PST-Dateien Keine Rede von Archiv

Microsoft Outlook bietet mit dem Personal Store (PST) Anwendern die Möglichkeit, ihre E-Mails auf dem Arbeitsrechner zu lagern. Die Umkehr zu einem wohlgeordneten E-Mail-System ist in größeren Unternehmen fast unmöglich. STORAGE sprach mit Frauke Groß, IT-Beratung, und Claus Longerich, Technical Director bei Vcare Infosystems, über das PST-Integrationstool des Unternehmens.

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Microsoft hat dem Datenwachstum Rechnung getragen und den PST-Container seit Outlook 2003 von zwei auf 20 Gigabyte erweitert. Das dürfte selbst Vielschreibern einige Jahre reichen. Wo sehen Sie noch Probleme?

Frauke Groß: Die bei größeren Unternehmen selbst verursachte PST-Datenflut ist mittlerweile kaum noch kontrollierbar. All das passiert auf der Grundlage von E-Mail-Richtlinien, die von oben vorgegeben wurden. Diese gestehen Angestellten Mailbox-Größen von 30 bis 50 Megabyte zu. Das wird in 90 Prozent aller Firmen, die ich kenne, so gehandhabt. Die Konsequenzen sind fatal, da sich inzwischen in der gesamten Storage-Infrastruktur Ableger und Duplikate finden. Die Mitarbeiter reagieren auf den Sparzwang der Speicher-Quotas mit einer Art erlaubter Gegenorganisation: Man archiviert seine E-Mails auf Notebooks, Desktops und Home-Verzeichnissen. Das verursacht in Folge hohe Kosten.

Können Sie bitte näher erläutern, warum die Kosten steigen und welche unangenehmen Folgen das hat?

Claus Longerich: Angesichts der beschriebenen Mailbox-Größen müssen Benutzer mehr Zeit als notwendig mit dem eigenen Datenmanagement aufwenden, um überhaupt E-Mails empfangen und versenden zu können. Hier wird massiv Arbeitszeit vergeudet. Und bei den PST-Dateien ist es so, dass bereits jede Aktivierung oder jeder Lesezugriff als Veränderung interpretiert wird. Das hat Folgen bei der Datensicherung: Selbst beim inkrementellen Backup werden eigentlich unveränderte PST-Dateien immer wieder mitgesichert, was die Backupkosten explodieren lässt. Bei Unternehmen mit Hunderten oder Tausenden von Mitarbeitern sind das riesige Datenmengen, die die Backup-Zeiten verlängern. Dummerweise kann man diese Daten nicht einfach ausklammern, da sie ja tatsächlich wichtige Änderungen enthalten könnten. Damit dreht sich die Kostenspirale.

Frauke Groß: Ein weiteres Problem ist, dass die PST-Dateien ohne Vorwarnung korrupt werden können, also nicht mehr gelesen werden können, wenn der Anwender an der Speichergrenze von zwei Gigabyte arbeitet und beispielsweise eine Mail mit einem größeren Anhang in den Container verschieben will. Dann darf sich auch noch der Helpdesk mit den beschädigten Archiven herumschlagen.

Wieso werden eigentlich ältere Outlook-Container bei etwa zwei Gigabyte korrupt?

Claus Longerich: Die PST-Datei wurde Mitte der 90er erfunden und ist sehr einfach programmiert worden. Da Microsoft, wie auch bei anderen Programmen, rückwärtskompatibel bleiben will, ist dieser Programmcode seit zehn Jahren weit gehend unverändert.

Warum werden denn in Unternehmen die Mailbox-Größen so klein gehalten? Ließen sich viele der eben beschriebenen Probleme nicht durch höhere Limits vermeiden?

Claus Longerich: Sie müssen sich vorstellen, dass MS Exchange einen robusten, ausfallsicheren Server verlangt. Bei einer Firma mit 5.000 Usern sind davon drei bis vier notwendig, die etwa eine Million E-Mails am Tag verarbeiten. Anschaffung und die beständige Wartung sind kostenintensiv. Also konfiguriert man die Server so, dass sie 1.000 User mit je 50 Megabyte Mailbox-Größe performant verwalten und nicht 100 User mit je 500 Megabyte.

Die Mailboxen sind also nicht so skalierbar, wie sich Mitarbeiter das wünschen. Und Unternehmen haben hierfür ihre triftigen Gründe. Wieso ist der Personal Store also ein Übel?

Frauke Groß: Sind PST-Dateien erst einmal in die Welt gesetzt, gibt es fast kein Gegenmittel mehr. Zwar bringt jede gute E-Mail-Archivierungssoftware ihren PST-Migrator mit, aber schauen Sie mal in einem größeren Unternehmen vorbei, welche Anstrengungen hier aufgewendet werden und wie langwierig es ist, PST-Dateien zu lokalisieren und diese dann so bereitzustellen, dass man eine PST-Migration durchführen kann.

Es ist doch sicherlich keine Schwierigkeit, eine Software zu entwickeln, die PST-Dateien scannt und diese dann beispielsweise mit dem Migrator der KVS-Software Enterprise Vault von Symantec zu verbinden?

Claus Longerich: Ja, richtig. KVS hat damals einen PST-Migrator angeboten, der nach wenigen Bedienschritten ein PST-File in ein Archiv migrierte. Der technische Prozess ist keine größere Herausforderung. Wir reden aber von Firmen mit mehreren Hundert Mitarbeitern, die viele Jahre lang PST-Dateien erzeugt haben. Diese im lokalen Netz zu finden, ist vielleicht noch halbwegs einfach, aber wenn Mitarbeiter ihr Notebook nur selten andocken, dann wird das schon ein wenig aufwändiger. Und was passiert mit PSTs, die auf Gruppenmailboxen liegen oder mit Passwörtern verschlüsselt sind? Das bedeutet intensive Detektivarbeit. Und danach sind Fragen zu beantworten, wem gehört die Datei und soll diese überhaupt und wie migriert werden. Ein großer Finanzdienstleister hat mit dieser Aufgabe ein Dutzend Studenten jahrelang beschäftigt. Das ist sehr ineffektiv und insgesamt sehr zeitaufwändig.

Wir reden also nicht über die PST-Migration an sich, sondern über den organisatorischen Prozess der Wiedereingliederung. Kann Ihr selbst entwickeltes Tool hier helfen?

Claus Longerich: Wie Sie sicher wissen, habe ich lange Zeit für KVS gearbeitet. Seit KVS Version 6 gibt es Schnittstellen, über die man mit Fremd-Software auf die Archivierungs-Software zugreifen kann. KVS hat damals mit Enterprise Vault ein E-Mail-Archiv angeboten und darin ein Modul zur PST-Migration. Die Funktionalität hat sich mit der neuesten Version 7.0 aus unserer Sicht noch verbessert. Das reicht aber nicht. Wir haben dann aus der Not heraus ein Tool mit Web-Oberfläche konzipiert, das als PST-Scanner arbeitet und noch einiges mehr kann. MT, das steht für Migrator, ackert sich durch alle Notebooks, alle lokalen Registry-Einträge und das gesamte Netzwerk – wenn man das möchte – und listet schlussendlich eine Datenbanktabelle, die Ort und Besitzer von PST-Dateien auflistet.

Sie müssen jetzt also nur noch Kontakt mit dem Besitzer aufnehmen?

Frauke Groß: Aber nicht persönlich. Auch dafür eignet sich unsere Software. Die Web-Oberfläche lässt sich ins Intranet einbinden. Der User wird per E-Mail informiert und kann dann in unserem Tool die Aktionen „migrieren“, „löschen“, „CD brennen“ oder andere firmenspezifische Optionen wählen. Der gesamte organisatorische Prozess, der sich ansonsten über Monate, wenn nicht Jahre hinzieht, wird jetzt mit Hilfe unseres Tools abgewickelt. In einem letzten Schritt kopiert es die PST-Dateien auf den Archivierungsserver und entfernt nicht nur die Dateien, sondern auch die Spuren in den Outlook-Profilen. So kann ich nicht nur eine saubere PST-Migration vornehmen, sondern spare viel Arbeitszeit und Geld für teure Speichermedien ein.

Dieses Interview stammt aus der Juni/Juli-Ausgabe unserer Fachzeitschrift STORAGE. Wenn Sie Beiträge wie diesen und weitere hochklassige Analysen und Produkttests in Zukunft regelmäßig und kostenlos nach Hause geliefert bekommen möchten, registrieren Sie sich jetzt bei Storage-Insider.de (Link unten). Mit dem Experten-Know-how von STORAGE finden Sie dann künftig mehr Zeit für die wichtigen Dinge Ihres Jobs!

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