20 Millionen Belege – einfach gesucht, schnell gefunden

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Kickoff für die Migration

Die komplexe Aufgabe, sämtliche Belege aus sieben Jahren fehlerfrei in ein neues Archiv zu überführen und dabei die Prozesse zu optimieren, wurde in einem Kickoff-Workshop zusammen mit den DMS-Spezialisten der CTO Balzuweit GmbH und zwei IT-Mitarbeitern von TTS detailliert geplant: So wurde die neue Datenstruktur nach Gesellschaften und Jahren definiert sowie über das Active-Directory mit LDAP eine neue Berechtigungsstruktur für die Zugriffe auf die Pools festgelegt.

Sechseinhalb Millionen Belege aus acht Jahren

Im Zuge der Migration war auch eine neue Speichertechnik erforderlich, weil die Speicherkapazität der vorhandenen Plasmon-Jukebox mit 30 WORM-Medien (30 Slots mit jeweils 30 Gigabyte Speichervolumen) bereits erschöpft war. Als Nachfolger kam zunächst ebenfalls eine Plasmon-Jukebox zum Einsatz, diesmal allerdings mit 80 Slots für 80 WORM-Medien à 60 Gigabyte, also knapp fünf Terabyte Speichervolumen.

Konkret ging es um sechs Millionen deutsche und internationale Belege wie zum Beispiel Ein- und Ausgangsrechnungen, Bestellungen oder Kundendienstaufträge, Lieferantenerklärungen, Im- und Exportpapiere sowie Musterberichte aus dem Qualitätswesen, auf die insgesamt rund 500 SAP-User jederzeit zugreifen können. Auch die Dokumente aus dem tschechischen Ceska Lípa und aus Niederlassungen in weiteren elf europäischen Ländern liegen im zentralen Archiv in Wendlingen.

Nach der Migration wurden noch die Firmen Microcell in Osnabrück sowie Anfang 2009 die Firma TTS Cleantec in Illertissen an das neue Archivsystem angebunden.

Migrationsschritte kontrollieren

Je nach Datenmenge dauerte eine Session nur eine Nacht oder bis zu einer Woche. „Am kompliziertesten waren die Dokumente der deutschen Gesellschaft, die nach Kategorien wie Finanzbuchhaltung, Einkauf, Kundendienst oder Qualitätsmanagement gegliedert waren“, so Dr. Ritter. Um Fehler zu vermeiden, wurde sauber dokumentiert, wie viele Daten eine Session genau umfasste. Auch mussten die einzelnen Migrationsschritte in der richtigen Reihenfolge angestoßen, abgearbeitet und kontrolliert werden.

Die alten Archive und alle Migrationsdaten wurden erhalten und an zwei verschiedenen Orten aufbewahrt. Auch alle gescannten Belege werden auf einer aktuellen WORM und zusätzlich in einem Sicherungsarchiv doppelt abgelegt. Die Papierarchive wurden komplett aufgelöst. Insgesamt dauerte die Migration vom Kickoff bis zum Going Live des neuen Archivs rund ein halbes Jahr.

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