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Redundant, obsolet, trivial Was sind ROT Data (ROT-Daten)?

ROT Data sind Daten, die mehrfach vorhanden, nicht mehr aktuell oder nicht mehr von Belang sind. Zahlreiche Probleme werden durch solche Daten verursacht. Sie erhöhen die Speicherkosten, machen Prozesse ineffizient oder verletzen gesetzliche Vorgaben und Compliance-Richtlinien. Zur Vermeidung von ROT-Daten existieren verschiedene Strategien und Vorgehensweisen.

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Die wichtigsten IT-Fachbegriffe verständlich erklärt.
Die wichtigsten IT-Fachbegriffe verständlich erklärt.
(Bild: © aga7ta - Fotolia)

Das Akronym „ROT“ aus dem Begriff „ROT Data“ setzt sich aus den Anfangsbuchstaben der englischen Wörter redundant, obsolete und trivial zusammen. ROT Data sind Daten, die mehrfach vorhanden oder für bestimmte Anwendungen in einem Unternehmen nicht mehr von Belang beziehungsweise zu alt sind.

Redundante Daten sind an verschiedenen Stellen als Kopien vorhanden oder auf unterschiedlichen Systemen mehrfach gespeichert. Als obsolete Daten werden Informationen bezeichnet, die nicht mehr aktuell und veraltet sind. Triviale Daten haben nur geringen Informationsgehalt und sind für die vorgesehene Verwendung belanglos.

ROT-Daten haben für ein Unternehmen nur noch wenig Wert, verursachen aber zahlreiche Probleme. Sie sorgen für erhöhte Speicherkosten, machen Geschäftsprozesse ineffizient und können zu Verletzungen von Compliance-Richtlinien oder gesetzlichen Vorgaben führen. Um ROT-Daten zu vermeiden, existieren verschiedene Strategien und Vorgehensweisen.

Durch ROT Data verursachte Probleme

ROT-Daten verursachen eine Vielzahl Probleme. Die Daten belegen unnötig Speicherplatz und sorgen für erhöhte Speicherkosten. Zudem ist es schwieriger, die Daten zu managen und tatsächlich relevante Informationen in der Menge vorhandener Daten zu finden. Auf ROT-Daten basierende Analysen können zu verfälschten Ergebnissen führen und Fehlentscheidungen verursachen. Prozesse werden ineffizient, und die Produktivität eines Unternehmens leidet. Gleichzeitig entstehen Sicherheitsrisiken, da eine Unterscheidung zwischen sicherheitskritischen und unkritischen Daten schwerer fällt. Unter Umständen werden durch das Speichern von ROT-Daten Compliance-Richtlinien oder gesetzliche Vorgaben beispielsweise im Umgang mit personenbezogenen Daten verletzt.

Strategien und Vorgehensweisen zur Vermeidung von ROT-Daten

Um durch redundante, veraltete oder belanglose Daten verursachte Probleme zu vermeiden, existieren verschiedene Strategien und Vorgehensweisen. Sie betreffen verschiedene Phasen im Lebenszyklus der Daten. Schon bei der Erhebung der Daten ist darauf zu achten, dass ROT Data ausgefiltert und gar nicht erst gespeichert werden. Die tatsächlich gespeicherten Informationen sind regelmäßig nach ROT-Daten zu durchsuchen und gegebenenfalls zu bereinigen. Zum Prozess der Bereinigung gehören beispielsweise das Identifizieren und Löschen von Daten, die ein festgesetztes Verfallsdatum überschritten haben oder mehrfach vorhanden sind.

Es sind zahlreiche Software-Lösungen am Markt verfügbar, die verschiedene Prozesse der Datenbereinigung automatisieren. Sie scannen die vorhandenen Datenablagen in regelmäßigen Abständen und bereinigen die Daten nach zuvor definierten Regeln.

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