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Systeme für Verwaltung, Archivierung und Response Management im Vergleich Die E-Mail-Flut systematisch eindämmen

Autor / Redakteur: Rainer Graefen / Nico Litzel

Die Auswahl an E-Mail-Archivierungsprogrammen ist nicht sonderlich groß. Trotzdem fällt die Entscheidung für eines nicht leicht. Eine Produktstudie von Barc hilft bei der Auswahl.

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Elektronische Post hat auch in den Unternehmen längst die Briefpost abgelöst. Anfragen, Angebote, Bestellungen, Änderungswünsche, Lieferzeiten oder Zusatzvereinbarungen flattern den Firmen heute meist per E-Mail ins Haus und landen dort oft bei dem Ansprechpartner, den der Kunde kennt, im Vertrauen darauf, dass der den Wunsch schon an die richtige Stelle im Haus leiten wird.

Bestehen im Unternehmen keine Richtlinien, wie mit elektronischer Post verfahren wird, können nicht nur Kompetenzen überschritten, sondern auch vertragliche und gesetzliche Bestimmungen verletzt werden. Dann werden Nachweispflichten nicht eingehalten, die Zuordnung zu anderen Geschäftsdokumenten fehlt und eine inhaltliche Analyse findet nicht statt. Wichtige Details der elektronischen Post bleiben eventuell unberücksichtigt, Informationen gehen verloren und die Wettbewerbsfähigkeit leidet.

Elektronische Post wie Papierdokumente verwalten

Um zumindest der Aufbewahrungspflicht zu genügen, gehen Firmen dazu über, prinzipiell alle E-Mails der Angestellten mehr oder weniger regelmäßig zu speichern und zu archivieren. Das schafft neben einem ständig wachsenden Speichergerätepark mit all seiner Problematik auch Schwierigkeiten beim Auffinden der abgelegten Informationen. Existieren keine verbindlichen Regeln, nimmt die Anzahl der individuell archivierten Postfächer zu, deren Größe übersteigt ein überschaubares Maß und mehrstufige Ablagesysteme werden verhindert.

Damit steigt die Belastung der E-Mail- und Backup-Server und die Zugriffsgeschwindigkeiten sinken. Statt E-Mails nur zu archivieren, sollten Unternehmen ihre elektronische Post besser wie Papierdokumente verwalten, fordern Fachleute wie die Analysten des Business Application Research Center (Barc) in Würzburg.

Die wichtigen Auswahlkriterien

Die Analysten untersuchten in einer umfassenden Studie „E-Mail-Management“ die Grundlagen der Verwaltung von elektronischer Post.

Weiter mit: Der Theorieteil der Studie

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