QNAP-NAS modernisieren und Daten richtig freigeben QNAP File Station 6: bessere Ordnerfreigaben auf dem NAS

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File Station 6 führt die Dateiverwaltung auf QNAP-NAS-Systemen in eine neue Generation. Die App ersetzt die bisherige integrierte Lösung und bietet eine moderne Oberfläche, schnellere Suche, Cloud-Anbindung, Snapshot-Zugriff und flexible Freigabefunktionen für lokale und externe Speicherorte.

File Station 6 ersetzt die bisherige Dateiverwaltung File Station 5 auf QNAP-NAS durch eine neu gestaltete Oberfläche mit direkter Integration weiterer Dienste. Das System ist nicht Teil der Firmware, sondern eine eigenständige App im „App Center“. Dadurch lassen sich Updates unabhängig vom NAS-Betriebssystem einspielen, was Administratoren den Neustart des Systems erspart. Der Zugriff auf Dateien und Freigaben bleibt währenddessen möglich. Die neue Version verknüpft Funktionen aus „HybridMount“, „Qsearch“, „Snapshots“ und „Qfiling“ zu einer zentralen Arbeitsumgebung.

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File Station 6 bringt verschiedene Neuerungen

Im Hauptfenster erscheinen nun die bekannten vier Quadrate, die den Zugriff auf verbundene Anwendungen und Speicherorte vereinfachen. Die Integration von „Qsearch“ erlaubt eine Volltextsuche direkt in File Station, inklusive Erkennung von Stichwörtern in Dokumenten und Textinhalten innerhalb von Bildern durch OCR. Zusätzlich ist die interne Standardsuche deutlich präziser. Dateien lassen sich nach Typ, Speicherort, Größe oder Stichworten filtern.

Neu hinzugekommen ist der Bereich „Zuletzt verwendet“, der geöffnete, hochgeladene oder gelöschte Dateien gruppiert. Damit lässt sich unmittelbar auf kürzlich bearbeitete Daten zugreifen. Auch die Snapshot-Integration wurde überarbeitet. Statt den Umweg über „Speicher & Snapshots“ zu gehen, können ältere Versionen direkt in File Station angezeigt und wiederhergestellt werden. Ein Klick auf den gewünschten Snapshot zeigt den damaligen Dateibestand, einzelne Dateien lassen sich sofort herunterladen oder an den Ursprungsort zurückspielen.

Über das Kontextmenü „Wiederherstellen in“ ist auch eine Wiederherstellung in einen separaten Pfad möglich, ohne den aktuellen Datenstand zu überschreiben. Der neue Spotlight-Filter grenzt Suchergebnisse in Echtzeit ein. Gibt man ein Wort in das Filterfeld ein, erscheinen nur noch Dateien, deren Name diesen Begriff enthält, was bei großen Datenbeständen spürbar Zeit spart.

Auch die Einbindung externer Speicherquellen ist verbessert. Über „HybridMount“ lassen sich Cloud-Dienste wie Google Drive, OneDrive oder myQNAPcloud Storage mit lokalen Freigaben kombinieren. File Station zeigt alle verbundenen Volumes in der Seitenleiste und erlaubt den direkten Datenaustausch zwischen Cloud und NAS. Dateien können kopiert, verschoben, heruntergeladen oder per Freigabelink geteilt werden. Diese Links lassen sich mit Passwort und Ablaufdatum sichern. Neu ist zudem die Datei-Verschlüsselung auf Ordnerebene. Eine Datei kann mit Rechtsklick „Verschlüsseln“ und anschließendem Passwortschutz gesichert werden. Empfänger benötigen den „QENC Decryptor“, um den Inhalt wieder zu öffnen.

Ebenso neu ist die Möglichkeit, Office- und Google-Dokumente direkt im Browser zu bearbeiten. Wird eine Datei über „Öffnen mit“ und „Office Online bearbeiten“ gewählt, öffnet sich das Dokument im Cloud-Editor, ohne dass es zuvor lokal geladen werden muss.

Technische Grundlagen und Benutzeroberfläche

File Station 6 läuft auf QTS und QuTS hero ab Version 5.2.4 und setzt eine korrekt eingerichtete Speicherstruktur voraus. Ohne vorhandenen Speicherpool oder Volume lässt sich die Anwendung nicht starten. Nach dem ersten Aufruf durchsucht das System automatisch alle lokalen Speicherorte und bindet erkannte Volumes in die Seitenleiste ein. Neben internen Laufwerken unterstützt File Station 6 die direkte Einbindung externer Geräte wie USB-Datenträger, myQNAPcloud-Verzeichnisse, Google Drive oder weiterer NAS-Systeme im Netzwerk. Die Anwendung dient damit als zentrales Dateiverwaltungstool für alle angeschlossenen Speicherressourcen.

Die Benutzeroberfläche besteht aus Navigationsleiste, Seitenpanel und Hauptbereich. Im oberen Bereich befinden sich Schaltflächen für „Upload“, „Neuer Ordner“, „Ansicht“ und „Suche“. Der mittlere Bereich zeigt die Inhalte der ausgewählten Verzeichnisse, die Ansicht lässt sich über das Menü „Ansicht“ zwischen Symbolen, Listen oder Details umschalten. In den Anzeigeoptionen kann der Administrator festlegen, ob Miniaturansichten, Dateigrößen oder Änderungsdaten eingeblendet werden. Änderungen wirken sich sofort auf die Darstellung aus, ohne dass das Fenster neu geladen werden muss.

Auch der Umgang mit großen Datenmengen ist optimiert. File Station 6 verwendet asynchrone Ladeprozesse, sodass Verzeichnisse mit zahlreichen Dateien ohne Wartezeit geöffnet werden. Über das Kontextmenü können Dateien kopiert, verschoben, umbenannt oder mit Zugriffsrechten versehen werden. Die Suche erkennt sowohl Stichwörter in Dateinamen als auch Begriffe in Metadaten oder Tags. Administratoren können Suchvorgänge auf bestimmte Speicherorte begrenzen oder Filter nach Dateityp und Zeitraum setzen. Damit eignet sich File Station 6 auch für komplexe NAS-Strukturen mit mehreren Terabyte Daten.

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Vorbereitung und erste Einrichtung

Vor der aktiven Nutzung von File Station 6 muss das NAS über lokale Speicherpools und Volumes verfügen. Diese werden im Bereich „Speicher & Snapshots“ erstellt und bilden die Grundlage für alle Freigabeordner. Auf Systemen mit QTS entsteht zunächst ein Volume, während unter QuTS hero ein Freigabeordner angelegt wird. Beide Varianten können nachträglich erweitert oder mit Quotas versehen werden, um den verfügbaren Speicher für Benutzergruppen zu begrenzen. Nach der Einrichtung der lokalen Strukturen prüft File Station 6 beim Start, ob Medienindizierung und Dateiservices wie SMB, AFP oder NFS aktiv sind. Erst wenn diese Dienste laufen, erscheint die vollständige Laufwerksliste in der Seitenleiste.

Administratoren können anschließend festlegen, welche Benutzer Zugriff auf bestimmte Freigaben erhalten. Die Rechteverwaltung erfolgt über das Menü „Eigenschaften“ und „Berechtigungen bearbeiten“. Dabei lassen sich Lese- und Schreibrechte getrennt vergeben. Die Konfiguration speichert File Station 6 direkt in den Freigabeattributen, sodass Änderungen sofort wirksam werden. Zusätzlich kann die Option „Papierkorb aktivieren“ gesetzt werden, um versehentlich gelöschte Dateien wiederherzustellen.

Bei neuen Systemen empfiehlt sich zudem die Aktivierung der Multimedia-Unterstützung. Über den Schalter „Multimedia-Unterstützung aktivieren“ werden Mediendateien automatisch kategorisiert und mit Metadaten versehen, was die Suche in umfangreichen Bibliotheken erleichtert. Wer externe Speicher einbindet, sollte in den Optionen „Externe Speicherorte verbinden“ prüfen, ob die Verbindung über HTTPS erfolgt. Nur so ist der Zugriff auf Cloud- oder Remote-Verzeichnisse abgesichert.

Upgrade von File Station 5 zu File Station 6

Der Umstieg auf die neue File Station 6 erfolgt über das „App Center“. Voraussetzung ist QTS oder QuTS hero ab Version 5.2.4. Nutzer, die File Station 5 verwenden, öffnen zunächst das „App Center“ und rufen dort über das Zahnrad-Symbol das Fenster „Einstellungen“ auf. Auf der Registerkarte „Allgemein“ aktivieren sie die Option „Nehmen Sie am QNAP-App-Beta-Programm teil“. Nach dem Lesen und Akzeptieren der Bedingungen wird mit „Ja“ bestätigt und mit „Übernehmen“ gespeichert. Anschließend schließt man das Fenster über „Schließen“.

Nach Aktivierung des Beta-Zugangs öffnet man erneut die Suchleiste im App Center, gibt „File Station 6“ ein und klickt auf „Installieren“. Danach wählt man das gewünschte Volume, bestätigt mit „OK“ und startet die Installation. Nach Abschluss ist File Station 6 aktiv, und File Station 5 wird automatisch deaktiviert. Beide Versionen bleiben jedoch auf dem System erhalten, sodass sich jederzeit zwischen ihnen wechseln lässt. Über das Menü oben rechts in File Station kann durch Auswahl von „File Station 5 aktivieren“ wieder zur älteren Oberfläche gewechselt werden. Wer File Station 5 nicht mehr braucht, kann die App an dieser Stelle auch deinstallieren und arbeitet nur noch mit der neuen Version 6.

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Freigaben und Praxis

Nach der Installation von File Station 6 empfiehlt es sich, lokale Speicherpools und Volumes über „Speicher & Snapshots“ anzulegen. Anschließend lassen sich über „Systemsteuerung“ und „Freigabeordner“ die zentralen Ablagen für Benutzer und Gruppen erstellen. File Station 6 erkennt diese automatisch und zeigt sie im linken Bereich. Dateien können per Drag-and-drop hochgeladen oder über das Kontextmenü „Hochladen“ hinzugefügt werden. Für strukturierte Ablagen legt man über „Neuer Ordner“ Unterverzeichnisse an und vergibt Berechtigungen über „Eigenschaften“ und „Berechtigungen bearbeiten“.

Freigaben auf Netzwerkebene bleiben über SMB, NFS oder AFP erreichbar. Wird auf Windows-Clients zugegriffen, empfiehlt sich die Verbindung mit „\NAS-IP\Freigabename“. Über die Registerkarte „Erweitert“ in den Ordneroptionen lassen sich Quotas, Papierkorb und Versionsverwaltung aktivieren. Der integrierte Papierkorb kann über das Menü „Extras“ geleert oder zur Wiederherstellung einzelner Dateien geöffnet werden. Für externe Zugriffe bietet sich myQNAPcloud an, das eine sichere Freigabe ohne Portweiterleitung ermöglicht. Wer lieber mit VPN arbeitet, kann Verbindungen über Tailscale oder klassische IPsec-Profile einrichten.

Für den mobilen Zugriff steht „Qfile Pro“ zur Verfügung. Nach Anmeldung mit QNAP-ID synchronisiert die App Dateien zwischen Smartphone und NAS und ermöglicht den Upload von Fotos oder Dokumenten in festgelegte Freigaben. Die App unterstützt ebenfalls das Anzeigen von Vorschaubildern und das Freigeben von Links. Medien lassen sich über aktivierte Multimedia-Unterstützung direkt öffnen. Dazu wird in den Einstellungen von File Station der Parameter „Multimedia-Unterstützung aktivieren“ gesetzt, wodurch Videos und Bilder in kompatiblen Anwendungen angezeigt werden.

Im Alltag zeigt sich File Station 6 als deutlich effizienter. Die Suchfunktionen, der schnelle Zugriff auf Snapshots und die zentrale Verwaltung externer Speicherplätze erleichtern die Organisation großer Datenbestände. Durch die Entkopplung von der Firmware kann QNAP einzelne Komponenten künftig schneller aktualisieren. Wer Netzwerkfreigaben strukturiert einrichtet und Rechte sauber zuweist, erhält mit File Station 6 ein flexibles Werkzeug, das lokale und Cloud-basierte Datenquellen nahtlos zusammenführt.

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