20 Millionen Belege – einfach gesucht, schnell gefunden

Anbieter zum Thema

Fsas Technologies GmbH

FAST LTA GmbH

Impossible Cloud GmbH

Einfach gesucht – schnell gefunden

Technisch basiert die Suche nach Dokumenten auf der Open-Source-Volltext-Engine Apache Lucene in Kombination mit einer relationalen Datenbank – im Falle von TTS auf einer Oracle-10g-Datenbank. Diese ermöglicht die bestmögliche Nutzung beider Techniken mit den jeweiligen Vorteilen.

Die Bedienung des neuen Easy Enterprise.x ist einfach, weil der Anwender in seiner bekannten Arbeitsumgebung bleiben kann: Sucht ein Mitarbeiter zum Beispiel im Kundendienst den Reparaturauftrag „4711123“, ruft er als SAP-Nutzer den Auftrag direkt im gewohnten SAP ab. Die Archiv-Software hat dabei den SAP-Beleg mit den zugehörigen Originaldokumenten verknüpft und liefert diesen in Sekundenschnelle auf den Monitor.

Mitarbeiter ohne SAP-Lizenz können direkt über den Easy-Web-Client nach dem Dokument suchen. Durch den integrierten xView-Server lässt sich in Enterprise.x jedes Dokument seitengenau ansehen, ohne es komplett herunterladen zu müssen. So verringert sich der Datenverkehr erheblich und der User erhält nur die Informationen, die er wirklich braucht.

Belegaufkommen verdoppelt

„Seit der Einführung des neuen und leistungsstärkeren Easy Archivs speichern wir rund doppelt so viele Belege wie früher und es werden täglich mehr. Selbst elektronische Informationen wie E-Mails oder PDFs können jetzt problemlos medienbruchfrei in den gesamten Arbeitsprozess eingebunden werden“, so Dr. Ritter. Das spart nicht nur Zeit bei der Suche, sondern vermeidet auch Fehler, die bei manueller Erfassung immer wieder vorkamen.

Um Zug um Zug möglichst alle Papierdokumente digital zu erfassen und in den Workflow einzubeziehen, führte CTO zusätzlich zum Easy Archiv das neue Vertragsmanagement Otris Contract ein, das inzwischen bereits circa 1.700 Verträge enthält. Seit Januar 2011 nutzt TTS auch eine digitale Rechnungseingangsprüfung, bei der die Belege mit OCR-Erkennung eingescannt und elektronisch zugeordnet werden.

Mittlerweile wurde das gesamte Archivsystem von den WORM-Medien auf eine neue Technik umgestellt. Alle Daten (damals insgesamt circa ein Terabyte) wurden von der alten Plasmon-Jukebox in ein Fileshare-basierendes Festplattensystem von NetApp geschrieben und dort durch die SnapLock-Technik für zehn Jahre unlöschbar archiviert. Das bisher aus Performance-Gründen notwendige Vorhalten der Belege auf der Festplatte des Servers ist damit hinfällig geworden, da die Zugriffszeiten auf die neue zentrale Speichereinheit sehr kurz sind.

Das Projekt ist aber noch nicht zu Ende: Derzeit arbeitet CTO gemeinsam mit TTS an der Einführung einer medienbruchfreien Archivierung elektronischer Dokumente aller Art mittels der CTO Software clarc officeCapture.

Hat es sich gelohnt?

Die Frage nach dem Return on Investment – rund 50.000 Euro hat die Migration insgesamt inklusive neuer Hardware und Dienstleitung von CTO gekostet – ist wie so oft nicht genau zu beziffern: „Wir haben einfach eine ausreichend große und komfortable Archivlösung gebraucht, weil ohne diese unsere Geschäftsprozesse nicht mehr effizient aufrechtzuerhalten gewesen wären. Mit der Migration auf Easy Enterprise.x haben wir nun ein System, das uns neben der Hochverfügbarkeit auch unbegrenzte Skalierbarkeit garantiert und daher auch den wachsenden Anforderungen der Zukunft gewachsen ist“, sagt Dr. Ritter abschließend.

(ID:2052495)