Die E-Mail-Archivierung im Handels- und Steuerrecht

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Archivierte Unterlagen dürfen nicht verändert werden

Es wird lediglich darauf abgestellt, dass die aufzubewahrenden Unterlagen inhaltlich beziehungsweise von ihrer bildlichen Darstellung her nicht verändert werden dürfen und jederzeit lesbar gemacht werden können. Das Trennen von E-Mail und Anhang ist daher eher unter praktischen Gesichtspunkten zu beurteilen. Sofern Inhalte einer E-Mail auf den Anhang Bezug nehmen beziehungsweise umgekehrt, sollte die Möglichkeit der Zuordnung gewährleistet sein.

Ort der Aufbewahrung

Wo elektronische Daten genau aufzubewahren sind, ist im Gesetz nicht geregelt. Lediglich für steuerrechtlich relevante Daten war vorgeschrieben, dass sie im Geltungsbereich der Abgabenordnung, also auf dem Hoheitsgebiet der Bundesrepublik Deutschland, aufzubewahren sind (§ 146 Absatz 2 AO – alte Fassung). Daraus kann die Schlussfolgerung gezogen werden, dass die Aufbewahrung nicht unmittelbar beim Aufbewahrungspflichtigen, sondern auch bei einem Dritten erfolgen kann, etwa einem Hostprovider.

Das setzt allerdings voraus, dass dieser, jedenfalls in technischer Hinsicht, die Anforderungen an die ordnungsgemäße Aufbewahrung in gleicher Weise erfüllt wie der Aufbewahrungspflichtige, und dass der Aufbewahrungspflichtige zu keiner Zeit den Zugriff und damit die Herrschaft über die Daten verliert. Die Konsequenz in beiden Fällen war, dass alle (aufbewahrungspflichtigen) Unterlagen jederzeit im Inland aufzubewahren waren. Ausnahmen gab es lediglich für Betriebsstätten und Organgesellschaften im Ausland.

Die Rechtslage hat sich durch das Steuerbürokratieabbaugesetz mit Wirkung zum 1. Januar 2009 geändert. Nun gilt § 146 Abs. 2a AO: „Abweichend von Absatz 2 Satz 1 kann die zuständige Finanzbehörde auf schriftlichen Antrag des Steuerpflichtigen bewilligen, dass elektronische Bücher und sonstige erforderliche elektronische Aufzeichnungen in einem Mitgliedstaat der Europäischen Union geführt und aufbewahrt werden. Dasselbe gilt für einen anderen Staat, auf den das Abkommen über den Europäischen Wirtschaftsraum vom 3. Januar 1994 (ABl. EG Nr. L 1 S. 3) in der jeweils geltenden Fassung Anwendung findet.

Die Zustimmung zur Durchführung eines Zugriffs auf elektronische Bücher und sonstige erforderliche elektronische Aufzeichnungen wird der zuständigen Stelle des Staates vorgelegt, in den die elektronischen Bücher und Aufzeichnungen verlagert werden sollen. Voraussetzung für die Zustimmung ist, dass in der Vergangenheit den Buchführungspflichten vollumfänglich nachgekommen wurde – laut Gesetzesbegründung muss sich der Steuerpflichtige „kooperativ gezeigt“ haben – und der Datenzugriff nach § 147 Abs. 6 AO in vollem Umfang möglich ist.

Verzögerungsgeld

Aber Achtung: Neu ist das Verzögerungsgeld nach § 146 Abs. 2b AO: „Kommt der Steuerpflichtige der Aufforderung zur Rückverlagerung seiner elektronischen Buchführung oder seinen Pflichten nach Absatz 2a Satz 4, zur Einräumung des Datenzugriffs nach § 147 Abs. 6 AO zur Erteilung von Auskünften oder zur Vorlage angeforderter Unterlagen im Sinne des § 200 Abs. 1 AO im Rahmen einer Außenprüfung innerhalb einer ihm bestimmten angemessenen Frist nach Bekanntgabe durch die zuständige Finanzbehörde nicht nach oder hat er seine elektronische Buchführung ohne Bewilligung der zuständigen Finanzbehörde ins Ausland verlagert, kann ein Verzögerungsgeld von 2.500 Euro bis 250.000 Euro festgesetzt werden.

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