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Enterprise Vault im Einsatz bei Fujitsu Microelectronics Europe Die richtige Strategie beim E-Mail-Management spart Speicherplatz und Kosten

| Autor / Redakteur: Frank Zscheile / Nico Litzel

Ordnung schaffen durch ein konsequenteres Datenmanagement, wichtige elektronische Post identifizieren, Aufbewahrungszeiten definieren und Unbrauchbares zum richtigen Zeitpunkt löschen – Fujitsu Microelectronics Europe erreicht das durch den Einsatz von Enterprise Vault, der E-Mail- und File-Server-Archivierungslösung von Symantec.

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Altdaten werden bei Fujitsu Microelectronics Europe in Langen automatisiert aus dem teuren Tier-1-Storage in eine adäquate Speicherumgebung überführt.
Altdaten werden bei Fujitsu Microelectronics Europe in Langen automatisiert aus dem teuren Tier-1-Storage in eine adäquate Speicherumgebung überführt.
( Archiv: Vogel Business Media )

Auf den E-Mail-Servern von Fujitsu Microelectronics Europe (FME) im hessischen Langen sah es bis vor zwei Jahren wie auch in vielen anderen großen Unternehmen aus: Hunderte neuer Mails belasteten täglich das E-Mail-System und machten die Suche nach wichtigen Informationen immer unübersichtlicher: Monatlich gingen in die 400 Mailboxen etwa 750.000 E-Mails ein, Spam nicht mitgerechnet. Das entspricht einem Volumen von etwa 80 Gigabyte. Und der knapp ein Terabyte umfassende Exchange Information Store wuchs von Monat zu Monat um weitere 30 bis 40 Gigabyte.

Knapp 400 Beschäftigte arbeiten bei FME mit Microsoft Exchange als E-Mail-Plattform. Wie auch in zahlreichen anderen Unternehmen hatten auch bei FME die Mitarbeiter im Lauf der Jahre die PST-Ordner (Personal Store) als bequemen Weg entdeckt, die Exchange-Postfach-Beschränkung der IT-Abteilung zu umgehen. Die Gesamtgröße aller PST-Files betrug zwischen 300 und 400 Gigabyte, die durchschnittliche Größe pro User damit zwischen einem und zwei Gigabyte – mit allen typischen Folgen einer PST-Archivierung: Wissen wird dezentral auf Clients gehalten, defekte Files müssen aufwendig zurückgesichert werden und das explosionsartige Storage-Wachstum erforderte eine ständige Erweiterung der Speicher- und Backup-Kapazitäten.

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Michael Berend, IT-Direktor bei Fujitsu Microelectronics: „Wir legen unseren Usern traditionsgemäß keine Mailbox-Begrenzung auf. Die Folge ist, dass teurer Tier-1-NetApp-Storage mit alten E-Mails belegt ist, auf die ohnehin nur selten zugegriffen wird. Deshalb suchten wir eine Lösung, welche diese Nachrichten gemäß unseren Policies automatisiert auf günstigere Speicherbereiche auslagert.“

Durchgängige Nutzertransparenz überzeugte

Drei Monate, von Oktober 2006 bis Anfang 2007, lief die Entscheidungs- und Testphase. In diesem Zeitraum kamen zwei E-Mail-Archivierungs-Produkte in die engere Auswahl. Für Symantec Enterprise Vault sprach laut Michael Berend die durchgängige Nutzertransparenz, sprich: Die Anwender müssen weder geschult werden noch sich bei ihrer täglichen Arbeitsweise umstellen, denn die Personal-Store-Dateien archiviert das System automatisch. „Besonders hat uns auch die Abdeckungsbreite der Software imponiert“, so der 47-Jährige, „denn E-Mail-, File- und auch Sharepoint-Archivierung sind bei Enterprise Vault in einem Tool vereint.“

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