Mehr Nachhaltigkeit in der IT – auch durch Datenmanagement Datenbestände dauerhaft verschlanken

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Nachhaltigkeit ist in vielen Unternehmen heute kein Fremdwort mehr, sondern dank Ökostrom, papierlosem Arbeiten und Dienstfahrrad gelebte Realität. Aber auch die IT bietet noch einige Möglichkeiten, nachhaltiger zu handeln, etwa beim Datenmanagement.

Die gute Nachricht vorneweg: Unternehmen werden sich zunehmend ihrer Verantwortung bewusst, klima- und umweltfreundlicher handeln zu müssen. In einer aktuellen Studie von Aparavi bestätigen daher knapp zwei Drittel der befragten IT-Entscheider (63 Prozent), dass die Verringerung des CO₂-Fußabdrucks in ihrem Unternehmen Priorität genießt. In Zeiten, in denen das uns verbleibende CO₂-Budget immer weiter schrumpft, ist dies auch unbedingt nötig. Allerdings fehlt in Unternehmen oft noch das Wissen, an welchen (zusätzlichen) Stellschrauben sie konkret drehen können, um ihre Emissionen effektiv und dauerhaft zu senken. Nicht jede Möglichkeit ist sofort offensichtlich – wem fielen bei dieser Frage beispielsweise sofort Unternehmensdaten als Antwort ein?

Ungebremstes Datenwachstum sorgt für neue Herausforderungen

Warum es sich jedoch lohnt, diese anzugehen, zeigt allein der Blick auf die Datenmengen, über die Unternehmen inzwischen verfügen: In der Studie waren dies bei gut einem Drittel der Befragten (31 Prozent) zwischen 1.001 und 5.000 Terabyte, bei mehr als einem Viertel (27 Prozent) sogar über 5.000 TB. Dazu zählen neben strukturierten Daten, zum Beispiel in Datenbanken, auch unstrukturierte Daten, etwa E-Mails, Textdokumente, Bilder oder Präsentationen, die in der Regel wesentlich unübersichtlicher und dadurch schwerer zu organisieren und zu löschen sind. Da ist es wesentlich einfacher, sie genau dort zu lassen, wo sie sich gerade befinden, und bei Bedarf nach ihnen zu suchen.

Diese Einstellung ist allerdings aus mehreren Gründen bedenklich: Zum einen brauchen Unternehmen – und das nicht unbedingt durch die Mitarbeiter, die sie ursprünglich abgespeichert haben – schnellen Zugang zu ihren Daten, um wichtige Geschäftsentscheidungen zu treffen, Markttrends und neue Zielgruppen zu identifizieren oder interne Prozesse zu optimieren. Müssen diese erst mühsam gesucht und zusammengetragen werden, kostet dies Zeit und nimmt einen oder mehrere Mitarbeiter in Beschlag. Zum anderen tragen alle Daten – ob genutzte, ungenutzte oder gar vergessene – zum Ausstoß von CO₂-Emissionen bei, da sie auf lokalen Servern oder in Cloud-Rechenzentren gespeichert werden, die dafür Strom benötigen. In Deutschland wurden im vergangenen Jahr bei der Erzeugung einer Kilowattstunde Strom beispielsweise durchschnittlich 366 Gramm Kohlendioxid emittiert. Dieser Wert sinkt zwar recht beständig in den letzten Jahren durch den Ausbau erneuerbarer, CO₂-neutraler Energien, ist aber für unsere Klimaziele weiterhin zu hoch. Gleichzeitig sind Daten auch ein nicht unerheblicher Kostenfaktor: Jedes vierte Unternehmen (27 Prozent) zahlt heute bereits über 100.000 Euro für die Datenspeicherung – Tendenz steigend, da die Datenmengen jeden Tag vielerorts ungebremst wachsen.

Nachhaltiges Datenmanagement erfordert Aufwand – kurz- und langfristig

Deshalb sollten Unternehmen ihr Datenmanagement nachhaltiger gestalten. Der erste Schritt ist dabei, alle Daten, die redundant, obsolet oder trivial sind („ROT Data“), also keinerlei unternehmerischen Mehrwert bieten, zu löschen. Dazu gehören zum Beispiel immer wieder überarbeitete Versionen einer Datei – die aktuellste reicht gemeinhin aus – genauso wie Daten von vor fünf oder sogar zehn Jahren, die heute keine Relevanz mehr haben, weil sich der Markt und das Geschäft seitdem grundlegend verändert haben. Dabei eröffnet sich allerdings die nächste Herausforderung: Wie kann dieser Löschvorgang schnell und effektiv gelingen? Ob der vorhandenen Masse an Unternehmensdaten ist es unrealistisch zu erwarten, dass einige wenige Mitarbeiter dies manuell übernehmen können, zumal diese aufgrund ihrer Position oder Erfahrung im Zweifel nicht einschätzen können, welche Daten möglicherweise doch noch benötigt werden.

Stattdessen stehen Unternehmen heute Lösungen zur Verfügung, die diesen Prozess vereinfachen und zumindest in Teilen automatisieren, indem sie (auch unstrukturierte) Daten im gesamten Unternehmensnetzwerk aufspüren und ermöglichen, diese mit wenigen Klicks dauerhaft zu löschen. Gerade wenn Unternehmen ihre Migration in die Cloud planen, ist die Bereinigung ihrer Datenbestände ein wichtiger Schritt, um Speicherplatz und damit Kosten zu sparen und gleichermaßen Risiken wie Datenverlust oder -beschädigung zu minimieren.

Der zweite Schritt für ein langfristig nachhaltiges Datenmanagement erfordert möglicherweise sogar noch mehr (gedanklichen) Aufwand, denn die Mitarbeiter müssen sich an einen neuen, sparsameren Umgang mit Daten gewöhnen und künftig entsprechend handeln. Dieser sollte dabei von der Führungsebene vorgegeben und vorgelebt werden, damit er sich im gesamten Unternehmen durchsetzt. Das bedeutet beispielsweise, dass Mitarbeiter gemeinsam in einem einzigen Dokument arbeiten, anstatt dass sich jeder lokal eine Kopie speichert oder dass jeder seine Daten regelmäßig kritisch nach ROT Data überprüft und alles, was nicht mehr benötigt wird, konsequent löscht.

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IT gewinnt bei Nachhaltigkeit an Bedeutung

Daneben stehen Unternehmen auch noch verschiedene weitere Maßnahmen im IT-Bereich zur Verfügung, um ihre Nachhaltigkeit zu erhöhen. Dies wird auch noch in einem anderen Zusammenhang wichtig: Schon heute müssen viele Unternehmen einen ESG-Bericht (Environmental, Social, Governance) veröffentlichen, und diese Berichtspflicht könnte in Zukunft auf viele Mittelständler ausgeweitet werden. Derzeit veröffentlicht unter den in der Aparavi-Studie befragten Unternehmen zwar nur die Hälfte (49 Prozent) einen solchen Report, die Mehrheit von diesen (81 Prozent) bezieht dabei jedoch IT-bezogene Maßnahmen eher oder sehr ausführlich mit ein.

Dazu gehört beispielsweise die Bereitstellung von Geräten für Mitarbeiter, die besonders langlebig, energie- und ressourceneffizient sind. Höhere Investitionen sind dabei dennoch wirtschaftlich, weil die Geräte länger in Betrieb sind. Zudem sollte sich die Wahl der Geräte an den tatsächlichen Bedürfnissen der Mitarbeiter orientieren: Für diejenigen, die in ihrem Arbeitsalltag etwa nur einfache Office-Anwendungen über die Cloud verwenden, können einfache, ressourcenschonende Mini-PCs oder Thin Clients ausreichen. Auch sollten wenig genutzte Geräte, wie Drucker oder Kopierer, in den Energiesparmodus versetzt und Mitarbeiter angehalten werden, alle Geräte am Ende des Arbeitstages tatsächlich auszuschalten. Darüber hinaus können Unternehmen bestimmte IT-Prozesse, zum Beispiel Backups, automatisiert ablaufen lassen, um Systemressourcen optimal einzusetzen und durch die Virtualisierung mehrerer Server auf einem einzigen physischen Gerät dieses energieeffizienter auslasten.

Fazit: Unternehmen brauchen mehr als ein paar halbherzige Maßnahmen

Das Umdenken in der Gesellschaft ist inzwischen auch in vielen Unternehmen angekommen: Es geht heute nicht mehr ohne Nachhaltigkeits-, Umwelt- und Klimaschutzinitiativen. Um dabei tatsächlich erfolgreich zu sein und beispielsweise den CO₂-Fußabdruck dauerhaft zu senken, reicht es nicht, einige wenige Maßnahmen umzusetzen. Stattdessen brauchen Unternehmen eine umfassende Strategie, die alle Bereiche und Abteilungen und alle noch so geringen Optimierungspotenziale einschließt. Denn: Die Summe macht’s. In der IT bietet sich dabei neben vielen weiteren Möglichkeiten das Datenmanagement als idealer Ansatzpunkt an, denn von weniger Daten profitiert die Umwelt genauso wie das Geschäft.

*Der Autor: Roman Eckschlager, Managing Director Sales & Marketing bei Aparavi Software AG

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