Die kundenspezifische Konfiguration des MS-Exchange-Archivs

Ist eine kundenindividuell angepasste Archivierung möglich?

Ja. Die Richtlinien für das Archivieren und Löschen von Elementen ist bis auf Anwenderebene individuell einstellbar. Neue Richtlinien mit unterschiedlichsten Einstellungen können vom Administrator selbst erstellt werden.

Bitte beachten: Für diese Anpassungen durch den Administrator ist die Enterprise-Zugriffslizenz erforderlich.

Sind unterschiedliche Einstellungen zur Archivierung vorhanden?

Nachrichten können mit einem Ablaufdatum versehen werden. Das auf mehreren Ebenen möglich etwa für

• ein gesamtes Postfach,
• einzelne Ordner,
• einzelne Nachrichten.

Nach dem Erreichen des Ablaufdatums sind folgende Aktionen möglich:

• Verschieben in den „Gelöschte Objekte“ Ordner,
• löschen, mit der Möglichkeit der Wiederherstellung aus dem Exchange-Wiederherstellungsordner,
• endgültiges Löschen,
• verschieben in das persönliche Archiv,
• verschieben in einen bestimmten Ordner,
• als nach dem Aufbewahrungslimit liegend markieren.

Werden alle gesetzlich relevanten Zeiträume bei der Archivierung unterstützt?

Es werden ein Tag bis zu unendliche Zeiträume unterstützt.

Sind automatische Löschroutinen für nicht mehr archivierungspflichtige Daten vorhanden?

Ja. Elemente können automatisch über Löschrichtlinien gelöscht werden. Diese Richtlinien können auf

• gesamte Postfächer,
• einzelne Ordner und
• einzelne Nachrichten angewendet werden.

Ist eine spezielle Kennzeichnung steuer- und handelsrechtlicher Daten möglich?

Eine besondere Kennzeichnung dieser Daten ist über Anpassungen möglich. Es können eigene Flags/Tags erstellt werden, die die gewünschte Kennzeichnung und Aktionen enthalten. Die Zuweisung dieser Flags für die einzelnen E-Mails kann durch den Benutzer selbstständig erfolgen. Zuvor sollten entsprechende Policies verabschiedet werden.

Alternativ kann eine Kennzeichnung auch über Outlook-Kategorien erfolgen. Da diese jedoch nicht zentral gemanagt werden können, ist der Einsatz von Flags/Tags in diesem Fall sinnvoller.

Werden E-Mails mit digitaler Signatur unterstützt und archiviert?

(Hinweis: Berechtigung zum Vorsteuerabzug) Da alle Archiv-Aktionen innerhalb des Exchange-Systems passieren, werden E-Mails mit digitaler Signatur genauso behandelt wie E-Mails ohne digitale Signatur. Der volle Funktionsumfang wird mit Outlook 2010 und Outlook Web App unterstützt, da nur diese Clients Zugang auf das persönliche Archiv haben. Der Umgang mit digital signierten E-Mails ist somit im Archiv nicht anders als beim Einsatz von Exchange 2010 ohne Archiv.

Sind Vorkehrungen für den Einsatz von Kryptografietechniken hinsichtlich der Archivierung getroffen?

Hier verhält es sich ähnlich, wie bei E-Mails mit digitaler Signatur. Alle Archivierungsvorgänge spielen sich innerhalb des Exchange-Systems ab, die Funktionalität von verschlüsselten E-Mails ändert sich daher nicht bei der Archivierung. Zusätzlich besteht die Möglichkeit E-Mails, die mit Active Directory Rights Management geschützt wurden, auf dem Exchange Server automatisiert zu entschlüsseln und eine entschlüsselte Kopie der Nachricht im Nachrichten-Journal abzuspeichern.

Weiter mit: Werden Maßnahmen zur Sicherstellung der maschinellen Auswertbarkeit steuerlich relevanter Daten getroffen?

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