Speichertipp: Dateianhänge schneller speichern oder hinzufügen Dateianhänge aus Outlook 2019/2021 in OneDrive oder SharePoint speichern

In Microsoft Outlook können Anwender direkt über das Kontextmenü von Dateianhängen die Dokumente in OneDrive oder einer SharePoint-Bibliothek speichern. Auch Microsoft-365-Gruppen werden zur Speicherung unterstützt.

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Beim Erhalten von E-Mails mit Dateianhängen in Microsoft Outlook 2019/2021 blendet Outlook bei den Anhängen ein Menü ein, aus dem Anwender auswählen können, was sie mit dem jeweiligen Anhang machen wollen. Neben der herkömmlichen Speicherung einer oder aller Dateianlagen ist es zudem möglich, Dateianhänge direkt in OneDrive oder SharePoint hochzuladen. Dazu steht der Menüpunkt „Hochladen“ zur Verfügung. An dieser Stelle zeigt Outlook die OneDrive-Konten an, die auf der Registerkarte „Datei“ bei „Konto“ hinterlegt sind.

Dateianhänge in SharePoint-Bibliotheken hochladen

Über den Menüpunkt „Weitere“ lassen sich darüber hinaus SharePoint-Bibliotheken und Microsoft-365-Gruppen einblenden. Nach der Auswahl des Menüpunktes speichert Outlook die jeweiligen Dateien im Stammordner der Bibliothek. Außerdem fügt Outlook in der Ansicht des Anhangs noch den Text „Gespeichert“ und das OneDrive-Icon hinzu, sodass schnell erkennbar ist, ob ein Anhang bereits in der Cloud gespeichert ist.

Beim Schreiben von neuen E-Mails kann durch Auswahl von „Webspeicherorte durchsuchen“ beim Hinzufügen von Dateianhängen auch festgelegt werden, dass Dateien aus OneDrive oder SharePoint-Bibliotheken hinzugefügt werden können. Neben OneDrive, OneDrive for Business und SharePoint-Bibliotheken und -Webseiten können an dieser Stelle außerdem Daten von Microsoft-365-Gruppen verwendet werden.

Nach der Auswahl des Dateianhangs haben Anwender die Möglichkeit, entweder eine Kopie der Datei anzufügen oder Outlook einen Link zur Datei anfügen zu lassen, damit Anwender direkt auf das Dokument zugreifen können. Das funktioniert allerdings nur dann, wenn der Empfänger auch Zugriff auf SharePoint hat.

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