Sharepoint-Integration – Fluch oder Segen

Zehn Aspekte, die man vor der Sharepoint-Einführung erwägen sollte

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5. Konkreten Nutzen kommunizieren

Es ist in jedem Fall notwendig, die einzelnen Bausteine im Kontext des jeweiligen Endanwenders zu kommunizieren. Den entsprechenden Personen muss klar werden, warum z.B. die synchrone Bearbeitung eines Dokumentes für den eigenen Job gewinnbringend ist oder inwiefern „Wikis“ die Arbeit künftig sinnvoll unterstützen können.

Wichtig dabei: das neue Office-Portfolio sollte den Mitarbeitern entlang ihrer speziellen Arbeitssituation immer angeboten, nie aufgezwungen werden. Die IT muss in der Lage sein, Funktionalitäten, die in der Zukunft für den Mitarbeiter wichtig werden, frühzeitig zu antizipieren.

6. Architektur dynamisch halten

Richtlinien für die architektonische Weiterentwicklung müssen entlang der Business-Zielsetzung entwicklungsfähig bleiben, beispielsweise für eine bessere Skalierbarkeit.

Das bedeutet allerdings nicht, dass es keinerlei „visual basics“ bedarf. Diese sollten eine einheitliche Basis (z.B. Dashboard) für den weiteren Ausbau von Sharepoint darstellen. Das erleichtert den Anwendern zudem die Nutzerführung und motiviert sie, die Lösung im Alltag zu nutzen.

6. Die Sprache des Anwenders sprechen

Da jeder Fachbereich Sharepoint als individuelle Kommunikationsgrundlage für seine eigene Aufgabenstellung sieht, sollte die IT bereits in der Konzeptionsphase genau wissen, welche Teams über Sharepoint zusammenarbeiten sollen.

Welche Kommunikationsprozesse wird das Projektmanagement benötigen, welche die Marketingabteilung? Stehen die jeweiligen Set-ups fest, sollte der Mehrwert über die neue Form der Zusammenarbeit auch in der Sprache der jeweiligen Anwender kommuniziert werden. Diese Aufgabe muss nicht zwingend die IT-Abteilung übernehmen.

7. Veränderte Verantwortlichkeiten

Da die Einführung von Sharepoint auch eine veränderte Rollenverteilung mit sich bringt, sollte diese schon während des Roll-outs „gelebt“ werden. Ein Team-site Owner ist für das gesamte Management der Teamräume, zum Beispiel für die Vergabe von Berechtigungen, zuständig.

Dementsprechend sollte er gegenüber den Mitarbeitern von Anfang an in dieser Funktion auftreten. Die IT tritt idealerweise bei der eigentlichen Umsetzung in den Hintergrund, und hat hier die Lotsenfunktion inne.

8. Sozio-hierarchische Unterschiede berücksichtigen

Bei der Einführung muss die IT unbedingt verstärkt darauf achten, wer voraussichtlich in der Zukunft über Sharepoint miteinander arbeiten wird, und wo es zu Kompetenz-Gerangel kommen könnte.

Tendenziell tun sich jüngere digital-affine Mitarbeiter leichter, die neue Arbeitsform anzunehmen. Ältere Mitarbeiter oder auch das Management benötigen unter Umständen länger, um sich auf den Austausch mit jüngeren Kollegen einzulassen.

Das sollte die IT mit ins Kalkül nehmen. Die Scheu vor der Zusammenarbeit mit bisher unbekannten Kollegen, beispielsweise im internationalen Umfeld, sollte klar als Chance kommuniziert werden.

9. Kontrollmechanismen berücksichtigen

Bereits innerhalb der Konzeptionsphase sollten die herkömmlichen Kontrollmechanismen überdacht werden. Fragen wie „Welche Kontrollmechanismen greifen innerhalb einer komplett transparenten Arbeitsweise?“, „Wie kann eine produktive Arbeitsweise außerhalb der Sharepoint-Anwendungen sichergestellt werden?“ müssen im Vorfeld geklärt sein.

10. Gewohnheiten verändern

Die schwierigste Aufgabe bei einer Sharepoint-Integration liegt zweifelsohne darin, langfristig die Gewohnheiten der Mitarbeiter verändern zu müssen. Und das führt nur über die Motivation und Überzeugung jedes Einzelnen zum Ziel.

Auch hier empfiehlt es sich, Veränderungen schrittweise über die tägliche Nutzungssituation herbeizuführen. Beispielsweise könnten den Mitarbeitern aktuelle News gleich über den Browser auf der Sharepoint-Oberfläche angezeigt werden.

Sie finden dann stets aktuelle Inhalte vor. Ziel muss es sein, die dauerhafte Erkenntnis „einfacher, schneller, besser“ beim Mitarbeiter hervorzurufen und die neue Arbeitsweise auch von Anfang an im Management vorzuleben.

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