E-Discovery sorgt für kartellrechtliche Compliance Illegale Preisabsprachen mit präventiven Audits verhindern

Es vergeht kaum ein Monat, in dem nicht über ein aufgedecktes Kartell berichtet wird: Im Januar war es das Luftfracht-Kartell, im Februar das Bau-Kartell und im März das Joghurt-Kartell. Diese Art von "auch schlechte Werbung ist Werbung", möchte man eigentlich gern vermeiden.

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Die Unternehmen, die sich an illegalen Preisabsprachen beteiligen, können sich vor negativen Schlagzeilen kaum retten. Wer einen Wettbewerbsdelikt begeht, muss nicht nur mit einem horrenden Bußgeld in Millionenhöhe rechnen, sondern darf die nächsten Jahre darauf verwenden, sein Unternehmensimage wieder aufzupolieren.

Eine aktuelle Studie im Auftrag des E-Discovery-Anbieters Recommind bestätigt, dass deutsche Unternehmen viel Wert auf ihre Reputation legen: Immerhin 75 Prozent der Befragten implementieren Compliance-Maßnahmen, um das Vertrauen nach außen hin zu erhalten.

Schadensbegrenzung fängt früher an

Obwohl Compliance in den meisten deutschen Unternehmen von der Tagesordnung nicht mehr wegzudenken ist, scheint die Notwendigkeit für compliance-gerechtes Verhalten noch längst nicht überall angekommen zu sein. Lediglich 36 Prozent der Mitarbeiter wissen überhaupt über Compliance-Regeln im eigenen Unternehmen Bescheid.

Inwiefern wusste die Geschäftsführung oder der Vorstand in den oben genannten Fällen von dem Fehlverhalten und wie können solche Skandale im Vorfeld vermieden werden? Unternehmen haben verschiedene Kontrollmöglichkeiten, wie etwa präventive Audits und Compliance-Checks. Diese können dabei helfen, rechtliche Verstöße wie illegale Preisabsprachen frühzeitig aufzudecken und somit einen erheblichen wirtschaftlichen Schaden reduzieren.

Es liegt sogar in der Pflicht der Geschäftsführung, für Transparenz und Compliance in ihrer Organisation zu sorgen. Hinzu kommt: Wer den Behörden einen Schritt voraus ist, kann das Ausmaß des Schadens absehen und Maßnahmen zur Behebung rechtlicher Lücken rechtzeitig einleiten.

Im Wettlauf gegen die Zeit

Wo früher noch spezialisierte Anwälte damit beschäftigt waren, täglich mehrere hundert E-Mails nach Hinweisen zu durchkämmen, kann eine Durchsuchungsaktion heute mithilfe von E-Discovery in einem Bruchteil der Zeit durchgeführt werden. Erfahrungsgemäß macht der hohe Kostenaufwand auf Anwaltsseite dem Mandanten einen Strich durch die Rechnung. Nicht selten fallen Anwaltskosten in Höhe von deutlich mehr als 25.000 Euro pro Tag an, wenn es um die Sichtung interner Unterlagen geht, um belastendes Material sicherzustellen.

Trotz der Honorarkosten für die Anwälte rechnet sich die Verteidigung in einem Kartellverfahren allemal, zumal in Deutschland die Bonusregelung eine erhebliche Bußgeldreduktion vorsieht. Abgesehen davon hat der Kronzeuge die Chance, sein Image zu retten und das Vertrauen der Kunden, Lieferanten und Geschäftspartner wieder herzustellen. Ein kompletter Bußgelderlass setzt allerdings voraus der Erste zu sein, der mit handfesten Beweisen an die Behörde tritt. Hat das Amt oder die Kommission bereits Kenntnis vom Verstoß, hat man noch die Chance auf 50% Erlass, ist man der dritte Informant noch 30% und so weiter.

Im Wettlauf gegen die Zeit kann der Einsatz von E-Discovery-Software entscheidend sein. Eine solche Analysesoftware reduziert den Arbeitsaufwand der Anwälte – und damit den Kostenaufwand des Mandanten – deutlich. Mit Unterstützung von E-Discovery müssen nur noch 4 bis 6 Prozent der Gesamtunterlagen tatsächlich durch die Kartellrechtsexperten gesichtet werden. Die Funktion der E-Discovery-Software basiert auf dem sogenannten Predictive Coding-Verfahren. Zunächst prüfen die Reviewer eine kleine Stichprobe der Daten und markieren relevante Dokumente, die dem System dann als Trainingsbasis dienen. Anschließend untersucht die Software die Inhalte sämtlicher Dokumente des Korpus und schlägt kontextbasiert weitere inhaltsähnliche Dokumente vor. Diese werden wieder durch die Reviewer gesichtet, deren Bewertung zurück in das System fließt, um die Treffergenauigkeit der weiteren Durchsuchung zu erhöhen. Erfahrungsgemäß können nach acht bis 15 Iterationen sämtliche relevanten Dokumente herausgefiltert werden.

On-Demand, Inhouse oder SaaS?

So unterschiedlich wie die Anforderungen und Einsatzszenarien jedes Unternehmens ausfallen, so variabel und individuell kann die E-Discovery-Software genutzt werden. Nicht jedes Unternehmen kann oder möchte sich eine festinstallierte Inhouse-Analysesoftware leisten. Nicht nur der Erwerb, sondern auch die Implementierung, Betrieb, Wartung und Updates sind kostenintensiv.

Für Großkonzerne und bestimmte Branchen, die ständig Untersuchungen durchführen müssen, ist das kein Problem. Für den großen Rest, der lediglich turnusmäßige Revisionen, Audits oder Compliance-Checks durchführt, ist eine solche Investition oft nicht tragbar. Hierfür bieten sich die bedarfsorientierten, cloud-basierten On-Demand- oder SaaS-Varianten an.

In der Cloud kann stets die aktuellste Software verwendet werden – nur dann, wenn sie tatsächlich gebraucht wird und nur solange, wie sie benötigt wird. Wer sich für E-Discovery in der Cloud entscheidet, sollte keine Sicherheitsbedenken haben. Experten empfehlen, einen Anbieter zu wählen, der eine Aufbereitung der Daten gemäß der hiesigen Datenschutzrichtlinien garantiert.

Diverse Frontends im Angebot

Bei der On-Demand-Version läuft die Datenverarbeitung meist folgenderweise ab: Die sensiblen Daten werden von hochspezialisierten IT-Forensikern im Unternehmen eingesammelt, auf mobile Festplatten überspielt und per Spezialkurier zum E-Discovery-Provider transportiert und anschließend via dedizierter Standleitung in ein Hochsicherheits-Rechenzentrum übertragen. On-Demand bietet sich beispielsweise an, wenn das Unternehmen keine IT-Forensiker vor Ort hat, die die Daten aufbereiten können.

Im Gegensatz zum ebenfalls cloud-basierten On-Demand-Einsatz stellt die SaaS-Variante ein „Self Service“-Angebot dar. E-Discovery als SaaS bietet höchste Flexibilität und gleichzeitig das Erlebnis einer installierten Software – dafür entfallen Kosten für die externe Aufbereitung bzw. Installation und Wartung. Welche Einsatzvariante sich für das Unternehmen am besten eignet, muss im Einzelfall betrachtet werden.

Die drei Varianten von E-Discovery können anhand der Nutzung eines Autos veranschaulicht werden: Entweder entscheidet man sich für den Kauf eines Autos (Inhouse), fährt Taxi (On-Demand) oder nutzt einen Leihwagen, bei dem man sich die Kosten für einen Chauffeur spart (SaaS). Ein Anspruch auf Support wird bei allen drei Möglichkeiten gewährleistet.

Compliance-Kultur leben

Aktuelle Schlagzeilen wie beim Joghurt-Kartell zeigen, dass trotz aller Diskussionen über Compliance und Regulierung eine Compliance-Kultur selbst in großen Organisationen noch längst nicht im Alltag gelebt wird.

Wenn das Bundeskartellamt vor der Tür steht, ist es ein eindeutiges Zeichen dafür, dass Compliance-Maßnahmen nicht implementiert oder auf halber Strecke stehengeblieben sind. Es liegt in der Verantwortung der Führungsebene, die nötige Transparenz durch alle Ebenen hindurch durchzusetzen und mit präventiven Audits zu sichern.

IT-gestützte Maßnahmen wie E-Discovery können eine wesentliche Unterstützung zur Schaffung eines compliance-gerechten Verhaltens in Unternehmen sein und gleichzeitig einen verantwortungsvollen Umgang mit personenbezogenen Daten gegenüber den Mitarbeitern gewährleisten.

Allerdings reicht nicht nur der bloße Einsatz einer Software aus: Durch eine konstruktive Kommunikation zwischen der Geschäftsführung und der Belegschaft kann die Akzeptanz von Compliance erheblich verbessert werden.

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