Die E-Mail-Flut systematisch eindämmen

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• Im Theorieteil beschreiben die Autoren relevante Themen wie die rechtlichen Rahmenbedingungen aber auch solche der Unternehmenskultur, etwa, welchen Stil E-Mail-Verfasser benutzen sollen.
• Der Testabschnitt bietet einen Überblick über die gängigsten am Markt verfügbaren automatisierten Systeme für das E-Mail-Management.
• Der Analyseteil wird komplettiert durch umfangreiche Produktbeschreibungen der Hersteller, die teilweise mit Screenshots die Handhabbarkeit der Software demonstrieren sollen.

Ziel des 500-Seiten-Werks ist es, so die Autoren, „die Möglichkeiten moderner Anwendungen zur Unterstützung bei der strukturierten Verwaltung, Ablage und Bearbeitung von E-Mails aufzuzeigen sowie marktführende Lösungen vorzustellen und zu bewerten”.

Benutzer müssen mit der Lösung zufrieden sein

Die Auswahl eines geeigneten Verwaltungssystems für die elektronische Post unterliegt im Idealfall dem mehrstufigen Prozess, der auch bei der Beschaffung von jeder anderen unternehmenskritischer Software üblich ist. Die Analysten verweisen darauf, dass der Erfolg in diesem Fall besonders stark von der Zustimmung der Benutzer abhängt, sodass deren Belange bei der Auswahl unbedingt zu berücksichtigen sind.

Die Barc-Autoren selbst unterwarfen sich bei der Auswahl der untersuchten Lösungen ebenfalls dem Procedere und definierten aus den eigenen Bedürfnissen einen Kriterienkatalog, um die Systeme vergleichen zu können. Dies gelang indes nur unzureichend, da die Anbieter sich mit ihren Produkten auf unterschiedliche Segmente – Archivierung, Informations-Management sowie Beantwortungs-Management – spezialisiert haben.

Obwohl sich diese drei Lösungsbereiche bei vielen Funktionen überschneiden, gelang es den Analysten, die untersuchten Systeme in drei Profilklassen zu unterteilen. Die Autoren empfehlen dem potenziellen Anwender, gemäß ihrer fachlichen und technischen Anforderungen einen Kriterienkatalog erstellen, um so den größten gemeinsamen Nenner zu den Profilklassen zu ermitteln.

Überblick über den Kriterienkatalog

E-Mail-Archivierung: Die Programme zur E-Mail-Archivierung sollen möglichst kostengünstig archivieren, schnelle Verfügbarkeit gewährleisten und helfen, die geforderten gesetzlichen Bestimmungen (Compliance-Anforderungen) einzuhalten. „Hauptfunktionen sind

• das Übertragen der Nachrichten in ein Archivsystem,
• die Indexierung,
• Recherchefunktionen und Einhaltung rechtlicher Vorschriften“,

beschreiben die Barc-Analysten.

Weiter mit: Profilklase ECM

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