Sharepoint-Integration – Fluch oder Segen

Zehn Aspekte, die man vor der Sharepoint-Einführung erwägen sollte

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Auf welche Aspekte es insbesondere bei einer Sharepoint-Integration ankommt, verdeutlicht folgender Punkteplan:

1. Ganzheitlicher Ansatz anstatt Stückwerk

Am Anfang steht ide Ermittlung des Status Quo mit vielen Fragen und die Festlegung des Ziels, also wohin die Collaboration-Reise gehen soll. Zunächst müssen die IT-Verantwortlichen sich einen Überblick darüber verschaffen, wie ihre derzeitigen Kommunikations- und Informationsprozesse ablaufen.

Wie werden Dokumente und Informationen im Team ausgetauscht, verwaltet und bearbeitet? Wieviele Systeme sind in die Abwicklung involviert und wieviele von ihnen müssen die Mitarbeiter demnach beherrschen, um ihren Job erfolgreich zu erledigen? Wie einfach können die Mitarbeiter bisher Informationen aus unterschiedlichen Quellen nutzen, um diese dann gemeinsam im Team zu bearbeiten oder zusammenzuführen?

Die Antworten auf diese Fragen ergeben ein Bild des Ist-Standes, der aktuellen Arbeitsorganisation und zeigen Schwachstellen auf, die im Hinblick auf das geschäftliche Ziel optimiert werden müssen.

Das Ziel für die Einführung von Sharepoint muss sich immer am Unternehmensziel ausrichten. Für eine Umsatzsteigerung müssen beispielsweise die Informationsflüsse besser strukturiert oder die Reisekosten massiv zurückgefahren werden.

In jedem Fall sollte schon bei der initialen Einführung daran gedacht werden, wie sich in den kommenden Jahren der Status der Zusammenarbeit über die jeweils eingesetzten Plattformen weiterentwickeln kann, zum Beispiel durch die Integration sozialer Netzwerke.

2. Nicht ohne den Betriebsrat

Bevor die eigentliche Einführung ansteht, muss der Betriebsrat in das Projekt involviert werden. Schließlich geht es hier auch um einen permanenten Austausch personenbezogener Daten und Informationen. Daher ist es sinnvoll, dem Betriebsrat ein Verständnis für die Vorzüge sowie die Art und Weise der Zusammenarbeit über Sharepoint zu geben.

3. Interne Multiplikatoren aufbauen

Die IT–Abteilung muß vor der eigentlichen Einführung frühzeitig ihre „Multiplikatoren“ benennen. Dieser Personenkreis sollte für die übrigen Mitarbeiter ein Vorbild verkörpern und infolgedessen innerhalb der einzelnen Teams die mit Sharepoint arbeiten müssen, auch die „Leaderfunktion“ übernehmen.

Diese „Multiplikatoren“ sollten dann auch direkt zu „Team-Site Ownern“ ernannt werden, deren Aufgabe es ist dafür zu sorgen, dass alle Mitarbeiter im Team die Plattform akzeptieren und lernen, mit ihr zu arbeiten.

4. „Quick wins“ identifizieren

Es ist empfehlenswert, die Sharepoint-Einführung in kleinen Schritten mit Teillösungen vorzunehmen. Naheliegend sind hier zunächst Anwendungen, die bei vielen Mitarbeitern schon zu liebgewonnenen Gewohnheiten geworden sind.

Beispielsweise gilt es E-Mail Attachments durch Pointer zu ersetzen, da Dokumente, die früher angehängt wurden, nur noch über Sharepoint bearbeitet werden. Sogenannte Leuchtturm-Anwendungen, also Lösungen die mit Sharepoint häufig und von vielen Mitarbeitern genutzt werden, können anschließend identifiziert und klar benannt werden.

Durch praxisnahe und gezielte Informationen lassen sich die Vorteile der Applikationen transparenter darstellen, wodurch das Nutzerverhalten gesteuert wird und die Akzeptanz für die neue Lösung steigt.

So wird den Mitarbeitern durch „learning by doing“ schrittweise der Vorteil der Plattform klar und führt sie allmählich an die praktische Nutzung heran.

weiter mit: Sharepoint stellt viele Gewohnheiten auf den Kopf

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