Die E-Mail-Archivierung im Handels- und Steuerrecht

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Elektronische Rechnungen

Weiterhin hat ein Unternehmer erhaltene Rechnungen sowie Kopien von Rechnungen, die er selbst ausgestellt hat, aufzubewahren (§ 14b Absatz 1 UStG). Zusätzliche Anforderungen gelten für elektronische Rechnungen.

Diese berechtigen den Unternehmer nur dann zum Vorsteuerabzug, wenn sie mit einer qualifizierten elektronischen Signatur mit Anbieterakkreditierung nach dem Signaturgesetz (§ 15 Absatz 1 SigG) versehen sind, da nur dann die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts gewährleistet ist (§ 14 Absatz 3 UStG).

Das hat auch Auswirkungen auf die Anforderungen an die Aufbewahrung, da der Originalzustand des übermittelten und gegebenenfalls noch verschlüsselten Dokuments jederzeit überprüfbar sein muss.

Dementsprechend sind auch die Dokumentation der Signaturprüfung, der Signaturprüfschlüssel und das qualifizierte Zertifikat des Empfängers aufzubewahren. Bei Einsatz von Kryptografietechniken sind zudem die verschlüsselte und entschlüsselte Rechnung sowie der Schlüssel zur Entschlüsselung der elektronischen Rechnung aufzubewahren.

Art der Aufbewahrung

Die Anforderungen an die Aufbewahrung stimmen im Handelsrecht und Steuerrecht weitgehend überein. Sofern eine E-Mail im Zweifel auch steuerrechtlich relevant sein kann, sollten jedoch die strengeren steuerrechtlichen Vorgaben eingehalten werden. Steuerrechtlich relevant sind nach Maßgabe der Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) des Bundesfinanzministeriums in erster Linie die Daten der Finanzbuchhaltung, der Anlagenbuchhaltung und der Lohnbuchhaltung.

Für die Dauer der Aufbewahrung muss sichergestellt sein, dass die Daten mit den Originalen bildlich oder inhaltlich übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden, dass sie während der gesamten Dauer der Aufbewahrungsfrist verfügbar sind und dass sie jederzeit lesbar gemacht werden können (§ 257 Absatz 3 BGB; § 147 Absatz 2 AO).

Maschinelle Auswertung

Das Steuerrecht fordert zusätzlich, dass steuerrechtlich relevante Daten maschinell ausgewertet werden können (§ 147 Absatz 2 Nummer 2 AO). Ausweislich der GDPdU gilt dies allerdings nicht für Unterlagen, die zwar datenverarbeitungsgestützt erstellt wurden, aber nicht zur Weiterverarbeitung in einem datenverarbeitungsgestützten Buchführungssystem geeignet sind. Als Beispiel werden Textdokumente angeführt.

Die strengen Anforderungen an die maschinelle Auswertbarkeit dürften damit nur einen Bruchteil der E-Mail-Korrespondenz eines Unternehmens erfassen. Für die E-Mails, die diesen Vorschriften unterliegen, bedeutet dies, dass sie nicht ausschließlich in ausgedruckter Form oder beispielsweise als PDF-Dateien aufbewahrt werden dürfen.

Eine Konvertierung in PDF- oder TIFF-Formate ist damit nicht unzulässig, eine Konvertierung in ein unternehmenseigenes Format (Inhouse-Format) ist nach den GDPdU sogar ausdrücklich erlaubt. Allerdings sind parallel dazu auch die Originale aufzubewahren.

Für verschlüsselte E-Mails gilt dementsprechend, dass sie auch in entschlüsselter Form aufbewahrt werden müssen, da ihr Originalzustand erkennbar sein muss (§ 146 Absatz 4 AO). Zusätzlich sind die Schlüssel aufzubewahren. Zu der Frage, ob E-Mail und Anhang voneinander getrennt aufbewahrt werden dürfen, ergibt sich nichts aus den gesetzlichen Regelungen des Handelsrechts oder Steuerrechts.

Weiter mit: Archivierte Unterlagen dürfen nicht verändert werden

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