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Einfach abspeichern reicht nicht Ein Leitfaden zur gerichtsfesten E-Mail-Archivierung

Autor / Redakteur: Wolfgang Maus / Nico Litzel

Die elektronische Post stellt für die meisten Unternehmen eines der wichtigsten Medien zum Abwickeln und Bearbeiten von Geschäftsvorgängen dar. Das ist auch dem Gesetzgeber nicht verborgen geblieben: Die E-Mail ist mittlerweile dem Handelsbrief gleichgestellt, wenn sie die Voraussetzungen eines Handelsbriefes im Sinne des HGB erfüllt. Für Unternehmen heißt das, dass sie zur regelkonformen Archivierung gezwungen sind. Was aber ist für eine gerichtsfeste Archivierung wichtig?

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Wolfgang Maus, Rechtsanwalt
Wolfgang Maus, Rechtsanwalt
( Archiv: Vogel Business Media )

Wer sich mit dem Thema E-Mail-Archivierung befasst, muss sich zunächst folgender Tatsachen gewahr sein: Der Inhalt von E-Mails lässt sich leicht verfälschen. Daher muss man größten Wert auf den Schutz vor Manipulationen bei der Archivierung legen.

Nicht zuletzt deshalb genügt es nicht, E-Mails, die für das Handelsgeschäft relevante Auftrags-, Vertrags-, oder Rechnungsunterlagen enthalten, einfach „irgendwie“ abzuspeichern.

Die Konvertierung von E-Mails in andere elektronische Datei-Formate wie beispielsweise PDF, TIF oder JPEG sowie der Ausdruck auf Papier hat nicht ohne Weiteres gerichtliche Beweiskraft und ist somit auch kein verlässlicher Ausweg für das obige Dilemma.

Zu beachten ist darüber hinaus, dass E-Mails datenschutzrechtlichen Bestimmungen oder dem Post- und Fernmeldegeheimnis unterliegen können, was sich zu einem handfesten Problem bei der Archivierung solcher Daten auswachsen kann. Aufgrund dessen brauchen Unternehmen eine Strategie zum Umgang mit privaten E-Mails im Unternehmen.

Darauf kommt es an

Erforderlich ist eine unveränderbare Archivierung, die lückenlos und benutzerunabhängig erfolgen muss. Die zentral gespeicherten Daten müssen sich zudem jederzeit nach einfachen Suchkriterien verfügbar machen lassen und bei der Langzeitarchivierung auch nach Jahren noch problemlos aufrufbar sein.

Der Gesetzgeber hat für die elektronische Archivierung bisher jedoch noch keine Vorgaben zu der zu verwendenden Technologie gemacht.

Wer also den Einstieg erwägt, sollte sich bei der Auswahl einer Lösung folgende Fragen stellen:

  • Verfügt das Archivierungsprodukt über ausreichende Backup-Funktionen zum Schutz vor Datenverlust?
  • Wie steht es um die Sicherung der Daten vor unbefugten Zugriffen? Haben beispielsweise Administratoren die Möglichkeit, Inhalte zu verändern?
  • Kommen angemessen Verschlüsselungskonzepte bei der Archivierung zum Einsatz? Wenn ja, sind diese zukunftssicher – und vor allen Dingen – basieren sie auf einem gängigen Standard?
  • Und schließlich: Wie lässt sich die Echtheit der Daten belegen? Verwendet das Archiv digitale Zeit- und Datumsstempel oder elektronische Signaturen?

Zu beachten ist darüber hinaus, dass für Prüfungszwecke der Finanzbehörden die jeweils verwandte Archivierungssoftware vorgehalten werden muss. Insoweit kommt es für die Frage, welcher Software man sich für die Archivierung von E-Mails bedient, auch darauf an, dass der Anbieter die langfristige Programmpflege sicherstellt.

Eine Lösung, die diese Problemstellungen sicher bewältigen kann, ist zum Beispiel die ArchiveAppliance EMA des Karbener Herstellers ARTEC.

Fazit

Solange der Gesetzgeber kein bestimmtes Verfahren zur Archivierung sanktioniert, müssen Anwenderunternehmen selbst bewerten, welche Lösung für sie die richtige ist. Die möglicherweise beste Frage, die sie Anbietern in diesem Zusammenhang stellen können, lautet vielleicht: Wie kann man im Streitfall die Authentizität der Daten gerichtsverwertbar belegen?

Wolfgang Maus arbeitet seit 1977 zunächst als Jurist in der öffentlichen Verwaltung mit den Schwerpunkten Bau- und Planungs- sowie Abgabenrecht. Seit 1992 ist er in Neunkirchen-Seelscheid als Rechtsanwalt mit den Schwerpunkten Abgabenrecht, Markenrecht und Werksvertragsrecht tätig.

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