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Datenverwaltungsrichtlinie Was ist eine Data Management Policy?

Von Dipl.-Ing. (FH) Stefan Luber 2 min Lesedauer

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Eine Data Management Policy ist eine Richtlinie im Umgang mit Daten. Sie gibt vor, wie ein Unternehmen oder eine andere Organisation Daten sammelt, speichert, verarbeitet, teilt und schützt. Die Policy trägt dazu bei, die Geschäftsziele zu erreichen, Daten zu schützen und rechtliche Vorgaben oder Compliance-Richtlinien einzuhalten. Sie ist ein wichtiger Grundpfeiler einer ganzheitlichen Data Governance.

Die wichtigsten IT-Fachbegriffe verständlich erklärt.(Bild: © aga7ta - Fotolia)
Die wichtigsten IT-Fachbegriffe verständlich erklärt.
(Bild: © aga7ta - Fotolia)

Die Data Management Policy ist eine wichtige Komponente der Data Governance und Teil des Datenmanagements eines Unternehmens oder einer anderen Organisation. Der Begriff lässt sich mit „Datenverwaltungsrichtlinie“ ins Deutsche übersetzen. Es handelt sich um eine Sammlung von Richtlinien im Umgang mit Daten. Sie gibt vor, wie Unternehmen oder Organisationen Daten sammeln, speichern, verarbeiten, verwalten, mit anderen teilen und schützen. Die Vorgaben sind in einem Dokument zusammengefasst und behandeln verschiedene Aspekte des Datenmanagements.

Die Policy unterstützt Unternehmen dabei, die Geschäftsziele zu erreichen. Gleichzeitig stellt sie sicher, dass rechtliche Vorgaben und Compliance-Richtlinien eingehalten werden und die Daten sicher und geschützt sind. Hierfür definiert die Policy unter anderem die Rollen und Verantwortlichkeiten der in den datenrelevanten Prozessen involvierten Personen und Gruppen. In der Regel wird die Datenverwaltungsrichtlinie von der Geschäftsführung verantwortet. Häufig übernehmen der Chief Information Officer (CIO) und andere Managementpositionen Führungsrollen bei der Erstellung und Durchsetzung der Policy.

Ziele einer Data Management Policy

Die Datenmanagement-Policy verfolgt mehrere Ziele. Zu diesen Zielen gehören:

  • den Mitarbeitern klare Regeln im Umgang mit Daten an die Hand geben,
  • die Verantwortlichkeiten für Daten eindeutig benennen,
  • für mehr Transparenz im Umgang mit Daten sorgen,
  • das Unternehmen bei der Erreichung der Geschäftsziele unterstützen,
  • die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben sicherstellen,
  • die geltenden Compliance-Richtlinien erfüllen,
  • für einen sicheren Umgang mit Daten sorgen,
  • die Datenschutzvorgaben erfüllen,
  • die Integrität und Verfügbarkeit der Daten sicherstellen,
  • das Risiko von Datenpannen minimieren,
  • die Datenqualitätsstandards einhalten.

Inhalte einer Data Management Policy

Eine Datenverwaltungsrichtlinie lässt sich in mehrere Einzelrichtlinien untergliedern, die jeweils bestimmte Aspekte im Umgang mit den Daten behandeln. Die verschiedenen Richtlinien benennen die Datenverantwortlichen, legen Zugriffsrechte fest und definieren, welche Daten gesammelt werden, wie sie zu speichern sind, welche Schutzmaßnahmen einzuhalten sind, ob Daten zu anonymisieren sind, wie und mit wem sie geteilt werden dürfen, wie lange Daten aufbewahrt werden, wann sie gelöscht werden können oder müssen und vieles mehr. Eine Aufteilung der Policy in einzelne Richtlinien könnte folgendermaßen gegliedert sein:

  • Richtlinie zu Datenverantwortlichkeiten,
  • Richtlinie zur Datensammlung,
  • Richtlinie zur Klassifizierung der Daten,
  • Richtlinie zu Datenzugriffsrechten und zur Autorisierung,
  • Richtlinie zur Datenverarbeitung,
  • Richtlinie zur Datenvorhaltung,
  • Richtlinie zum Datenschutz,
  • Richtlinie zur Datenvernichtung,
  • Richtlinie zum Übermitteln und Teilen von Daten.

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