E-Mail-Archiverung bietet zahlreiche Vorteile

Condor setzt auf GFI Archiver

| Autor / Redakteur: Heather Stewart / Rainer Graefen

Die Hauptverwaltung der Condor Sicherheit & Schutz GmbH in Essen.
Die Hauptverwaltung der Condor Sicherheit & Schutz GmbH in Essen. (Condor)

Die E-Mail ist für viele Unternehmen das wichtigste Kommunikationsmittel für Mitarbeiter wie auch für die Kundenbetreuung. Doch viele E-Mail-Installationen erweisen sich in der täglichen Handhabung als aufwändig zu benutzen und zu administrieren.

Interne und externe Richtlinien haben dazu geführt, dass Unternehmen jeder Größe mittlerweile dazu verpflichtet sind, nicht nur Daten und Dokumente zu speichern und bei Bedarf abrufen zu können, sondern auch E-Mails. Vor dieser Herausforderung standen die bundesweit tätigen Gesellschaften des Sicherheitsdienstleisters Condor. Die Lösung fand das Unternehmen in Form von GFI Archiver von GFI Software.

Ausgehend vom Sitz der Hauptverwaltung in Essen sorgt Condor bundesweit für die Sicherheit von kritischen Infrastrukturen wie zum Beispiel in der Luftfahrt, im Straßen- und Schienenverkehr, im maritimen Bereich und in der Energiewirtschaft. Condor übernimmt die erfolgreiche Sicherung von Gebäuden und Einrichtungen und gewährleistet den Schutz von Personen.

PST-Dateien belasteten das Backup

Als Sicherheits-fokussiertes Unternehmen hat auch der Schutz und die Absicherung seiner Daten höchste Priorität für Condor. Obwohl das Unternehmen seit vielen Jahren über ein durchdachtes und umfassendes Backup-Konzept verfügte, hatte es bis 2012 keine dedizierte zentralisierte E-Mail-Archivierung im Einsatz.

Bei Mitarbeitern, die mit Outlook arbeiteten, wurden die PST-Dateien auf ein Netzwerklaufwerk gespeichert und im Rahmen des normalen Backup-Prozesses mitgesichert. 2012 kamen allerdings mehrere Faktoren zusammen, die eine Veränderung dieser Strategie unentbehrlich machten. Zum Einen stellte die Firma auf Exchange um. Eine Absicherung des neuen Exchange Servers musste gewährleistet werden.

Zum Anderen musste aufgrund der gesetzlich vorgegebenen Richtlinien bezüglich Archivierung aber auch im Rahmen des internen Compliance-Programms mit den dazugehörigen Nachweispflichten eine Lösung eingeführt werden, mit der sich ältere E-Mails strukturierter ablegen und bei Bedarf schnell und akkurat wiederherstellen ließen.

Ergänzendes zum Thema
 
Die E-Mail-Lösung für das Unternehmen Condor Schutz- und Sicherheitsdienst

Kleine Postfächer, schneller Zugriff

Condor stellte drei Hauptanforderungen an die neue Lösung. Sie sollte in der Lage sein, die Postfächer der Mitarbeiter klein zu halten, aber trotzdem einen schnellen Zugriff auf archivierte E-Mails und Dateien zu ermöglichen.

Dabei schaute Condor auch auf die Flexibilität der Konfigurationsmöglichkeiten. Außerdem stand ein optimales Zusammenspiel zwischen dem Exchange-Server und der Archivierungslösung im Fokus, damit der Aufwand für den Nutzer möglichst gering bleibt. Darüber hinaus waren das Preis-Leistungs-Verhältnis und Lizenzbedingungen weitere wichtige Auswahlkriterien.

„GFI Archiver erfüllte alle Anforderungen und ging noch einen Schritt weiter“, so Johannes Herking, kaufmännischer Leiter der Condor-Gruppe. „Die Lösung konnte uns sogar die Umstellung auf Exchange erleichtern, da wir die Sicherungen der alten E-Mails direkt vom Netzwerk gleich ins Archiv übertragen konnten, ohne sie wieder in Exchange zu importieren. So konnten wir gleich von Anfang an dafür sorgen, dass nur neue E-Mails in die Outlook-Postfächer landeten.“

Die Beratung, Planung und Umsetzung wurde durch die Teleport Köln GmbH umgesetzt. „Die Installation verlief ohne Probleme. Da das Produkt selbsterklärend ist, war eine detaillierte Schulung nicht erforderlich, sondern lediglich eine kurze Einführung und ein paar Handlungsanweisungen“, schildert Markus Funk, technischer Leiter der Teleport Köln GmbH, die Inbetriebnahme der Archivierungslösung.

Ab ins Archiv!

Mittlerweile arbeiten über 120 Condor Mitarbeiter an allen Standorten und Beteiligungen bundesweit mit der GFI Lösung. Sie können damit E-Mails, Dateien und Kalendereinträge langfristig und geschützt speichern. Ankommende E-Mails werden zuerst im Archiv abgebildet und dann an den Exchange Server übertragen.

Hier bleiben sie drei Monate, danach werden sie automatisch aus Exchange gelöscht und sind nur noch im Archiv abrufbar. Sämtliche abgehende E-Mails werden sofort archiviert und ebenfalls nach drei Monaten aus dem Outlook Front-End und Exchange gelöscht.

Dank des File Archiving Assistant (FAA) sind die Condor Mitarbeiter in der Lage, Dateien im Team zu bearbeiten und zentral zu sichern – ohne externe Online-Dienste. Gerade bei der Entwicklung neuer Sicherheitsangebote oder der Bearbeitung umfangreicher Kundenausschreibungen sind die einfache Kollaboration und das effiziente Teilen von Daten extrem wichtig.

Zentrale Speicherung senkt Kosten

Auch hinsichtlich der rechtlichen Aspekte ist Condor mit GFI Archiver auf der sicheren Seite. E-Mails und Dateien werden vor Manipulation geschützt und im Originalzustand für einfache Compliance-, eDiscovery- und firmeninterne Überprüfungen archiviert.

Bei einem mittelständischen Unternehmen wie Condor spielt der Kostenfaktor einer IT-Lösung eine wichtige Rolle – nicht nur die Investitionskosten, sondern vor allem die Betriebs- und Wartungskosten. Mit GFI Archiver konnte das Unternehmen seine Speicherkosten senken, da E-Mails und Anlagen für mehrere Empfänger nur einmal zentral gespeichert werden.

Darüber hinaus ermöglicht GFI Archiver das Komprimieren von Nachrichten, um zusätzlichen Speicherplatz zu sparen. Der Exchange Server und das Storage Area Network werden erheblich entlastet, da nur Nachrichten, die in den vergangenen drei Monaten empfangen und verschickt wurden, auf dem Exchange Server vorgehalten werden.

Einfach, schnell und sicher

Besonders zu schätzen weiß Condor die einfache Handhabung und die Geschwindigkeit der Lösung. Da Outlook für die meisten Mitarbeiter das Front-End bildet, profitieren die Nutzer von einem vertrauten Look and Feel, wenn sie ihre archivierten E-Mails abrufen.

Über eine einfache intuitive Web-Oberfläche können die wenigen User ohne Outlook ebenfalls jederzeit in Sekundenschnelle auf ältere E-Mail-Korrespondenz und Dateiversionen zugreifen. Um die Suche und die Wiederherstellung zu beschleunigen, werden Nachrichten, Anlagen und Dateien bereits bei der Archivierung automatisch indiziert.

Die tägliche Recherche zu Vorgängen/E-Mails, die älter als drei Monaten sind, ist dank der effizienten Suchfunktion des GFI Archiver zur geübten und unproblematischen Anwenderroutine geworden.

E-Mail ist der etablierte Kommunikationsweg

Bei Condor ist E-Mail das wichtigste Kommunikationsmittel – nicht nur intern, sondern auch mit den Kunden. Die in E-Mails enthaltenen Informationen müssen auf Abruf auffindbar sein. In der Kombination von klaren Stichworten der Betreffzeilen und der aus Outlook bekannten Suchoptionen lassen sich Konzepte, Pläne oder auch Protokolle bei der Neuerstellung oder der Anpassung auf neue Sicherheitsanforderungen aus der Historie ohne Zeitverluste finden und bearbeiten.

Die kunden- bzw. objektorientierte Ablage von E-Mails und Anhängen auf gesonderten Speicherbereichen gehört dank GFI der Vergangenheit an. Die GFI Lösung ist sehr einfach und intuitiv in der Handhabung. In 99 Prozent der Fälle müssen die IT-Mitarbeiter der Condor bzw. die Teleport als erweiterte IT-Abteilung nicht eingreifen, sondern die Anwender können unabhängig damit arbeiten.

Bis auf die Anwenderunterstützung bei der Volumen- bzw. Ressourcenplanung ist die IT-Administration nicht gefragt und kann sich auf andere Aufgaben konzentrieren. Das spart ebenfalls Support-Kosten.

Sicherheitskonzepte sollen erweitert werden

„Mittlerweile ist GFI Archiver ein wesentlicher Bestandteil unseres Security-Konzepts“, so Johannes Herking. „Als Sicherheitsdienstleister haben wir dieselben hohen Anforderungen, was unsere IT-Lösungen angeht, die unsere Kunden von uns erwarten. GFI und Condor sind in dieser Hinsicht auf einer Wellenlänge.

Unsere Mitarbeiter schätzen zudem die einfache Handhabung, die es ihnen ermöglicht, in Sekundenschnelle auf die Informationen zuzugreifen, die sie für ihre tägliche Arbeit brauchen. Außerdem werden Exchange Server und SAN erheblich entlastet, was Speicherplatz einspart, die Bandbreitenauslastung optimiert und wiederum die Produktivität steigert.“

Condor hält seine GFI Lösung auf dem Laufenden. Das heißt, alle Updates und Produkterweiterungen werden mitgemacht. Um das unternehmensweite Sicherheitskonzept voranzutreiben, wird der Einsatz weiterer GFI-Lösungen beispielsweise GFI LanGuard für das Patch- und Schwachstellenmanagement überlegt. Den Erfahrungen mit GFI Archiver zufolge ist das Unternehmen auf alle Fälle mit GFI auf der sicheren Seite.

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