Die E-Mail-Archivierung im Handels- und Steuerrecht

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Datenvermeidung und Datensparsamkeit

Im Datenschutzrecht gilt der Grundsatz der Datenvermeidung und Datensparsamkeit. Das bedeutet, dass personenbezogene Daten nur unter strengen Voraussetzungen erhoben, verarbeitet und eben auch gespeichert werden dürfen. Daten, die für den Zweck, zu dem sie erhoben wurden, nicht mehr benötigt werden, sind zu löschen oder zu sperren.

E-Mails enthalten bereits im sogenannten Header typischerweise personenbezogene Daten (Name, E-Mail-Adresse), aber gegebenenfalls auch im Text der E-Mail selbst (Body) sowie in der Regel in der E-Mail-Signatur (Name, Position, Kontaktdaten des Versenders). Die gesetzlichen Bestimmungen zum Datenschutz greifen somit in jedem Fall, wenn die E-Mail komplett gespeichert wird. Wird nur der Text der E-Mail gespeichert, kommt es darauf an, ob dieser im Einzelfall personenbezogene Daten enthält. Fraglich ist aber, inwieweit die Speicherung einer E-Mail ohne Header und Signatur sinnvoll ist, um sie einem bestimmten Vorgang zuordnen zu können.

Treffen datenschutzrechtliche Löschungs- beziehungsweise Sperrpflichten und handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten aufeinander, ist grundsätzlich anzunehmen, dass nur die personenbezogenen Daten aufbewahrt werden dürfen, die noch benötigt werden. Können diese nicht oder nur mit unverhältnismäßigem Aufwand vorab gelöscht werden, kann wohl vom Vorrang der handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten ausgegangen werden.

Steuerhinterziehung, Steuerverkürzung und Steuergefährdung

Hierbei dürfte unter anderem zu berücksichtigen sein, dass die Nichteinhaltung der handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten im Gegensatz zu den datenschutzrechtlichen Löschungs- und Sperrpflichten insofern straf- und bußgeldbewehrt ist, als die nicht ordnungsgemäße Aufbewahrung steuerlich relevanter E-Mails dazu führen kann, dass diese nicht oder nicht rechtzeitig vorgelegt werden können. Dies kann wiederum als Steuerhinterziehung (§ 370 AO), Steuerverkürzung (§ 378 AO) oder Steuergefährdung (§ 379 AO) verfolgt werden.

Aber Achtung: Dort wo eine Datentrennung möglich ist, sollte diese unbedingt beachtet und umgesetzt werden. Die Einführung technischer Einrichtungen, wie eines Datenverarbeitungssystems, die das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer überwachen können, unterliegt zwingend der Mitbestimmung des Betriebsrats (§ 87 Absatz 1 Nummer 6 BetrVG). Die weitere Einschaltung des Betriebsrats bezüglich der Archivierung von E-Mails ist jedenfalls vom Bundesdatenschutzgesetz nicht vorgesehen.

Betriebsvereinbarungen können aber nach Auffassung des Bundesarbeitsgerichts, die in der Literatur kritisch gesehen wird, die Zulässigkeit der Verarbeitung personenbezogener Daten abweichend von den gesetzlichen Vorschriften regeln. Die Grenze wird dann aber dort zu ziehen sein, wo die Personaldatenverarbeitung nach dem Bundesdatenschutzgesetz unzulässig ist.

Im dritten Teil: FAQ – häufig gestellte Fragen zu Microsoft Exchange Server 2010

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