Redakteur damit einmal hoch und kann sie in jedem Sub-Wiki nutzen.

Personalwiki mit gelenkten Dokumenten

Am Personalwiki der Demo lässt sich prüfen, ob Galaxy die Dokumentenlenkung eines Managementsystems umsetzt, also Freigabe, Gültigkeit, Versionen und Nachweise. Galaxy führt dafür gelenkte Dokumente als eigenen Seitentyp mit Freigabestatus. Die Onboarding-Checkliste der Demo ist mit dem Status „Approved“ freigegeben und führt als Metadaten Dokumenttyp, Gültigkeit von September 2026 bis September 2027 und den nächsten Audittermin. Der Verantwortliche pflegt die Fristen für Überprüfung und Audit damit am Dokument selbst. Ein Dashboard je Wiki listet alle gelenkten Dokumente mit ihren letzten Änderungen.

Für den Freigabeprozess bietet Galaxy eigene Werkzeuge im Seitenmenü an. Neben einer Seitensperre, die ein freigegebenes Dokument vor Änderungen schützt, gibt es einen Workflow für die Prüfung einer Seite. Lesebestätigungen belegen, dass Mitarbeiter eine neue Fassung zur Kenntnis genommen haben. Ein weiteres Werkzeug vergibt Versionsnummern mit Kommentar: „0.1.0“ für kleine und „1.0.0“ für große Änderungen.

Die Autoren stimmen sich über ein Dokument im Wiki ab und bearbeiten eine Seite über „Edit together“ auch gleichzeitig. Galaxy hebt die bearbeiteten Stellen farbig hervor, sammelt Kommentar und Antworten in einer Seitenleiste und schließt die Diskussion per Häkchen ab. Rückfragen zu einem Absatz bleiben so beim Absatz und für jeden Leser der Seite sichtbar.

Galaxy protokolliert Besprechungen in Serien, für die jeweils eine eigene Vorlage gilt. Im Test erzeugt Galaxy für die Serie „Jour Fixe“ ein Protokoll mit Teilnehmern, Agenda, Diskussion, offenen Fragen und einer Aufgabentabelle mit Verantwortlichem, Frist und Status. Galaxy reiht das Protokoll ohne weiteren Schritt hinter die fünf früheren Sitzungen seit Juli 2026 ein. Ein Moderator verfolgt so die offenen Aufgaben einer Serie von Sitzung zu Sitzung.

Dashboards mit Kennzahlen und Diagrammen

Galaxy stellt Kennzahlen auf Wiki-Seiten grafisch dar und kombiniert dafür Kennzahlkacheln, Halbkreisanzeigen, Fortschrittsbalken sowie Linien- und Kreisdiagramme. In der Demo nutzt das „Workforce Dashboard“ des Personalwikis diese Elemente für Kopfzahl, Wachstum und Fluktuation der Beschäftigten. Das „Project Dashboard“ des Projektwikis vergleicht zusätzlich den Fortschritt mit der Vorwoche. Redakteure bauen solche Seiten im Visual Editor zusammen, dem grafischen Editor von BlueSpice, und können dort eigene Kennzahlen und Diagramme einbinden.

Hallo Welt! begründet die Dashboards mit einem Projektmitglied, das nach dem Urlaub den Stand eines Projekts erfassen will. Die Seite bündelt dafür Angaben, die sonst in Excel-Dateien, Tickets und Protokollen verteilt sind. In der Demo zeigt das Project Dashboard auf einen Blick 900 von 980 geplanten Stunden, den Fortschritt je Arbeitsbereich und den Launch-Termin 30.09.2026. Dadurch erhalten Anwender schnell notwendige Aktualisierungen.

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Tabellen direkt im Wiki

Galaxy behandelt Tabellen als eigene Wiki-Seiten im „Namensraum Spreadsheet“, einem Seitenbereich mit eigenem Präfix im Titel. Eine Tabelle hat damit einen Bearbeitungsverlauf wie jede andere Seite und gehört zu einem Sub-Wiki. Das Personalwiki der Demo führt so die Monatswerte von Januar bis August für Kopfzahl, Neueinstellungen und Abgänge in drei Abteilungen, die auch das Liniendiagramm des „Workforce Dashboards“ zeigt.

Der Tabelleneditor beruht auf Univer, einer quelloffenen Bibliothek unter Apache-2.0-Lizenz für Tabellenkalkulation im Browser. Er bietet Formelzeile, Zellformate und Funktionen in der englischen Schreibweise von Excel. Im Test berechnet die Formel „=AVERAGE(B2:B9)“ über die Kopfzahl der Abteilung „Engineering“ den Mittelwert 132, den auch die Rechnung von Hand ergibt. Im Webinar zur Visualisierung bindet Hallo Welt! Tabellen in Wiki-Seiten und Protokolle ein und ändert einen Wert im Tabelleneditor, den die eingebundene Ansicht sofort übernimmt. Eine Besprechung arbeitet so mit denselben Zahlen wie die Projektseite.

IMS-Wiki mit Gliederung für ISO 27001

Für ein Informationssicherheits-Managementsystem enthält die Demo ein vorbereitetes Sub-Wiki IMS mit Richtlinien, Prozessen, Prozesslandkarte, Rollen, Arbeitsanweisungen, einem Handbuch für ISO 27001 und der „Statement of Applicability“ (SoA), der Erklärung zur Anwendbarkeit der Kontrollen aus Anhang A der Norm. Ein Unternehmen, das die Zertifizierung vorbereitet, füllt diese Gliederung mit eigenen Inhalten. Das Risikoregister ist selbst ein gelenktes Dokument mit Freigabestatus und Gültigkeit und hält je Risiko Eintrittsfaktoren, Behandlung und QM-Status fest. Bei einem Audit belegt der ISMS-Verantwortliche damit, welche Fassung der Risikobewertung zu welchem Zeitpunkt galt.

Galaxy zeichnet Prozesse als Diagramm nach „Business Process Model and Notation“ (BPMN), einer Norm für Prozessdiagramme. Im Personalwiki führt ein Klick auf einen Schritt des Onboarding-Prozesses mit den Rollen HR und Manager zu einer eigenen Seite mit vorherigem und folgendem Schritt, Checkliste und Ergebnis. Prozessbild und Arbeitsanweisung sind damit verknüpft. Ein neuer Kollege in der Personalabteilung kann die Schritte in der Reihenfolge des Diagramms abarbeiten.

Helpdesk als Wissensbasis für den Chatbot

Das Sub-Wiki Helpdesk dient in der Demo als Wissensbasis für den Chatbot von BlueSpice. Der Chatbot beantwortet Fragen ausschließlich aus den Inhalten des eigenen Wikis, nennt die Quellseiten und speichert eine Antwort auf Wunsch als neue Wiki-Seite. Hallo Welt! hat ihn mit BlueSpice 5.2 im November 2025 zunächst in der Cloud eingeführt, zusammen mit Anbindungen an Microsoft Teams, Slack und Rocket.Chat. Die Qualität seiner Antworten hängt damit an der Pflege des Wikis, in diesem Test des Helpdesk-Wikis. Grundsätzlich lassen sich alle Wikis mit Chatbots abfragen.

Suche über alle Sub-Wikis

Hallo Welt! führt die zentrale Suche über mehrere Wikis in der technischen Roadmap von Galaxy auf. In der Demo durchsucht die Suchzentrale bereits alle Sub-Wikis in einem Vorgang, ohne dass der Nutzer den Bereich einer Seite kennt. Im Test liefert die Suche nach „onboarding“ am 29.09.2026 rund 47 Treffer aus allen Wikis. Die Trefferliste, in der jeder Treffer sein Wiki nennt, grenzt der Nutzer nach Wiki und Namensraum ein.

Auf die Frage „How do I create a book?“ findet die Suche keine exakte Übereinstimmung und schlägt unter „Similar results“ ähnliche Seiten vor, darunter Anleitungen aus dem Helpdesk und ein Kapitel aus dem ISO-Handbuch im IMS-Wiki. Schon beim Tippen bietet die Vorschlagsliste an, in allen Wikis, im aktuellen Wiki oder im Hauptnamensraum zu suchen.

Hallo Welt! beschreibt die Suche als berechtigungsgestützt. Demnach bekommt jeder Nutzer nur Treffer aus Seiten mit Leserecht und je nach Konto eine andere Trefferzahl. Vor dem Roll-out sollte ein Administrator die Suche mit einem Konto ohne globale Prüferrolle gegenprüfen.

NeoWiki als neue Metadatenbasis

Galaxy speichert strukturierte Angaben zu Seiten mit NeoWiki, einem quelloffenen Wissensgraphen des Berliner Unternehmens Professional Wiki auf Basis einer Graphdatenbank. Hallo Welt! begründet den Wechsel zu NeoWiki damit, dass Metadaten künftig auch für KI-Systeme zugänglich und wiederverwendbar sein sollen.

Im Test haben wir über das Metadatenfeld einer Seite einen Datensatz angelegt, den NeoWiki „Subject“ nennt. Galaxy bietet dafür sechs Schemas an, die jeweils die Felder festlegen, darunter „Document Control“, „Meeting Minutes“, „To-do“ und „Decision matrix“. Document Control fragt nach Dokumenttyp, Dokumentnummer, betroffenen Rollen, Geltungsbereich und Verantwortlichem. Für den Dokumenttyp gibt es eine Auswahlliste mit elf Werten, darunter „Policy“ und „Work instruction“. Nach dem Speichern zeigt die Seite die Werte im Metadatenfeld an.

Über „View RDF“ gibt Galaxy die Metadaten einer Seite im Resource Description Framework (RDF) aus, einem maschinenlesbaren Format des World Wide Web Consortium, das andere Programme weiterverarbeiten können. Für Unternehmen mit Semantic MediaWiki plant Hallo Welt! Migrationstools und Übergangspfade im Laufe von Q3/2027.

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Betrieb im eigenen Rechenzentrum

Für den Eigenbetrieb gelten bislang die Systemanforderungen von BlueSpice 5, auf dem Galaxy aufbaut. Hallo Welt! liefert die Software nur als Container-Image für Linux auf x86/x64 aus. ARM-Systeme und Windows Server unterstützt der Hersteller nicht. Als Hardwarevoraussetzungen nennt der Hersteller acht CPU-Kerne, 8 GByte Arbeitsspeicher mit Empfehlung 16 GByte und mehr als 20 GByte freien Plattenplatz.

Als Datenbank dient MySQL ab 5.6 oder MariaDB ab 10.3. Hinzu kommen MongoDB ab 4.4 für die gemeinsame Bearbeitung und OpenSearch 2.x für die Suche. Eine Graphdatenbank für NeoWiki gehört bisher nicht zu den Anforderungen.

BlueSpice 5.1 LTS, die Version mit Long-Term-Support, erhält laut Hallo Welt! bis Ende 2027 Fehlerkorrekturen und Sicherheitsupdates. Ende 2026 beginnt die Ablösung von BlueSpice 5 in der Cloud, kurz darauf im Eigenbetrieb. Bestandskunden sollten ihren Umstieg idealerweise für 2027 planen. Betreiber von BlueSpice 5.1 haben damit bis Ende 2027 Zeit für Tests und Migration.

Galaxy vergibt Rechte über Gruppen. Das Testkonto hat zwei davon, „reviewer“ und „wiki__global_reviewer“. Der Zusatz „global“ im Gruppennamen weist auf eine Prüferrolle in allen Sub-Wikis hin. Die zentralen Wikis sind laut dem englischen Strukturwebinar für alle Nutzer zugänglich. Offen bleibt bis zur Final-Version die Regelung für Rechte, Sicherung und Wiederherstellung einzelner Sub-Wikis im Eigenbetrieb.

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