IT-Awards 2024 Die beliebtesten Archivierungsanbieter

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Die Archivierung von Daten stellt einen wichtigen Teil modernen Datenmanagements da. Was zunächst relativ simpel klingt, hat es in sich: Stetig steigende Datenmengen, immer ausgefeiltere Cyberattacken und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben stellen Unternehmen vor Herausforderungen. Umso wichtiger ist es, auf ein durchdachtes und rechtskonformes Archivierungssystem zu setzen.

Im Geschäftsalltag ist der Umgang mit Daten längst unverzichtbar geworden. Doch damit allein ist es nicht getan: Wichtige und sensible Daten müssen längerfristig archiviert werden. Das einfache Parken auf einem beliebigen Speichersystem ist dafür aber nicht ausreichend. Denn der Gesetzgeber macht klare Vorgaben, wie mit bestimmten Daten zu verfahren ist: So gibt zum Beispiel das Steuer- und Handelsrecht eine zehnjährige Aufbewahrungsfrist für digital gespeicherte Dokumente vor. Zudem müssen die archivierten Daten stets verfügbar sein und sich maschinell auswerten lassen.

Die Leser von Storage-Insider haben für die IT-Awards 2024 abgestimmt. Beim Klick auf die Bildergalerie sehen Sie die drei bei unseren Leserinnen und Lesern beliebtesten Anbieter von Archivierungslösungen 2024:

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Weitere Argumente für die sichere und performante Archivierung bestimmter Daten sind etwa die langfristige Sicherung von Unternehmens-Know-how und -Entwicklungen, die Entlastung aktiver Systeme oder die Möglichkeit schneller Nachweise und Recherchen, wenn es zum Beispiel um Fragen der Produkthaftung geht.

Was Archivierung von Backups unterscheidet

Unter Archivierung versteht man grundlegend die langfristige und unveränderbare Speicherung wichtiger Daten. Backups sind dagegen für die Absicherung der Geschäftskontinuität vorgesehen und dienen primär zur möglichst schnellen Wiederherstellung aktueller Daten nach einem Zwischenfall, wie beispielsweise einem Defekt, einer Cyberattacke oder unbeabsichtigter Datenlöschung. Die Datenarchivierung verfolgt einen völlig anderen Zweck: Hier geht es um die sichere und langfristige Aufbewahrung von Daten, Dokumenten und Informationen über mehrjährige Zeitspannen bis hin zu Jahrzehnten. Beispiele für derartige Daten sind etwa E-Mails, Geschäftsunterlagen, Verträge, Kundeninformationen, Pläne, Anwendungsdaten oder andere geschäftskritische Informationen.

Archivierungslösungen sind auf dieses Szenario ausgelegt und ermöglichen die dauerhafte und sichere Datenspeicherung unter Berücksichtigung regulatorischer und rechtlicher Vorgaben. Da in der Regel nur selten der Zugriff auf die gespeicherten Daten nötig ist, wird keine besonders performante Technik benötigt. Allerdings muss Revisionssicherheit gegeben sein. Damit ist gemeint, dass die archivierten Daten ab dem Moment der Ablage nachweislich unverändert bleiben. Verstöße gegen diese Vorschrift können empfindliche Strafen nach sich ziehen. Gängig ist in dieser Hinsicht das WORM-Verfahren („Write Once, Read Many“) zur Sicherstellung von Datenintegrität und der Einhaltung von Compliance-Vorschriften: Sind Daten einmal gespeichert, lassen sie sich beliebig oft abrufen, aber nicht mehr manipulieren oder löschen.

Auch „kalte“ Daten benötigen Schutz

Technisch betrachtet sind Archivdaten der Gattung „Cold Storage“ oder auch „Cold Data“ zuzuordnen. Damit sind Daten gemeint, die zwar langfristig vonnöten sind, aber nur selten genutzt werden. Dementsprechend stellen sie keine großen Anforderungen an die technische Grundlage und benötigen zum Beispiel keine teuren und leistungsstarken Primärspeicherressourcen. Vielfach kommen zum Zwecke der Archivierung Tape-Lösungen oder festplattenbasierte Speichersysteme zum Einsatz. Sie bieten ausreichend Leistung und Speicherplatz bei gleichzeitig überschaubaren Kosten. Auch Cloud-Dienste werden zunehmend als Alternative oder hybride Ergänzung zu On-Premises-Lösungen genutzt und bieten zusätzliche Vorteile wie einfache Skalierbarkeit, redundante Archivierung und planbare Kosten. Es empfiehlt sich in jedem Fall der Einsatz eines leistungsfähigen Datenmanagements in Verbindung mit entsprechenden Automatisierungsfunktionen, um sowohl die stetig zunehmenden Datenmengen zu bewältigen als auch die zahlreichen regulatorischen Vorgaben zuverlässig einzuhalten.

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Aktuelle Archivierungsplattformen sind meist ohnehin entsprechend ausgestattet. Zu ihren Funktionen zählt beispielsweise selbstständige Überwachung aller vorhandenen Kommunikationsplattformen. Anhand von Mustererkennung und Richtlinien werden für die Archivierung relevante Inhalte identifiziert und im Anschluss revisions- und manipulationssicher sowie versioniert gespeichert. Weitere Funktionen umfassen zum Beispiel Datenverschlüsselung, Zugriffschutz und Überwachung, OCR-Fähigkeiten („Optical Character Recognition“) sowie Möglichkeiten für Datenexport und -migration.

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