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Bibliotheken, Webseiten, Berechtigungen und Einstellungen in der Cloud anpassen SharePoint Online mit der PowerShell verwalten

Von Thomas Joos 5 min Lesedauer

Admins, die Microsoft-365-Umgebungen verwalten, müssen häufig verschiedene Anpassungen und Abfragen für SharePoint Online durchführen. Das geht mit der Powershell über ein eigenes Modul, das vom lokalen Rechner aus auf Ressourcen in der Cloud zugreifen kann.

Mit der Powershell können Admins über ein Modul SharePoint-Online-Aufgaben erledigen.(Bild: deagreez - stock.adobe.com)
Mit der Powershell können Admins über ein Modul SharePoint-Online-Aufgaben erledigen.
(Bild: deagreez - stock.adobe.com)

SharePoint Online ist eine etablierte Plattform für Zusammenarbeit und Dokumentenmanagement, die zeitaufwändig sein kann, wenn es um die Verwaltung von Benutzern, Berechtigungen und Inhalten geht. PowerShell ist eine effiziente Möglichkeit, SharePoint Online einfacher zu verwalten.

Durch die Automatisierung von Aufgaben und Prozessen spart die PowerShell Zeit und reduziert Fehler. Mit PowerShell können Admins SharePoint-Aufgaben in nur wenigen Schritten ausführen und wesentlich schneller als über die SharePoint-Weboberfläche arbeiten. PowerShell bietet auch Flexibilität bei der Verwaltung von SharePoint Online, zum Beispiel durch die Erstellung von Skripten, um Inhalte zu sichern, zu migrieren oder zu löschen.

Die verschiedenen Dienste in Microsoft 365 und natürlich auch SharePoint Online lassen sich mit der PowerShell vom lokalen Rechner aus umfassend verwalten. Dazu stellt Microsoft ein eigenes Modul zur Verfügung, das in Windows 10/11 und Windows Server 2019/2022 online installiert werden kann. Neben der PowerShell 5.x kann das Modul auch mit PowerShell 7.x und im Terminal von Windows 11 und Windows Server 2022 genutzt werden. Allerdings ist das Modul eher für die klassische PowerShell optimiert, sodass es teilweise bei der Verwendung von PowerShell 7.x zu Verbindungsproblemen kommen kann.

Einstieg und Installation in die PowerShell-Verwaltung von SharePoint Online

Um SharePoint Online in Microsoft 365 mit der PowerShell zu verwalten, ist das Modul „Microsoft.Online.SharePoint.PowerShell“ notwendig. Ob dieses Modul bereits installiert ist, lässt sich in der PowerShell mit dem folgenden Befehl herausfinden:

Get-Module -Name Microsoft.Online.SharePoint.PowerShell -ListAvailable | Select Name,Version

Die Installation kann auf dem lokalen Rechner mit dem folgenden Befehl begonnen werden:

Install-Module -Name Microsoft.Online.SharePoint.PowerShell

Wenn das Modul installiert ist und eine neue Version zur Verfügung steht, lässt sich die lokale Installation ebenfalls in der PowerShell aktualisieren. Dazu kommt der folgende Befehl zum Einsatz:

Update-Module -Name Microsoft.Online.SharePoint.PowerShell

Das Modul steht in der PowerShell aber erst nach einem Neustart der PowerShell-Sitzung zur Verfügung, oder indem das Modul mit dem folgenden Befehl in der aktuellen Sitzung geladen wird:

Import-Module -Name Microsoft.Online.SharePoint.PowerShell -verbose

Alle Cmdlets, die das Modul bietet, können mit dem folgenden Befehl angezeigt werden:

Get-Command -Module Microsoft.Online.SharePoint.PowerShell

Verbindungsaufbau lokaler PowerShell-Sitzungen mit Microsoft 365 und erste Schritte

Um die lokale PowerShell mit Microsoft 365 zu verbinden, um SharePoint Online zu verwalten, ist zunächst eine Anmeldung notwendig. Diese wird mit dem Cmdlet „Connect-SPOService“ nach der folgenden Syntax aufgebaut:

Connect-SPOService -URL https://<Name des Abos>-admin.sharepoint.com

Der Name des Abos ist zu sehen, wenn im Webbrowser SharePoint Online geöffnet wird. Nach dem Namen kommt dann noch „-admin.sharepoint.com“, zwischen dem Namen und der Erweiterung kommt kein Leerzeichen. Danach erscheint ein Anmeldefenster für Microsoft 365, und die Sitzung steht zur Verfügung. Auf diesem Weg kann auch die Multi-Faktor-Authentifizierung von Microsoft 365 zum Einsatz kommen. Ob die Verbindung erfolgreich aufgebaut wurde, lässt sich durch Abfrage der aktuellen Einstellungen mit dem folgenden Cmdlet überprüfen: „Get-SPOTenant“.

Die einzelnen Sites in SharePoint Online können mit dem folgenden Cmdlet angezeigt werden: „Get-SPOSite“.

Neben dem Abfragen von Einstellungen ist es mit der PowerShell auch möglich, Verwaltungsaufgaben durchzuführen und sogar Dateien hochzuladen. Wir zeigen nachfolgend verschiedene Beispiele zur Verwaltung von SharePoint Online mit der PowerShell:

Eine SharePoint-Website erstellen:

New-SPOSite -Url https://yourdomain.sharepoint.com/sites/newsite -Title "New Site" -Owner "user@yourdomain.com"

Eine SharePoint-Website löschen:

Remove-SPOSite -Identity https://yourdomain.sharepoint.com/sites/newsite -Confirm:$false

Eine Liste erstellen:

New-SPOList -Title "New List" -Template GenericList -Url "https://yourdomain.sharepoint.com/sites/newsite/Lists/NewList"

Eine Liste löschen:

Remove-SPOList -Identity "New List" -Url "https://yourdomain.sharepoint.com/sites/newsite/Lists/NewList" -Confirm:$false

Eine neue SharePoint-Gruppe erstellen:

New-SPOSiteGroup -Site https://yourdomain.sharepoint.com/sites/newsite -Group "New Group" -PermissionLevels "Contribute", "Read"

Eine SharePoint-Gruppe löschen:

Remove-SPOSiteGroup -Site https://yourdomain.sharepoint.com/sites/newsite -Group "New Group" -Confirm:$false

Eine Datei hochladen:

Add-SPOFile -Path "C:\Documents\Example.docx" -Folder "Shared Documents" -NewFileName "NewName.docx" -WebUrl "https://yourdomain.sharepoint.com/sites/newsite"

Eine Datei herunterladen:

Get-SPOFile -Url "https://yourdomain.sharepoint.com/sites/newsite/Shared Documents/Example.docx" -Path "C:\Documents\Example.docx"

Eine Datei löschen:

Remove-SPOFile -SiteRelativeUrl "/sites/newsite/Shared Documents/Example.docx" -Confirm:$false

Skripte für die Verwaltung von SharePoint Online mit der PowerShell

Die verschiedenen Beispiele zeigen, dass sich die Syntax durchaus ähnelt und der Einstieg in die Verwaltung daher sehr einfach ist. Mit der PowerShell können daher auch Skripte geschrieben werden, um verschiedene Dinge in der PowerShell zu automatisieren. Hier ist ein Skript, das eine SharePoint-Bibliothek erstellt und mehreren Beispielbenutzern Schreibrechte auf die Bibliothek gibt. Sinnvoll ist es, die verschiedenen Eingaben zuvor in Variablen zu speichern, zum Beispiel:

$siteUrl = "https://yourdomain.sharepoint.com/sites/newsite"$libraryName = "New Library"$user1 = "user1@yourdomain.com"$user2 = "user2@yourdomain.com"$user3 = "user3@yourdomain.com"# Verbindung mit SharePoint Online herstellenConnect-SPOService -Url $siteUrl# Bibliothek erstellen$library = New-SPOList -Title $libraryName -Template DocumentLibrary# Berechtigungen für Benutzer hinzufügenAdd-SPOListItemPermission -ListName $libraryName -Identity $user1 -Permissions "Add,Edit"Add-SPOListItemPermission -ListName $libraryName -Identity $user2 -Permissions "Add,Edit"Add-SPOListItemPermission -ListName $libraryName -Identity $user3 -Permissions "Add,Edit"

Das Skript erstellt eine Bibliothek mit dem Namen „New Library“ und fügt dann drei Beispielbenutzern Schreibrechte hinzu. Admins müssen lediglich die Konfiguration am Anfang des Skripts anpassen, um die Site-URL, den Bibliotheksnamen und die Benutzernamen anzugeben, die sie hinzufügen möchten. Die Benutzer müssen bereits in SharePoint Online vorhanden sein, damit ihnen Berechtigungen hinzugefügt werden können.

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