Leitfaden - Rechtskonforme E-Mail-Archivierung mit Microsoft Exchange Server 2010 erfüllen, Folge 3

Die kundenspezifische Konfiguration des MS-Exchange-Archivs

31.05.2010 | Autor / Redakteur: Wilfried Reiners, PRW Rechtsanwälte / Nico Litzel

Richtlinien, Zugriffskontrolle und digitale Signatur im Archiv.
Richtlinien, Zugriffskontrolle und digitale Signatur im Archiv.

Welche Möglichkeiten bietet Microsoft Exchange Server 2010 zur rechtskonformen Archivierung von E-Mails? Der dritte Teil der vierteiligen Reihe beantwortet häufig gestellte Fragen (FAQ) rund um die „customized“ Konfiguration eines E-Mail-Archivs mit Microsoft Exchange Server 2010.

In den weiteren Folgen lesen Sie:

Unterstützt Microsoft Exchange Server 2010 das Archivkonzept des Kunden?

Persönliches Archiv: Hierbei handelt es sich um ein spezielles Postfach, das mit dem primären Postfach des Anwenders verknüpft ist. Elemente können manuell oder automatisiert durch Beibehaltungsrichtlinien dorthin verschoben werden. Ein Zugriff ist über Outlook 2010 und Outlook Web App (OWA) möglich. Die Inhalte werden vollständig indiziert.

Das persönliche Archiv ist Bestandteil der Exchange-Server-2010-Datenbank. Es handelt sich hierbei nicht um Outlook-Datendateien (.PST) auf dem Rechner des Benutzers. Das persönliche Archiv ist somit automatisch in der Datensicherung der Exchange-Server-2010-Datenbank enthalten.

Bitte beachten: Für die Verwendung des persönlichen Archives ist der Erwerb der Exchange-Server-2010-Enterprise-Client-Zugriffslizenz notwendig.

Beibehaltungsrichtlinien: Es sind zwei Richtlinien zu unterscheiden – Löschrichtlinien und Archivierungsrichtlinien. Mit Löschrichtlinien lassen sich E-Mails nach einer festgelegten Zeit automatisch aus dem Postfach entfernen. Archivierungsrichtlinien bewegen Objekte in das persönliche Archiv des Anwenders. Beide Richtlinien können kombiniert eingesetzt werden. Zudem gibt es noch Verschiebungsregeln, nach der z. B. eine E-Mail von einem Ordner (z. B. Wiedervorlage nach einem Jahr) in einen anderen Ordner (z. B. den Wiedervorlageordner) nach Ablauf der eingestellten Zeit verschoben wird.

Des Weiteren besteht die Möglichkeit, dass die Beibehaltungsrichtlinie das Objekt visuell markiert, sobald es älter als die festgelegte Aufbewahrungszeit ist. Der Text des Objekts wird in diesem Fall durchgestrichen dargestellt. In der Englischen Dokumentation werden Beibehaltungsrichtlinien als „Retention Policy“ bezeichnet.

Lösch- und Beibehaltungsrichtlinien beziehen sich immer auf das Alter einer Nachricht. Andere Kriterien können nicht angesetzt werden. Sind an dieser Stelle aber auch nicht erfoderlich.

Bitte beachten: Eine Anpassung der Standardkonfiguration für Richtlinien erfordert die Exchange-Server-2010-Enterprise-Client-Zugriffslizenz.

Vorratsdatenspeicherung (Klarstellung – der Begriff ist nicht deckungsgleich mit dem Begriff im Urteil des Bundesverfassungsgerichts zur Vorratsdatenspeicherung): Mit dieser Funktion lassen sich sofortige Sicherungskopien von geänderten oder gelöschten E-Mails, Terminen und Aufgaben anlegen. In der englischen Dokumentation wird diese Funktion als „Legal Hold“ bezeichnet. Die „Legal Hold“-Funktion bezieht sich dabei ausschließlich auf das Hauptpostfach. Damit diese Sicherungskopien erstellt werden, muss ein Administrator zuerst den „Legal-Hold“-Modus für das entsprechende Postfach aktivieren.

Bitte beachten: Für die Verwendung der Vorratsdatensicherung ist der Erwerb der Enterprise-Client-Zugriffslizenz erforderlich.

Weiter mit: Wiederherstellung einzelner Nachrichten

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