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Grundlagen der Digitalisierung und Archivierung, Teil 2 Einrichtung und Nutzung eines digitalen Archivs

Von Michael Matzer 5 min Lesedauer

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Die Einrichtung eines digitalen Archivs kann auf verschiedene Weise erfolgen: durch Standardisierung, Migration, Emulation, Kapselung oder Konversion der Informationen zur Laufzeit. Jede Methode hat ihre Vor- und Nachteile, die vor allem unter dem Hinblick auf langfristige Nutzung betrachtet werden sollten.

Digital archivieren – gewusst, wie. Der zweite Teil unserer Serie beschäftigt sich mit Strategien der digitalen Archivierung. (Bild: ©Africa images via Canva.com)
Digital archivieren – gewusst, wie. Der zweite Teil unserer Serie beschäftigt sich mit Strategien der digitalen Archivierung.
(Bild: ©Africa images via Canva.com)

Die digitale Archivierung hat sich in den vergangenen Jahren zu einem unverzichtbaren Bestandteil moderner Unternehmensführung entwickelt. Angesichts der exponentiell wachsenden Datenmengen und der zunehmenden Komplexität digitaler Informationen stehen Organisationen vor der Herausforderung, effektive Strategien zur langfristigen Sicherung und Verwaltung ihrer digitalen Assets zu implementieren.

Für Unternehmen ist dies nicht nur eine Frage der Effizienz, sondern auch der Compliance, da gesetzliche Vorschriften oft lange Aufbewahrungsfristen für bestimmte Dokumente vorschreiben. Darüber hinaus spielt die digitale Archivierung eine Schlüsselrolle beim Wissensmanagement, indem sie den schnellen Zugriff auf historische Daten und Entscheidungsgrundlagen ermöglicht. Nicht zuletzt trägt eine durchdachte Archivierungsstrategie zur Risikominimierung bei, indem sie Unternehmen vor Datenverlust schützt und die Integrität wichtiger Informationen über lange Zeiträume hinweg gewährleistet.

Um diesen Herausforderungen erfolgreich zu begegnen und die Vorteile der digitalen Archivierung voll auszuschöpfen, ist es entscheidend, geeignete Strategien zu entwickeln und umzusetzen, die den spezifischen Bedürfnissen und Zielen des Unternehmens gerecht werden.

Standardisierung

Wesentliche Voraussetzung für die langfristige Verfügbarkeit elektronischer Informationen ist die Einhaltung von Standards. Zu berücksichtigen sind Aufzeichnungsformate, Metadaten, Medien und die Dateiformate der Informationsobjekte selbst. Schon bei der Erzeugung von Daten sollte die langfristige Speicherung berücksichtigt werden. Langzeitig stabile Formate sollten bevorzugt verwendet werden. Eigenschaften eines solchen Formats sollten eine weite Verbreitung, eine offene Spezifikation (Norm) oder die spezielle Entwicklung als Format zur langfristigen Datenspeicherung sein.

Beispiele für standardisierte Formate sind XML-Dateien, TIFF, JPG, PNG und PDF/A-Archive. Für Metadaten gibt es verschiedene standardisierte Metadatenformate. Die Architektur von Archivsystemen und der Aufbau von Informationsobjekten (Dokumente, Grafikmaterial, Tonaufzeichnungen u. a., vgl. Teil 1) ist durch die ISO 14721 (OAIS: Open Archival Information System) standardisiert worden. Für den Anschluss von Archivspeichern wird durch die SNIA, den Dachverband der Speicherhersteller, eine XML-basierte Schnittstelle (XAM) bereitgestellt.

Migration

Eine Methode zur Sicherstellung der Verfügbarkeit ist die Migration von Informationen in eine neue Systemumgebung, etwa wegen der Datensicherheit, des Datenschutzes oder der Performance und Skalierbarkeit. Sie stellt unter Umständen ein Risiko dar, wenn die Informationen nicht nachweislich unverändert, vollständig und weiterhin uneingeschränkt wieder auffindbar von einer Systemlösung auf eine andere migriert werden. Originalität und Authentizität können durch eine Migration in Frage gestellt werden.

Anderseits zwingt der technologische Wandel die Anwender, rechtzeitig auf neue Speicher- und Verwaltungskomponenten zu wechseln, um die Informationen verfügbar zu halten. Die Migration ist daher bereits bei der Ersteinrichtung eines Archiv- und Speichersystems zu planen, um ohne Risiko und Aufwand den Wechsel vollziehen zu können. Kontrollierte, verlustfreie, „kontinuierliche“ Migration im Hinblick auf Lifecycle-Management ist wohl die wichtigste Lösung, Information über Jahrzehnte und Jahrhunderte verfügbar zu halten.

Das Thema Migration wurde durch die Veränderungen und die Konsolidierung des DMS -Marktes (Dokumentenmanagement-System) mit dem Verschwinden zahlreicher Anbieter häufig diskutiert. Der Wegfall einzelner Produkte in Hard- und Software zwingt zur Migration auf andere Formate, manchmal mit Hilfe eines eigenen Migrationsprogramms. Wer ein Archivsystem einführt, muss sich daher von Anbeginn an mit dem Thema Migrationsplanung beschäftigen.

Aktuelles eBook

Datenmigration – so funktioniert der Storage-Umzug

eBook Datenmigration
eBook „Datenmigration“
(Bild: Storage-Insider)

Im Zuge der Digitalisierung ändern sich die Anforderungen an Storage-Systeme. Sie müssen leistungsfähiger, skalierbarer und insgesamt flexibler sein. Unternehmen führen neue Systeme wie etwa All-Flash-Arrays ein, verlagern Dienstleistungen der IT-Abteilung in die Public- oder Hybrid-Cloud, ziehen sogar das Rechenzentrum um und erkennen möglicherweise die Chance oder die Notwendigkeit, IT-Services und Storage-Infrastruktur zu konsolidieren.

Die Themen im Überblick:

  • Operation am offenen Herzen – Einleitung
  • Wann eine Datenmigration nötig und sinnvoll ist
  • Was bei der Datenmigration zu beachten ist
  • Die konkrete Umsetzung der Datenmigration
  • Sonderfälle und Fallstricke

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Emulation

In der wissenschaftlichen Welt wird noch ein zweites Modell ähnlich stark diskutiert: Emulation. Emulation heißt, die Eigenschaften eines älteren Systems so zu simulieren, dass damit auch Daten dieses Systems mit neueren Computern und Betriebssystemen wieder genutzt werden können. Beispiele gibt es einige, etwa bei Computerspielen oder Apple-Computern.

Diese Lösungsstrategie wird im Bereich der langfristigen Datenspeicherung nicht in größerem Ausmaß eingesetzt oder wird bereits überwunden. Nachteile sind nämlich, dass der Aufwand künftiger Emulationsschritte nicht planbar ist und bei einem zu großen Paradigmenwechsel eines Tages vielleicht gar nicht mehr durchführbar ist. Diese Nachteile gelten in ähnlicher Form auch für nicht rechtzeitig durchgeführte Migrationen.

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Kapselung

Als Vorbereitung für Emulation eignet sich insbesondere das Kapselung-Verfahren. Dabei werden zusätzlich zu der zu bewahrenden Datei oder dem Informationsobjekt auch noch die Software, mit der man sie beziehungsweise es visualisieren und reproduzieren kann, sowie die zugehörigen Metadaten in einer „Kapsel“ gespeichert, ähnlich wie beim Konzept „Infrastructure-as-Code“. Damit sind alle für die Nutzung notwendigen Informationen in Zukunft sofort zusammenhängend gespeichert. Durch diese Methode können die zu speichernden Objekte sehr groß werden, ohne dass jedoch vollständig sichergestellt ist, dass die mitarchivierte Software auch in zukünftigen Betriebssystemumgebungen lauffähig ist. Dieses Risiko besteht also stets.

Konversion zur Laufzeit

Lassen sich die Formate der zu speichernden Informationsobjekte nicht kontrollieren und nicht auf wenige Langzeitformate einschränken, sind Umwandlungsprogramme (Konverter) und Betrachter (also die meisten Grafik-Tools) systemseitig ständig vorzuhalten, die ältere Formate in anzeigbare Formate beim Aufruf der Objekte umwandeln. Dies hat zu einer Vielzahl bereitzuhaltender Konverter und Betrachter geführt, für die eine eigenständige Verwaltung erforderlich ist, um zu einem älteren Informationsobjekt den jeweils passenden, aktuellen Konverter aufrufen zu können. Dies ist ein Problem der Langzeitarchivierung. Als Grafikformate für die Kurzzeitarchivierung (maximal zehn Jahre) hat sich nur eine Handvoll Formate durchgesetzt, was die Verwaltung erleichtert.

Die Konversion zur Laufzeit unterscheidet sich von der Emulation dadurch, dass nicht eine ältere Umgebung aufgerufen, sondern das Objekt für die aktuelle Umgebung gewandelt wird. Spezielle Eigenschaften von Formaten, elektronische Signaturen und Komponenten digitaler Rechteverwaltung können hierbei, ebenso wie bei den anderen Verfahren, zu Problemen führen.

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