Die kundenspezifische Konfiguration des MS-Exchange-Archivs

Werden Maßnahmen zur Sicherstellung der maschinellen Auswertbarkeit steuerlich relevanter Daten getroffen?

Die Trennung und Kennzeichnung von Informationen, die steuerlich relevant sind, ist eine organisatorische Aufgabe des Unternehmers / der Institution. Die Auswertbarkeit der Daten wird durch folgende Technologien sichergestellt:

Der Endanwender markiert die steuerlich relevanten E-Mails entsprechend der organisatorischen Vorgaben. Das kann z. B. die Ablage dieser E-Mails in einem bestimmten Ordner oder das Einfügen eines Schlüsselworts in den Nachrichtentext sein. Die automatisierte Auswertung nutzt die entsprechende Markierung dann aus,

• Verschlagwortung und Indizierung des gesamten Exchange-Systems,
• Funktion der Multimailboxsuche über Client-unabhängige Webanwendung,
• Exportfunktion in Multimailboxsuche in PST, um einen einfachen Datenaustausch an Dritte zu weiteren Untersuchungen zu gewährleisten,
• Hochverfügbarkeitsmechanismen, um die Verfügbarkeit der Daten sicher zu stellen,
• Automatische Reparaturfunktionen für Festplatten, um häufige Fehler wie „Bad Blocks“ selbstständig ohne administrativen Eingriff zu beheben.

Ist die Unveränderbarkeit der archivierten Daten sichergestellt?

Ein Postfach kann in den Zustand „Legal Hold“ versetzt werden. Hierdurch werden die folgenden Maßnahmen erreicht:

• Objekte innerhalb des Postfaches bleiben unverändert erhalten,
• Objekte, die durch den Anwender gelöscht hätten werden können, bleiben erhalten,
• Objekte, die durch Exchange-Löschungs-Richtlinien gelöscht worden wären, bleiben erhalten.
• Der Zustand „Legal Hold“ ist für den Anwender transparent, die Exchange Richtlinien müssen daher nicht ausgesetzt werden
• Objekte unter „Legal Hold“ können mit E-Discovery-Methoden gefunden werden (Multimailboxsuche),

„Legal Hold“ wird durch die neue Funktion des Wiederherstellungsordners in Exchange umgesetzt.

Objekte unter „Legal Hold“ werden in diesem Speicher von Exchange nicht gelöscht und sind indiziert.

Löscht der Anwender Daten in einem Postfach unter „Legal Hold“, kommt es zu einer Datenspeicherung im Wiederherstellungsordner. Ändert der Anwender Objekte in einem Postfach unter „Legal Hold“, wird die Version des Originals im Wiederherstellungsordner gespeichert. Falls mehrere Änderungen erfolgen, werden alle Versionen der Mail gespeichert. Damit wird den gesetzlichen Regelungen Rechnung getragen.

Bitte beachten: Ein böswilliger Administrator kann sämtliche Daten vernichten. Dies bedarf aber enormer krimineller Energie, denn sämtliche Instanzen einer Exchange Datenbank und deren Datensicherungen müssten vernichtet werden. Ein solcher Fall ist dem gleich zusetzen, dass ein Mensch ein klassisches Archiv in Brand setzt und dadurch zerstört.

Weiter mit: Können Maßnahmen zur geordneten Aufbewahrung getroffen werden?

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