Im Mobile Enterprise sind Dokumente und Dateien vogelfrei

Der Frust mit der Dokumentenversionierung

| Autor / Redakteur: Wolfgang Schwab / Rainer Graefen

Wolfgang Schwab, Manager Advisor & Program Manager Efficient Infrastructure bei Experton
Wolfgang Schwab, Manager Advisor & Program Manager Efficient Infrastructure bei Experton (Foto: Experton)

Mit Apps lässt sich bekanntlich ein Riesen-Geschäft anfachen, mit dem sicheren Zugriff auf Dokumente nicht. Wolfgang Schwab von der Experton Group skizziert in diesem Artikel die spezifischen Schwachstellen zentraler Dokumentverwaltung und lokaler Bearbeitung beim Abruf durch mobile Devices.

Viele Unternehmen setzen mittlerweile Endgeräte wie Smartphones und Tablets ein, haben entsprechende Mobile Device Management Lösungen im Einsatz und nutzen Apps als Frontend und Zugangsinstanz, um auf Unternehmensdaten zuzugreifen. Dabei steht die optimale Unterstützung der Geschäftsprozesse klar im Vordergrund.

Eher stiefmütterlich wird noch das Thema Dokumentenmanagement auf derartigen Endgeräten gehandhabt. Viele Unternehmen verbieten zwar kostenlose Cloud-Lösungen, stellen ihren Mitarbeitern aber auch keine adäquaten Lösungen zur Verfügung. Damit wird die Unterstützung der Geschäftsprozesse und insbesondere die Arbeitsfähigkeit von Mitarbeitern jedoch wieder eingeschränkt.

Mitarbeiter wollen doch nur arbeiten

Die Erfahrung zeigt, dass Mitarbeiter eine Lösung finden und nutzen werden, die es ihnen auf einfache Art und Weise ermöglicht produktiv zu arbeiten. Experton Group empfiehlt deshalb Unternehmen nachdrücklich, das Thema Management von Dokumenten für Smartphones und Tablets mit einer ähnlich hohen Priorität zu verfolgen wie Apps für den Anwendungszugriff oder Mobile Device Management.

Der Zugriff auf Unternehmensanwendungen, wie beispielsweise CRM- oder ERP-Systeme, ist in der Regel relativ einfach bereitzustellen. Derartige Anwendungen verlangen im mobilen Umfeld eine Online-Verbindung, da ansonsten die Aktualität nicht zu gewährleisten wäre. Dies wird in aller Regel auch von den Anwendern akzeptiert, auch wenn dies in einigen ländlichen Gebieten zu Verfügbarkeitseinschränkungen führen kann.

Das Elend mit mobiler Speicherkapazität

Anders sieht es bei Dokumenten aus. Anwender sind es gewohnt Dokumente auf ihren Notebooks auch offline verfügbar zu haben und diese mehr oder weniger automatisch zu synchronisieren. Überträgt man diesen Wunsch auf Tablets oder Smartphones, so ergibt sich eine Reihe von Herausforderungen, die IT-Abteilungen lösen müssen:

Ergänzendes zum Thema
 
Sechs Aspekte, auf die man achten sollte
 
Knackpunkt Synchronisierung
  • Datenmengen übersteigen oft die Speicherkapazität der Geräte, so dass der Mitarbeiter im Vorfeld selektieren muss, welche Dokumente er offline (lokal gespeichert) verfügbar haben will und welche nicht.
  • Die Datensicherheit steht insbesondere bei Tablets und Smartphones in Konkurrenz mit der einfachen Bedienbarkeit. Viele Unternehmen verzichten daher auf eine Komplettverschlüsselung der Geräte, da die meisten Anwender die häufige Eingabe des entsprechenden Passwortes als unzumutbar charakterisieren. Hinzu kommt, dass manche Geräte gar nicht komplett verschlüsseln. Apple beispielsweise hat dies erst für iOS 7 angekündigt. Bislang müssen 3rd Party Apps die Verschlüsselung explizit unterstützen. Das bedeutet, wenn ein Nutzer sich Apps herunterlädt, die eine Verschlüsselung nicht unterstützen, sind die Daten auch unverschlüsselt.
  • Auch die Klassifizierung der Dokumente ist häufig ungelöst. Insbesondere vertrauliche Dokumente sollten generell nicht auf Tablets oder Smartphones abgelegt werden. In vielen Fällen kann jedoch der Mitarbeiter darüber entscheiden, bzw. werden Dokumente generell gar nicht zugänglich gemacht.
  • Können Dokumente, die im Team genutzt werden, offline bearbeitet werden, so erhöht sich der Synchronisierungsaufwand gerade über mobile Datenverbindungen deutlich, was zu Kostenerhöhungen führen kann. Gleichzeitig besteht die Gefahr von Versionskonflikten oder Datenverlusten durch Überschreibungen oder der Synchronisierung von Löschungen.

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