Die E-Mail-Archivierung im Handels- und Steuerrecht

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Datenschutzrechtliche Einschränkungen

Werden personenbezogene Daten übertragen, ergeben sich zusätzliche datenschutzrechtliche Einschränkungen. So erlaubt das Bundesdatenschutzgesetz die Übermittlung personenbezogener Daten innerhalb des europäischen Wirtschaftsraums (§ 4b Absatz 1 BDSG). Eine Übermittlung an andere ausländische Stellen ist beispielsweise dann zulässig, wenn dort ein angemessenes Datenschutzniveau gewährleistet ist (§ 4b Absatz 2 BDSG), der Betroffene eingewilligt hat (§ 4c Absatz 1 Nummer 1 BDSG) oder die Aufsichtsbehörde die Übermittlung genehmigt (§ 4c Absatz 2 BDSG).

Insbesondere eine Übermittlung in die USA ist nur zulässig, wenn sich der Empfänger den Safe-Harbor-Regeln unterworfen hat (was zum Beispiel Microsoft getan hat) oder die Standardvertragsklauseln der EG-Kommission für die Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer verwendet werden.

Tipp: Vor der Parametrisierung sollte über die zuvor genannten Hintergründe Klarheit geschaffen werden. Also kurzum: Server-Standort Deutschland ist kein Problem. Server-Standort Europa ist nach Genehmigung möglich. Ein Server-Standort außerhalb von Europa erfordert besondere Voraussetzungen, die im Einzelfall zu prüfen sind.

Herausgabe aufbewahrungspflichtiger Daten

Im Rahmen der steuerlichen Außenprüfung hat die Finanzbehörde das Recht, Zugriff auf gespeicherte steuerrechtlich relevante Daten zu nehmen. Hierzu kann sie zum einen verlangen, dass der Steuerpflichtige die Daten nach ihren Vorgaben maschinell auswertet und ihr zur Verfügung stellt oder dass ihr gespeicherte Unterlagen und Aufzeichnungen auf einem maschinell verwertbaren Datenträger zur Auswertung überlassen werden (§ 147 Absatz 6 AO).

Im Zusammenhang mit einem Gerichtsverfahren kann sich ebenfalls eine Pflicht zur Herausgabe von Urkunden und anderen Unterlagen (in Papierform) an das Gericht ergeben (§ 142 Absatz 1 Zivilprozessordnung – ZPO). Ein Pre-Trial-Discovery-Verfahren wie in den USA, nach dem der Beklagte im Vorfeld eines Gerichtsverfahrens sämtliche Unterlagen, die in irgendeiner Weise für den Anspruch des Klägers relevant sein können, an diesen herausgeben muss, ist dem deutschen Recht allerdings fremd und würde dem Verbot des Ausforschungsbeweises widersprechen.

Bei Rechtsstreits in den USA gelten US-Regeln

Allenfalls im Strafverfahren kann es eine vergleichbare Pflicht zur Herausgabe von Unterlagen an die Staatsanwaltschaft geben. Ist jedoch ein deutsches Unternehmen in den USA tätig und wird es dort in Rechtsstreitigkeiten verwickelt, unterliegt es auch den US-Prozessregeln und damit auch dem Pre-Trial-Discovery-Verfahren.

Nach der seit dem 1. Dezember 2006 in den USA existierenden Electronic Discovery sind in den USA in einen Rechtsstreit verwickelte Unternehmen zudem zur Vorlage elektronisch gespeicherter Informationen (Electronically Stored Information) verpflichtet.

Hierzu gehören alle elektronischen Daten, die im Zusammenhang mit der Erstellung eines Dokuments gespeichert werden, einschließlich Entwurfsfassungen, unterschiedlicher Bearbeitungsversionen und so genannter Metadaten, also Zusatzinformationen, wie zum Beispiel Angaben über den Bearbeiter des Dokuments, das Datum der Erstellung und der letzten Änderungen sowie die verschiedenen Speicherorte. Die Bundesrepublik Deutschland hat der Einführung einer Electronic Discovery auf der Grundlage des Haager Beweisübereinkommens widersprochen.

Hinweis: Auch die in Deutschland nicht vorgeschriebenen Regeln des US-Rechts können durch die sogenannte „Legal Hold“-Funktion mit Microsoft Exchange 2010 abgebildet werden.

Weiter mit: Datenvermeidung und Datensparsamkeit

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