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E-Mail- und File-Archivierung mit Symantec InfraServ Knapsack vertraut bei der E-Mail-Verwaltung auf Enterprise Vault

| Autor / Redakteur: Frank Zscheile / Nico Litzel

Jeder der 800 Beschäftigten des Industriedienstleisters InfraServ GmbH & Co. Knapsack KG betreibt einen regen E-Mail-Verkehr und erstellt, verwaltet und verteilt täglich unzählige elektronische Dokumente. Datenfluten dieser Größenordnung brauchen eine stringente Ordnung, um überschaubar zu bleiben und kontrolliert werden zu können. Die Ordnung gewährleistet die File- und E-Mail-Archivierungs-Lösung Symantec Enterprise Vault.

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Der Hauptsitz der InfraServ GmbH & Co. Knapsack KG, eines global agierenden Industriedienstleisters und führenden Chemieparkbetreibers, in Hürth.
Der Hauptsitz der InfraServ GmbH & Co. Knapsack KG, eines global agierenden Industriedienstleisters und führenden Chemieparkbetreibers, in Hürth.
( Archiv: Vogel Business Media )

Die InfraServ GmbH & Co. Knapsack KG mit Sitz in Hürth ist ein global agierender Industriedienstleister und zugleich einer der führenden Chemieparkbetreiber Deutschlands. Mit seinen mehr als 800 qualifizierten Beschäftigten hat er als Full-Service-Dienstleister das Vertrauen renommierter nationaler und internationaler Unternehmen der Branchen Chemie, Petrochemie, Pharma und Prozessindustrie gewonnen.

Die Mitarbeiter erstellen täglich unzählige elektronische Dokumente. Hier Ordnung zu halten, ist dabei nicht einfach, denn mit bordeigenen Mitteln der Office-Produkte stößt man schnell an seine Grenzen.

Eine Million Ordner und Unterordner

Auf den File-Servern der InfraServ Knapsack hatten die User noch bis vor zwei Jahren in Eigenregie rund eine Million Ordner und Unterordner angelegt. Eine unsichere und nicht revisionssichere Speichermethode. Vor allem waren eine Einheitlichkeit und eine Übersichtlichkeit, wo etwas abgespeichert wird – ob im Filesystem oder dem ebenfalls existierenden Archivsystem – unter diesen Voraussetzungen nicht mehr gewährleistet.

Ablage von E-Mails früher ohne feste Regeln

„Jeder Angestellte hatte zudem seine eigene Angewohnheit, der E-Mail-Flut Einhalt zu gebieten“, erinnert sich IT-Leiter Marco Albers, „viele Kollegen bildeten PST-Dateien, einige auch mehrere zugleich, weil deren Größe damals noch auf zwei Gigabyte beschränkt war. Andere speicherten ihre E-Mails im Filesystem, andere überhaupt nicht. Jeder, wie er es für richtig hielt und dabei eben ganz uneinheitlich – die reinste Wildwest-Methode.“

Eine professionelle Lösung zur revisionssicheren Archivierung aller E-Mails sollte hier Abhilfe schaffen, aus rechtlichen wie auch aus organisatorischen Gründen. Zum einen käme das Unternehmen damit der rechtlichen Notwendigkeit der Speicherung geschäftsrelevanter Daten nach – Grundlage sind hier der § 147 der Abgabenordnung über Geschäftspapiere inkl. E-Mail sowie die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU).

Auch im Hinblick auf steuerrechtliche Prüfungen erhoffte sich InfraServ von einem professionellen System mehr Transparenz und bessere Nachvollziehbarkeit. In organisatorischer Hinsicht sollte eine neue Lösung die Beschäftigten von zeitraubender E-Mail-Sicherung und Suche im Postfach entlasten sowie den Aufwand der Administratoren verringern und teuren Exchange-Server Speicherplatz freimachen.

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