Von Datenchaos zu Effizienz So meistern Unternehmen die Datenflut

Anbieter zum Thema

Fsas Technologies GmbH

Impossible Cloud GmbH

Unstrukturierte Datenhaltung in Kombination mit rasant wachsenden Datenmengen machen Unternehmen das Leben schwer. Je größer die Unternehmen, desto schwieriger wird es, den Überblick zu behalten. In den Tiefen des eigenen Datendschungels setzen sich Unternehmen aber nicht nur ineffizienten und kostenintensiveren Arbeitsprozessen, sondern gegebenenfalls auch erheblichen Sicherheits- und psychologischen Risiken aus. Die Lösung: ganzheitliches intelligentes Datenmanagement.

Bis zum Jahr 2027, so die Prognose von Statista, wird die jährlich weltweit erzeugte digitale Datenmenge von 153,52 Zettabyte im Jahr 2024 auf 284,3 Zettabyte anwachsen. Schon heute kämpfen viele Organisationen mit teilweise über Jahrzehnte gewachsenen Strukturen und den daraus resultierenden großen Datenmengen. Jahrelang wurden Daten wahllos auf den eigenen Servern geparkt und aufgrund der täglichen Datenflut schlichtweg „vergessen“ – mit erheblichen Folgen für die Unternehmen.

Frustration durch schlechtes Datenmanagement

Im Durchschnitt verbringen Beschäftigte rund 30 Minuten pro Tag damit, auf Unternehmensservern nach Daten oder Informationen zu suchen, die sie für ihre tägliche Arbeit benötigen. Ein Großteil der Beschäftigten benötigt sogar mehr als eine Stunde pro Tag, um in digitalen Ordnerstrukturen nach den richtigen Dokumenten zu suchen – teilweise mit Hilfe weiterer Kollegen. Der Datendschungel geht zu Lasten der Mitarbeitenden. Aus arbeitspsychologischer Sicht setzt er alle Beteiligten unter Druck und führt zu Stress und Frustration bei Arbeitgebern und Arbeitnehmern gleichermaßen.

NIS-2 und DSGVO erhöhen den Druck

Gleichzeitig gilt es, im Hinblick auf NIS-2 und DSGVO für saubere Daten zu sorgen. Intelligentes Datenmanagement ist hier von entscheidender Bedeutung, da beide Regelwerke strenge Anforderungen an die Datensicherheit und den Datenschutz stellen.

Im Rahmen der NIS-2-Richtlinie sind Unternehmen verpflichtet, klare Sicherheitsstandards einzuhalten, um Risiken zu minimieren und die Integrität ihrer IT-Systeme zu gewährleisten. Ein zentrales Element ist dabei die Dokumentation und Verwaltung von Datenstrukturen und Zugriffsrechten. Historisch gewachsene, unübersichtliche Datenbestände können zu Sicherheitslücken führen, da unklare Zugriffsrechte und unstrukturierte Daten die Einhaltung der NIS-2-Vorgaben erschweren. Intelligentes Datenmanagement hilft, diese Strukturen zu bereinigen und transparente, sichere Datenumgebungen zu schaffen.

Im Hinblick auf die DSGVO unterstützt es dabei, Datenbestände effizient zu organisieren, Zugriffsrechte klar zu definieren und somit die geltenden Anforderungen zu erfüllen. Dazu gehören auch die regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung der Daten sowie die Implementierung von Lösch- und Archivierungsprozessen für nicht mehr benötigte Informationen.

Ordnung und Struktur in Daten und Fileserver bringen

Um dem Datensumpf langfristig entgegenzuwirken, hilft es nur, alle unternehmensbezogenen Informationen und Fileserver von Grund auf zu strukturieren und ein ganzheitliches Datenmanagement zu implementieren. Doch wie geht man eine solche Mammutaufgabe richtig und vor allem langfristig nachhaltig an?

„Speicherhungrig“ – der Storage-Insider-Podcast, Folge 11

Speichergrößen: Ralf Bogner, SEP

Schritt 1: Fileserver-Analyse

Zu Beginn empfiehlt sich eine umfassende Fileserver-Analyse aller Datenbestände und Berechtigungsstrukturen. So erhalten alle Verantwortlichen – auf Management- und IT-Ebene – einen umfassenden Überblick über die Gesamtsituation der Unternehmensdaten. An dieser Stelle setzt oft der erste Aha-Effekt ein. Berechtigungen sind häufig zu breit gestreut und werden nicht regelmäßig aktualisiert, was das gesamte Unternehmen einem unkontrollierbaren Sicherheitsrisiko aussetzt. Teilweise gibt es auch keinen Offboarding-Prozess beim Ausscheiden von Mitarbeitenden. Werden Zugriffsrechte aber nicht schnell genug überprüft und entzogen, kann es im Extremfall zu Datendiebstahl kommen.

In dieser Phase geht es auch um die eindeutige Identifikation der Data-Owner, also der Datenverantwortlichen für bestimmte Datenbereiche (beispielsweise der Abteilungsleiter für das Abteilungsverzeichnis). Oft ist es aber nicht klar, wer das sein könnte. Dann helfen Auswertungen der Accounts in Bezug auf die erzeugten Datenmengen dabei, die entsprechenden Personen zu identifizieren.

Schritt 2: Clean-up

Im anschließenden „Clean-up“ werden bestehende Fileserver-Strukturen möglichst automatisiert neu aufgebaut; dabei helfen Tools zur automatisierten Datenbereinigung. Sie sortieren die Daten in zwei Gruppen:

• 1. Daten, die für die tägliche Arbeit relevant sind,

• 2. Rest = (archivierte) Daten, von denen man sich noch nicht endgültig trennen möchte.

Ein gezieltes Clean-up sorgt dafür, dass redundante, veraltete oder irrelevante Daten (ROT-Daten) entfernt beziehungsweise archiviert werden, die nicht nur Speicherplatz belegen, sondern auch Sicherheits- und Compliance-Risiken erhöhen.

Durch die anschließende Verflachung der Verzeichnisstrukturen, also die Reduzierung der Verzeichnistiefen, werden Berechtigungen korrekt vergeben und die Klickwege zu relevanten Daten verkürzt.

Schritt 3: Implementierung einer intelligenten Archivierung

Die bereinigten und neu organisierten Daten werden anschließend in eine neue Struktur eingeordnet. Damit Daten auch Jahre später noch geordnet und leicht auffindbar sind, ist die Implementierung einer intelligenten Archivierung empfehlenswert. Im Gegensatz zur klassischen Archivierung, bei der der Nutzer nichts von der Verschiebung oder dem Verschwinden von Daten merken soll, wird der Prozess bei der intelligenten Archivierung transparent gestaltet. Der Data-Owner kann Einfluss auf die Archivierung nehmen. Das ermöglicht ihm, präzise zu entscheiden, welche Daten oder Ordner archiviert werden sollen und welche nicht.

Die Struktur soll nicht gleichbleiben, sondern vereinfacht und verflacht werden. Veraltete Dateien und leere Ordner werden entfernt und über einen zentralen Archivlink erreichbar. Das führt zu einer übersichtlicheren und benutzerfreundlicheren Darstellung. Durch diese Implementierung können alte Ordner und Dateien aus dem Sichtfeld verschwinden, bleiben jedoch mit einem Klick erreichbar. In Kombination mit der konsequenten Überarbeitung aller Zugriffsrechte nach Microsoft Best Practices wird ein nachhaltiger und effektiver Aufräumprozess initiiert, um die Anhäufung von neuem Datenmüll zu vermeiden.

Fazit

Intelligentes Datenmanagement ist essenziell, um den Herausforderungen unstrukturierter Datenhaltung in Anbetracht rasant wachsender Datenmengen zu begegnen. Ohne klare Strukturen riskieren Unternehmen nicht nur ineffiziente Prozesse und Sicherheitslücken, sondern auch rechtliche Verstöße gegen NIS-2 und DSGVO. Die Lösung liegt in einem dreistufigen Ansatz: einer umfassenden Fileserver-Analyse, einer gezielten Bereinigung und der Implementierung einer intelligenten Archivierung. Das ist der Schlüssel, nicht nur für mehr Transparenz, sondern auch für mehr Sicherheit und Compliance. Arbeitgeber sind in der Pflicht, alle Mitarbeitenden fortlaufend zu sensibilisieren und zu schulen, um ein nachhaltiges Datenmanagement sicherzustellen. So wird langfristig nicht nur der Stress reduziert, sondern auch die Basis für effiziente und sichere Arbeitsstrukturen geschaffen.

* Der Autor: Thomas Gomell, Enterprise Architect, migRaven GmbH

Aktuelles eBook

Alle Daten im Griff – der Weg zum passenden Data-Management

Daten nur zum Selbstzweck zu speichern, kann sich heute praktisch kein Unternehmen mehr leisten. Um den Überblick zu behalten und Nutzen aus den gespeicherten Daten zu ziehen, wird ein entsprechendes Datenmanagement benötigt. Unser neues eBook erläutert detailliert, worauf es dabei ankommt, welche Ansätze es gibt und wo Potenziale zur Verbesserung liegen.

Die Themen im Überblick:

• Data-Management lokal und in der Private Cloud
• Data-Management in der Cloud
• Globales Data-Management

eBook „Data-Management“ kostenlos downloaden

(ID:50282644)