Unterschätzte Ordnung: Master-Data-Management MDM ordnet das Datenchaos und schafft Mehrwert

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Im Zuge der voranschreitenden digitalen Transformation wird die Verwaltung der Produkt-, Kunden- und Geschäftspartnerstammdaten zur Herkulesaufgabe. Und: Sie nimmt erfolgskritische Dimensionen an.

Nahezu alle Unternehmen spüren den Druck der Pandemie; sie transformiert Geschäftsprozesse und organisatorische Strukturen mit nie dagewesener Geschwindigkeit. Wer sich dem Tempo der Transformation entzieht, der droht nicht nur im internationalen Wettbewerb an Boden zu verlieren, sondern setzt seine unternehmerische Zukunft aufs Spiel.

Mit diesem Wissen wird so ziemlich jeder Bereich auf Optimierungspotenzial geprüft, der digitale Reifegrad steigt. Was dabei aber oftmals unterschätzt oder in Vergessenheit gerät, ist die Notwendigkeit eines umfangreichen und strategischen Stammdatenmanagements.

Daten sind der wichtigste Rohstoff der Zukunft. Ihre Bedeutung, Ordnung, Dokumentation und ihr Vermögenswert werden von vielen Unternehmen jedoch noch immer verkannt. Sie liegen unstrukturiert, zum Teil unvollständig oder korrupt in verschiedensten Systemen und Formaten unternehmensweit verteilt – eine unzureichende Datenqualität, die dem Geschäft, der Produktivität und den Kundenbeziehungen schadet.

Sie verursacht hohe sichtbare Kosten, wie die erneute Dateneingabe, sie führt zu verlorenen Aufträgen, erfordert Datenkorrekturen oder hat gar Geldstrafen zur Folge. Gleichzeitig entstehen Kosten, die nicht auf den ersten Blick ersichtlich sind. Die Rede ist von enormem Zeitverlust, Imageschäden, erhöhten Systemkosten, Kundenabwanderung oder Mitarbeiterunzufriedenheit.

Ordnung ins Datenchaos

Akkurate Stammdaten bilden dagegen die Basis für reibungslose Prozesse, unternehmensintern wie extern. Mit dem Master-Data-Management (MDM) bringen Unternehmen Ordnung in das Datenchaos. Die Daten werden verifiziert, validiert, strukturiert und damit nutzbar gemacht, alle kritischen Informationen an zentraler Stelle konzentriert und der Kernprozess zum Verwalten, Kategorisieren, Synchronisieren und Anreichern von Stammdaten definiert.

MDM ist jedoch nicht nur ein simples IT-System. Vor der effektiven Datennutzung steht die Frage nach dem Ziel. Sprich: Unternehmen müssen zunächst einmal, abgeleitet aus der Unternehmens- und Digitalisierungsstrategie, betrachten, welche Zielszenarien und Use Cases denkbar sind.

Im Anschluss an die Zielsetzung wird festgelegt, welche Daten hierzu notwendig und verfügbar sind. Aus der Zieldefinition heraus ergeben sich dann die Handlungsfelder für das Erschließen neuer digitaler Geschäftsmodelle.

Wo die Vorteile liegen

MDM ist also gleichsam eine organisatorische und methodische Fähigkeit, die eine starke Data Governance erfordert. Sie schafft den erforderlichen Compliance-, Ordnungs- und Steuerungsrahmen als organisatorische Grundlage, um MDM im Unternehmen einführen zu können.

Dafür muss die gesamte Organisation mitziehen, und gesetzliche Vorgaben, relevante Rollen, Verantwortlichkeiten sowie Prozesse müssen klar definiert werden. Nur so kann es gelingen, langfristig die notwendige Datenqualität zu erreichen, um digitale Geschäftsaktivitäten auch erfolgreich zu meistern.

Im Ergebnis schafft ein vollumfängliches MDM-Konzept also unternehmensweite Vorteile, insbesondere im Hinblick auf die vermehrte Erschließung von digitalen Geschäftsmodellen. Es erhöht die Produktivität, sorgt für mehr Kundenzufriedenheit sowie die Sicherung der Wettbewerbsfähigkeit. Und, last, but not least, wird durch strukturiertes Stammdatenmanagement Rechtssicherheit in Bezug auf die Datenschutz-Grundverordnung erlangt.

*Der Autor: Alexander Penitsch ist IT-Experte beim Beratungsunternehmen Atreus aus München.

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