E-Mail- und File-Archivierung mit Symantec

InfraServ Knapsack vertraut bei der E-Mail-Verwaltung auf Enterprise Vault

26.07.2010 | Autor / Redakteur: Frank Zscheile / Nico Litzel

Der Hauptsitz der InfraServ GmbH & Co. Knapsack KG, eines global agierenden Industriedienstleisters und führenden Chemieparkbetreibers, in Hürth.
Der Hauptsitz der InfraServ GmbH & Co. Knapsack KG, eines global agierenden Industriedienstleisters und führenden Chemieparkbetreibers, in Hürth.

Jeder der 800 Beschäftigten des Industriedienstleisters InfraServ GmbH & Co. Knapsack KG betreibt einen regen E-Mail-Verkehr und erstellt, verwaltet und verteilt täglich unzählige elektronische Dokumente. Datenfluten dieser Größenordnung brauchen eine stringente Ordnung, um überschaubar zu bleiben und kontrolliert werden zu können. Die Ordnung gewährleistet die File- und E-Mail-Archivierungs-Lösung Symantec Enterprise Vault.

Die InfraServ GmbH & Co. Knapsack KG mit Sitz in Hürth ist ein global agierender Industriedienstleister und zugleich einer der führenden Chemieparkbetreiber Deutschlands. Mit seinen mehr als 800 qualifizierten Beschäftigten hat er als Full-Service-Dienstleister das Vertrauen renommierter nationaler und internationaler Unternehmen der Branchen Chemie, Petrochemie, Pharma und Prozessindustrie gewonnen.

Die Mitarbeiter erstellen täglich unzählige elektronische Dokumente. Hier Ordnung zu halten, ist dabei nicht einfach, denn mit bordeigenen Mitteln der Office-Produkte stößt man schnell an seine Grenzen.

Eine Million Ordner und Unterordner

Auf den File-Servern der InfraServ Knapsack hatten die User noch bis vor zwei Jahren in Eigenregie rund eine Million Ordner und Unterordner angelegt. Eine unsichere und nicht revisionssichere Speichermethode. Vor allem waren eine Einheitlichkeit und eine Übersichtlichkeit, wo etwas abgespeichert wird – ob im Filesystem oder dem ebenfalls existierenden Archivsystem – unter diesen Voraussetzungen nicht mehr gewährleistet.

Ablage von E-Mails früher ohne feste Regeln

„Jeder Angestellte hatte zudem seine eigene Angewohnheit, der E-Mail-Flut Einhalt zu gebieten“, erinnert sich IT-Leiter Marco Albers, „viele Kollegen bildeten PST-Dateien, einige auch mehrere zugleich, weil deren Größe damals noch auf zwei Gigabyte beschränkt war. Andere speicherten ihre E-Mails im Filesystem, andere überhaupt nicht. Jeder, wie er es für richtig hielt und dabei eben ganz uneinheitlich – die reinste Wildwest-Methode.“

Eine professionelle Lösung zur revisionssicheren Archivierung aller E-Mails sollte hier Abhilfe schaffen, aus rechtlichen wie auch aus organisatorischen Gründen. Zum einen käme das Unternehmen damit der rechtlichen Notwendigkeit der Speicherung geschäftsrelevanter Daten nach – Grundlage sind hier der § 147 der Abgabenordnung über Geschäftspapiere inkl. E-Mail sowie die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU).

Auch im Hinblick auf steuerrechtliche Prüfungen erhoffte sich InfraServ von einem professionellen System mehr Transparenz und bessere Nachvollziehbarkeit. In organisatorischer Hinsicht sollte eine neue Lösung die Beschäftigten von zeitraubender E-Mail-Sicherung und Suche im Postfach entlasten sowie den Aufwand der Administratoren verringern und teuren Exchange-Server Speicherplatz freimachen.

Weiter mit: Enterprise Vault überzeugt

Inhalt des Artikels:

Kommentare werden geladen....

Was meinen Sie zu diesem Thema?

Der Kommentar wird durch einen Redakteur geprüft und in Kürze freigeschaltet.

Anonym mitdiskutieren oder einloggen Anmelden

Avatar
Zur Wahrung unserer Interessen speichern wir zusätzlich zu den o.g. Informationen die IP-Adresse. Dies dient ausschließlich dem Zweck, dass Sie als Urheber des Kommentars identifiziert werden können. Rechtliche Grundlage ist die Wahrung berechtigter Interessen gem. Art 6 Abs 1 lit. f) DSGVO.
  1. Avatar
    Avatar
    Bearbeitet von am
    Bearbeitet von am
    1. Avatar
      Avatar
      Bearbeitet von am
      Bearbeitet von am

Kommentare werden geladen....

Kommentar melden

Melden Sie diesen Kommentar, wenn dieser nicht den Richtlinien entspricht.

Kommentar Freigeben

Der untenstehende Text wird an den Kommentator gesendet, falls dieser eine Email-hinterlegt hat.

Freigabe entfernen

Der untenstehende Text wird an den Kommentator gesendet, falls dieser eine Email-hinterlegt hat.

copyright

Dieser Beitrag ist urheberrechtlich geschützt. Sie wollen ihn für Ihre Zwecke verwenden? Kontaktieren Sie uns über: support.vogel.de/ (ID: 2046257 / E-Mail)