Suchen

E-Mail- und File-Archivierung mit Symantec

InfraServ Knapsack vertraut bei der E-Mail-Verwaltung auf Enterprise Vault

Seite: 2/2

Firmen zum Thema

Enterprise Vault überzeugt

Für Enterprise Vault als Lösung entschied sich das Unternehmen, da die Software für beide Einsatzgebiete am geeignetsten erschien. „Wir haben durchaus auch andere Konzepte erwogen, etwa die Anschaffung einer reinen DMS-Lösung wie auch Produkte aus dem Storage-Bereich“, erklärt Marco Albers. Als Realisierungspartner wurde das Kölner Systemhaus und Symantec-Goldpartner Global Information Distribution (GID) GmbH ausgewählt. „Die räumliche Nähe, kompetente Fachkräfte und eine Vielzahl namhafter Enterprise Vault-Referenzprojekte sprachen für GID als Projektpartner“, sagt Albers.

Die Einrichtung der E-Mail Archivierungslösung stellte 2008 das erste Teilprojekt dar. Größte Herausforderung war dabei die Ablösung der alten PST-Archive. Das erledigte das IT-Team von InfraServ Knapsack selbstständig, mit Unterstützung der GID GmbH als Systempartner und Berater bei der Umsetzung.

Nach ersten Versuchen in der IT-Abteilung ging es anschließend in den Roll-out und innerhalb von vier Monaten waren alle Outlook-User mit der neuen E-Mail-Archivierungsfunktion ausgestattet. Das ist auch dem guten Support der GID zu verdanken, deren Experten dem internen IT-Team bei Bedarf kompetent und schnell helfen konnten.

Echtzeitarchivierung über die Journalfunktion

Im Einsatz ist bei InfraServ Knapsack das Symantec Enterprise Vault-Modul für Echtzeitarchivierung über die Journalfunktion. Die Software archiviert dabei automatisch eine Kopie aller gesendeten und empfangenen E-Mails und stellt so sicher, dass gesetzlich oder behördlich vorgegebene Aufbewahrungszeiten berücksichtigt werden.

Das Projekt zur File-Archivierung wurde im Jahr darauf umgesetzt. Im Fileserver befinden sich statt der Dateien heute nur noch Verlinkungen auf die nun in Enterprise Vault gespeicherten Dokumente. Damit sind auch alle Office- und PDF-Dokumente des täglichen Geschäftsverkehrs revisionssicher archiviert. Zwar hätte es auch früher die Möglichkeit gegeben, hierfür das DMS-Archiv zu nutzen – diese war ursprünglich für die Archivierung von SAP-Belegen und Messreihen-Dokumente aus der Analytik angeschafft worden und wird dafür nach wie vor verwendet. Es blieb jedoch bei der Theorie und im realen Leben nutzten die meisten Nutzer für die Dateiablage eben doch nur das File-System.

Insgesamt 800 Enterprise-Vault-Lizenzen für E-Mail- und File-Archivierung kommen bei InfraServ Knapsack zum Einsatz, dazu noch Microsoft SQL Server und Windows Server 2008 auf dem NetApp-FAS-System.

E-Mails in Outlook durchsuchen ist so leicht wie googeln

Die Vorteile der E-Mail Archivierung für die Anwender bei InfraServ Knapsack: Am Aussehen ihres E-Mail-Faches und bei der Ablage der Nachrichten hat sich nichts geändert, nur gibt es keine PST-Dateien oder beschränkte Postfächer mehr, sondern die E-Mails werden automatisch nach 30 Tagen archiviert – keine „Wildwest“-Methoden bei der Ablage also mehr.

Vor allem ist durch Volltext-Indexierung der Nachrichten die Suche nach E-Mails und deren Inhalten sowie Anhängen viel einfacher geworden. In die Outlook-Maske integriert ist eine kleine, Google-ähnliche Suchfunktion, über welche die User heute sehr schnell die Enterprise Vault Server durchforsten können und die passende E-Mail sofort auf dem Bildschirm haben.

Das Feedback der Angestellten ist sehr gut, beobachtet IT-Administrator Harald Hürth. Jeder User kann zudem über den Outlook Webzugriff auch von unterwegs auf seine gesamte E-Mail-Korrespondenz zugreifen.

Den Administratoren schließlich profitieren mit Symantec Enterprise Vault von einfacherem Backup des Exchange Servers und besseren Möglichkeiten der Wiederherstellung verlorener E-Mails. Auch die Zahl der täglichen Support Calls ist dadurch sichtlich zurückgegangen. Und der geringere Speicherplatzbedarf im Exchange Server macht sich auch kostentechnisch bemerkbar.

(ID:2046257)