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Im Mobile Enterprise sind Dokumente und Dateien vogelfrei

Der Frust mit der Dokumentenversionierung

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Theoretisch ist es relativ einfach den Zugriff von Tablets oder Smartphones auf File-Server im Unternehmen zu ermöglichen, auch außerhalb des eigenen Netzwerks.

Zugriff auf interne File-Server führt ohne zusätzliche Maßnahmen ins Chaos

Bei der Verwendung eines VPN-Tunnels ist dies auch sicher, wobei natürlich eine entsprechende Navigations-App verfügbar sein muss. Ebenfalls positiv ist der Umstand, dass die Daten nicht gedoppelt werden, um sie synchronisieren zu können, d.h. es werden keine Synchronisierungs-Ordner oder ähnliches benötigt.

Wenn Dokumente offline verfügbar sein sollen, werden jedoch dadurch weder die Datenmenge auf dem mobilen Device beherrschbarer, noch werden, ohne zusätzliche Maßnahmen, besonders kritische Dokumente geschützt.

Ebenso wenig wird die Datenhaltung auf den Tablets oder Smartphones sicherer. Allerdings wird durch die Online-Verfügbarkeit aller gewünschten Dateien ein allgemeiner automatischer Push auf die Geräte weitestgehend überflüssig und dadurch der Bedarf an lokaler Datenhaltung auf den Geräten minimiert.

Ein noch wichtigerer Aspekt ist allerdings der Umstand, dass keine automatische Synchronisierung erfolgt, d.h. wenn der einzelne Mitarbeiter nicht ständig manuell geänderte Files auf das mobile Gerät kopiert, laufen die Versionsstände immer weiter auseinander, was früher oder später ins Chaos führt.

Dieser Ansatz ist zwar besonders einfach, doch fehlen ihm die wesentlichen Sicherheitsmerkmale und die Handhabung ist eher schwierig, so dass davon nur abgeraten werden kann.

Zugriffslimitierung durch Mobile Device Management

Mobile Device Management ist essentiell wichtig, um einerseits Zugriffsrechte zu erteilen und andererseits Sicherheitsvorgaben durchzusetzen. Dies wird von den meisten Unternehmen inzwischen auch umgesetzt. In Verbindung mit Active Directory können so einfach Zugriffsrechte vergeben oder auch entzogen werden.

Für den Dokumentenzugriff ist dies jedoch meistens nicht granular genug und adressiert auch nicht ausreichend die Sicherheitsbedenken auf der Endgeräteseite. Auch sind Mobile-Device-Management-Lösungen nicht geeignet, um die Synchronisierung von Dokumenten oder deren Management (mit Ausnahme der Löschung) zu übernehmen.

Dokumentenmanagement Systeme sind perfekt geeignet, um große Datenmengen vernünftig zu verwalten, unterschiedliche Zugriffsrechte auf Gruppen- oder Personenebene zu vergeben und damit auch Arbeitsgruppen zu unterstützen.

Eine Klassifizierung, auf welche Dokumente auch von außerhalb des Unternehmens zugegriffen werden kann, ist relativ einfach zu erstellen und zu managen. Im Zusammenhang mit Mobile-Enterprise-Überlegungen fehlen jedoch auf den Endgeräten die Sicherheitskomponente, sowie eine Synchronisierungsfunktionen.

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