Die E-Mail-Flut systematisch eindämmen

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Hier gab es viele Sieger bei den Spezialfunktionen. Etwas schwächer wurde das Programm von Inexso bewertet, das besonders bei der Multi-Channel-Anbindung Mängel aufwies, die nur durch optional erwerbbare Zusatzmodule verringert werden konnten.

Die Basisfunktionen sollten alle beherrschen

Für beide Programmklassen entwickelten die Autoren sieben Basisfunktionen, die alle Programme erfüllen müssen:

Datenbanken und Plattformen: Wie kompatibel ist das Programm mit Datenbanken von Oracle und Microsoft und eventuell anderen und welche Plattformen auf Server- und Anwenderseite werden unterstützt?

• Administration: Über welche technischen Möglichkeiten (etwa Anpassung der Masken, Schriften und Farben) verfügt das Programm und welche inhaltlichen Verwaltungsmöglichkeiten (verteilte Administration über Spezialkonsolen) bietet es?
• Sicherheit: Welche Sicherungskonzepte (Virenschutz, Spamfilter, Schutz vor Datenverlust) unterstützt die Software?
• Integration: Über welche Standardschnittstellen zur Integration (etwa von Workflow- und Archiv-Systemen oder von E-Mail-Anwendungen wie Lotus Notes und Outlook) verfügt das System?
• Externe E-Mail-Verfügbarkeit: Wie kann von unterwegs auf das System zugegriffen werden?
• Reporting: Welche Auswertungsmöglichkeiten (etwa Auslastung, Zugriffsgeschwindigkeit, Kapazitäten) bietet das System?
• Suchfunktion: Ist ein mehrstufiges und hierarchisches Suchen möglich?

Insgesamt zeigte sich, dass die Programme zur E-Mail-Archivierung über bessere Basisfunktionen verfügen als die Softwarepakete mit Schwerpunkt E-Mail-Response-Management. Relativ gut bewertet wurde aus dieser Klasse der Mailminder von Xtramind Technologies, der zudem eine sehr gute Funktionalität zur E-Mail-Analyse bietet. Das Schlusslicht bildete erneut das Inexio-System, das nur mit Linux-Servern zusammenarbeitet und deren Sicherheitsfunktionalität nur wenig Punkte erreichte. Allerdings sollen sich externe Security-Mechanismen integrieren lassen.

Bei den Programmen zur E-Mail-Archivierung erreichten die Hersteller Windream, Saperion und IBM FileNet die beste Basisfunktionalität. Schwächer schnitten die Produkte von GFT inboxx, rent a brain und Symantec ab. Die Autoren der Barc-Studie weisen allerdings darauf hin, dass nicht das Produkt mit den höchsten Werten automatisch auch das beste ist, sondern die Bewertung immer auf die Anforderungen des konkreten Projekts abgestimmt und gewichtet werden muss.

(ID:2019222)