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Enterprise Vault im Einsatz bei Fujitsu Microelectronics Europe

Die richtige Strategie beim E-Mail-Management spart Speicherplatz und Kosten

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User können sich auf ihre Aufgaben konzentrieren

Die User bekommen heute eine kurze Benachrichtigung, dass E-Mails archiviert werden und müssen über das Thema Archivierung nicht mehr nachdenken, sondern können sich auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren. Ein langwieriges Durchlesen alter E-Mails auf der Suche nach archivierungswürdiger Korrespondenz und ein Zeit raubendes Anlegen von PST-Dateien haben so ein Ende. Der Enterprise Vault 8.0 Discovery Accelerator bietet dabei einen guten Überblick der Suchergebnisse. Diese können analysiert und gefiltert werden und der Nutzer erhält mit nur wenigen Klicks die für ihn wirklich relevanten Informationen.

Mobiler Offline-Zugriff auf E-Mails

Der Zugriff funktioniert mit der neuesten Version Enterprise Vault 8.0 auch von sämtlichen mobilen Endgeräten wie Blackberrys oder Windows-Mobile-Devices aus. So kann jederzeit und von jedem Ort aus eine Suche im Mail-Archiv gestartet werden. Von jeder archivierten E-Mail werden im mobilen Outlook der Betreff und die ersten Zeilen angezeigt. „Vor allem dieser Offline-Zugriff hat uns bei Enterprise Vault überzeugt“, sagt Michael Berend, „denn wir haben viele mobile Nutzer, die darauf angewiesen sind, ihre offline synchronisierten E-Mails auch zu finden.“

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In das File-Server-Archiv werden grundsätzlich alle Daten und Dokumente von ehemaligen Beschäftigten aufgenommen. Eine Policy wie bei den E-Mails mit der Zweijahres-Marke gibt es dort nicht, da sich auch viele ältere Dokumente noch im ständigen Zugriff befinden. Die Mitarbeiter haben aber die Möglichkeit, komplette Dateibäume abgeschlossener Projekte gesammelt auf das File-Archiv zu verlagern und den zentralen Storage damit zu entlasten.

Die Integration von Enterprise Vault in den Microsoft Office Sharepoint Server nutzt FME derzeit nicht, da Sharepoint nicht im Einsatz ist. Sollte sich das mittelfristig ändern, bietet Enterprise Vault hier eine entsprechende Abdeckung – auch ein Grund für die Entscheidung der FME-Manager für Enterprise Vault.

Fazit

Mit Enterprise Vault hat die Fujitsu Microelectronics Europe ihr strategisches Ziel erreicht: Altdaten werden automatisiert aus dem teuren Tier1-Storage in eine adäquate Speicherumgebung überführt und dadurch die Kosten in diesem Sektor in einen endlichen Bereich gebracht. Zudem können die Beschäftigten bei FME auf alle aktuellen E-Mails schneller zugreifen als bisher.

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