Aufbewahrungspflicht Diese Daten dürfen ab Januar 2022 gelöscht werden

Von Ira Zahorsky

Daten sind Gold wert. Manche dürfen jedoch nach DSGVO nicht lange gespeichert werden. Andere müssen mehrere Jahre aufbewahrt werden. In das Dunkel um die Lösch- und die Aufbewahrungspflicht will Harald Krekeler, Geschäftsführer des Softwarebüros Krekeler, Licht bringen.

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Ausmisten zum Jahresanfang ist beliebt. Doch bei Daten müssen die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen beachtet werden.
Ausmisten zum Jahresanfang ist beliebt. Doch bei Daten müssen die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen beachtet werden.
(Bild: MATTHIAS BUEHNER_AdobeStock_43363409.jpeg)

Wer gegen Aufbewahrungspflichten verstößt – Daten also zu früh löscht – muss mindestens mit hohen Geldstrafen, unter Umständen sogar mit einer Freiheitsstrafe rechnen. Laut Steuerrecht müssen Rechnungen, Buchungsbelege, Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen, Handels- und Geschäftsbücher, Aufzeichnungen, Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen zehn Jahre aufbewahrt werden. Das gilt auch für Dokumente, die personenbezogene Daten enthalten.

Personenbezogene Daten

„Allerdings dürfen nicht einfach sämtliche vorhandenen Daten vorsorglich für zehn Jahre aufbewahrt und sich dabei auf gesetzliche Aufbewahrungspflichten berufen werden. Für die Speicherung eines Datensatzes muss es einen definierten Zweck oder eine rechtliche Vorgabe geben, die die Archivierung rechtfertigt“, so Harald Krekeler, Geschäftsführer des Softwarebüros Krekeler.

Er erläutert anhand eines Beispiels: „Ein Bewerber, der sich im Sommer 2021 beworben, sich aber für ein anderes Unternehmen entschieden hat, kann die Löschung sämtlicher Daten rechtmäßig verlangen, da diese keinen Zweck mehr erfüllen. Wurden diesem Bewerber für seine Fahrt zum Bewerbungsgespräch jedoch Fahrtkosten erstattet, existiert darüber ein Beleg. Dieser muss aus buchhalterischen Gründen zehn Jahre aufbewahrt werden und darf erst ab Januar 2032 vernichtet werden.“

Wenn kein Speichergrund vorliegt, sind Unternehmen nach Artikel 17 der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) aber zur Löschung personenbezogener Daten verpflichtet.

Was darf vernichtet werden?

Ab 1. Januar 2022 dürfen Schriftwechsel und Geschäftsbriefe, Versicherungspolicen, Angebote und Auftragsbestätigungen, Kassenzettel und Preislisten sowie Mahnungen vernichtet werden, die im Jahr 2015 erstellt wurden.

Aus dem Jahr 2011 stammende Unterlagen wie Ausgangs- und Eingangsrechnungen, Quittungen, Kontoauszüge, Bilanzunterlagen, Kassenberichte, Kredit- und Steuerunterlagen sowie Lieferscheine dürfen nun ebenfalls dem Reißwolf übergeben oder unwiderruflich gelöscht werden.

„Bei der Berechnung der Aufbewahrungsfristen sollten Unternehmer immer bedenken, dass die Frist stets mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem in einem Dokument die letzte Eintragung gemacht worden ist oder Handels- und Geschäftsbriefe abgesandt oder empfangen wurden, beginnt“, macht Krekeler klar. Er verdeutlicht: „Wenn die letzte Buchung für 2009 erst im Jahr 2011 gemacht und der Jahresabschluss erstellt wurde, können diese Unterlagen aus 2009 erst ab 1. Januar 2022 vernichtet werden. Für Rechnungen, die im Jahr 2021 erstellt wurden, beginnt die Aufbewahrungsfrist erst am 1. Januar 2022 und dauert bis 31. Dezember 2031.“

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