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Wie Sie Ihre E-Mails langfristig schützen E-Mail-Archivierung im Rahmen der Business Continuity

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E-Mails gehören nach wie vor zu den wichtigsten Informationsressourcen für viele Unternehmen und sollten deshalb geschützt werden. Dies kann im Rahmen der Business Continuity-Strategie geschehen.

(Bild: MailStore )

Die zunehmende digitale Vernetzung von Unternehmen in einer globalisierten Wirtschaftswelt sowie die Digitalisierung unternehmensinterner Geschäftsprozesse hat in den letzten Jahren zu einem starken Anstieg geschäftskritischer Informationen in elektronischer Form geführt. Die Daten, die oft in E-Mails zu finden sind, dauerhaft verfügbar zu halten ist für den Geschäftserfolg entscheidend und gehört zu den Kernaufgaben der IT-Strategie eines Unternehmens. Ein Ausfall der IT-Infrastruktur und eine Nicht-Verfügbarkeit wichtiger Daten zieht in den meisten Fällen eine Störung der Geschäftsfähigkeit nach sich und kann den Unternehmenserfolg gefährden. Können verlorene Daten nicht wiederhergestellt werden, kann je nach Ausmaß des Datenverlustes sogar die Existenz eines Unternehmens auf dem Spiel stehen.

E-Mail-Archivierung als Teil der Disaster Recovery

Im Rahmen der Business Continuity werden Strategien, Aktivitäten und Prozesse definiert, die eine Störung oder einen Ausfall der Geschäftsfähigkeit verhindern sollen oder im Ernstfall die schnellstmögliche Wiederaufnahme der Geschäftstätigkeit bewerkstelligen.

Einen wichtigen Teilbereich des Business Continuity Managements bildet die Disaster Recovery, die sich mit der Sicherung und Wiederherstellung der notwendigen technischen Voraussetzungen, d.h. den geschäftskritischen Daten sowie IT-Netzwerken und -Systemen, befasst.

Ergänzend zu regelmäßigen E-Mail-Backups empfiehlt sich dafür der Einsatz einer professionellen E-Mail-Archivierungslösung. Wenn man bedenkt, dass E-Mails als nach wie vor wichtigstes Kommunikationsmedium eine Vielzahl geschäftskritischer Dokumente enthalten, ist es wichtig, dass diese Daten vollständig, vor Manipulation geschützt und langfristig gesichert werden, um im Schadensfall weiterhin Zugriff auf sämtliche E-Mails zu haben.

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Fallbeispiele und Anwendungsbereiche

In der Praxis können unterschiedliche Szenarien auftreten, die den Einsatz einer professionellen E-Mail-Archivierung als wichtigen Baustein der Business Continuity rechtfertigen und ein Backup-System sinnvoll ergänzen.

Temporärer Ausfall des E-Mail-Servers

Fällt beispielsweise der genutzte E-Mail-Server aus, kann dieser durch ein Backup wiederhergestellt werden. Allerdings fehlen danach unter Umständen sämtliche E-Mails, die in der Zeitspanne zwischen dem letzten Backup bis zum Serverausfall empfangen und versendet wurden. Durch ein entsprechend konfiguriertes E-Mail-Archiv kann dieses Problem gelöst und der Zugriff auf den gesamten, lückenlosen E-Mail-Bestand gesichert werden.

Ransomware- und Malware-Attacken

Ein weiteres, nicht unübliches Szenario ist die Nicht-Verfügbarkeit oder sogar der Verlust geschäftskritischer E-Mails durch eine Ransomware- bzw. Malware-Attacke. Auch hier bietet ein E-Mail-Archiv die Möglichkeit, lückenlos auf geschäftskritische Daten in E-Mails zuzugreifen, um den Geschäftsbetrieb aufrecht halten zu können und das Risiko juristischer Folgen zu minimieren. Dafür muss die E-Mail-Archivierungslösung in der Lage sein, alle relevanten E-Mails und deren Dateianhänge originalgetreu und manipulationssicher aufzubewahren.

(Bild: MailStore )

Die Wahl der richtigen Archivierungsstrategie

Eine professionelle E-Mail-Archivierungslösung bietet je nach Anforderung eines Unternehmens verschiedene strategische Ansätze der Archivierung. Steht in erster Linie die rechtssichere E-Mail-Archivierung im Vordergrund, eignet sich die sogenannte Journalarchivierung (also die Archivierung aller ein- und ausgehenden E-Mails). Ist hingegen die Entlastung des E-Mail-Servers das gewünschte Ziel, ist man mit einer Postfacharchivierung in Verbindung mit definierten Löschregeln besser bedient. Auch eine Kombination beider Ansätze ist möglich.

Wichtig ist in jedem Fall eine leistungsstarke Such- und Exportfunktion, die je nach Konfiguration auch durch die Anwender als Self-Service genutzt werden kann. So können Anwender schnell und problemlos selbst auf ihre alten E-Mails zugreifen und diese bei Bedarf auch eigenständig wiederherstellen und dadurch die Recovery-Anfragen an die IT-Abteilung reduzieren. Auch im Falle von E-Discovery-Prozessen können schnell die gewünschten Ergebnisse erzielt werden. Kommt es beispielsweise zu einem Rechtsstreit, in dem E-Mails als Beweismittel gefragt sind, muss gegebenenfalls der komplette E-Mail-Bestand des Unternehmens effizient durchsucht werden und falls notwendig in Standardformate exportiert werden können, ganz gleich, ob durch einen internen Mitarbeiter oder einen externen Auditor. Eine entsprechende Lösung bietet beispielsweise die MailStore Software GmbH mit der E-Mail-Archivierungslösung MailStore Server an.

Mehr über E-Mail-Archivierung mit MailStore Server

Fazit

Die dauerhafte Verfügbarkeit von Daten und IT-Systemen ist Grundvoraussetzung für den Geschäftserfolg vieler Unternehmen. E-Mail-Archivierung kann einen wertvollen Beitrag zur Sicherung der geschäftskritischen Daten aus E-Mails leisten und zusammen mit Backups entscheidend bei der Umsetzung der Disaster Recovery sein. Beim Einsatz einer E-Mail-Archivierungslösung reduzieren Sie auch die Komplexität von Backup- und Wiederherstellungsprozessen bezogen auf den E-Mail-Server. Durch E-Mail-Archivierung können die Datenvolumina auf dem E-Mail-Server niedrig gehalten und somit die Zeit und der Speicherbedarf für den Backup-Prozess reduziert werden – entsprechend schneller lässt sich ein E-Mail-Server im Notfall durch ein Backup wiederherstellen.

MailStore

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