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Vom Posteingang bis ins Archiv

Die neue DMS-Lösung umfasst mittlerweile 42 logische SAP-Archive, sogenannte Content Repositories, in denen alle SAP-relevanten Belege gespeichert und auf die 15 Speicher-Pools verteilt sind, wo sie allen SAP-Nutzern für den Zugriff zur Verfügung stehen.

Bis es allerdings soweit ist, können die Dokumente unterschiedliche Wege gehen: Alle bereits in digitaler Form eingehenden Belege – Faxe, PDFs oder TIFFs – werden durch SAP zunächst im Original erfasst und automatisch elektronisch ausgelesen. „Anschließend wird ein SAP-Beleg mit den typischen Feldern und Kennziffern wie etwa Kunden-, Auftragsnummer und Datum erstellt und im richtigen Archiv abgelegt. Zusätzlich werden sie als TIFF-Datei oder PDF gespeichert“, erklärt Dr. Ritter.

Etwas aufwendiger ist die Bearbeitung der Papierbelege. Diese werden zunächst manuell nach den Fachbereichen Einkauf, Qualitätsmanagement, Vertrieb und Finanzbuchhaltung getrennt geordnet. Zu jeder Belegnummer wird ein eindeutiger SAP-Barcode generiert, der auf die erste Seite der Originalbelege geklebt wird. Die Kundendienstbelege werden in Wendlingen in der Fachabteilung, die tschechischen Belege im Werk in Ceska Lípa jeweils direkt vor Ort mithilfe der von CTO Balzuweit entwickelten Scan-Software clarc eWork eingescannt.

Die große Masse der geordneten Belegstapel – rund 10.000 Dokumente pro Woche – geht an einen externen Dienstleister. Dieser scannt ein und liefert pro Fachbereich eine CD zurück, die bei TTS wiederum eingelesen und durch ein Batchprogramm vollautomatisch im Easy Enterprise.x Archiv gespeichert wird. Dieses ist auf einem Windows 2003 Server mit acht GigabyteHauptspeicher und 900 Gigabyte Plattenspeicher implementiert ist. Die aktuellen Daten bleiben zunächst auf der Festplatte und sind im SAP je nach Anwendung sofort oder am nächsten Tag verfügbar.

In der Nacht werden dann alle neuen Daten auf revisionssicheren WORM-Datenträgern archiviert. Ein Teil der Archive bleibt je nach fachabteilungsspezifischer Aktualität für den schnellen Zugriff online auf dem Festplattenspeicher verfügbar. Der Zeitpunkt, wann die Daten von dort endgültig auf die WORM geschrieben werden, kann pro Archiv separat definiert werden.

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