Effiziente E-Mail-Archivierung in Outlook: Archivordner vs. In-Place-Archivierung

Archivordner und In-Place-Archivierung New Outlook verbessert E-Mail-Archivierung

16.10.2024 Von Thomas Joos 1 min Lesedauer

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Die Archivierung von E-Mails ist eine wichtige Funktion in Outlook, um den begrenzten Speicherplatz effizient zu nutzen. In der neuen Outlook-Version gibt es zwei Hauptmethoden der Archivierung: Archivordner und die In-Place-Archivierung. Wir zeigen die Unterschiede, auf die sich Anwender einstellen sollten.

Neue Funktionen für die Archivierung von E-Mails in New Outlook entlasten den Hauptspeicher.(Bild: Monster Ztudio - stock.adobe.com) — Neue Funktionen für die Archivierung von E-Mails in New Outlook entlasten den Hauptspeicher.
(Bild: Monster Ztudio - stock.adobe.com)

Archivordner verschieben E-Mails in einen speziellen Ordner innerhalb des Postfachs, wobei diese E-Mails weiterhin im Hauptspeicher verbleiben und zur Gesamtgröße des Postfachs beitragen. Das kann zu Speicherproblemen führen, insbesondere wenn das Postfach eine bestimmte Größe überschreitet.

In-Place-Archivierung im neuen Outlook

Im Gegensatz zu den Archivordnern bietet die In-Place-Archivierung im neuen Outlook eine effizientere Lösung, indem E-Mails aus dem Hauptpostfach in ein separates Archivpostfach verschoben werden, das zusätzlich zum regulären Speicherplatz bereitgestellt wird. E-Mails und Ordner, die eine definierte Aufbewahrungsrichtlinie überschreiten, werden automatisch in dieses Archiv verschoben, wodurch der Speicherplatz im Hauptpostfach freigegeben wird.

Das neue Outlook und Microsoft 365 bieten eine verbesserte Postfacharchivierung.(Bild: Joos - Microsoft) — Das neue Outlook und Microsoft 365 bieten eine verbesserte Postfacharchivierung.
(Bild: Joos - Microsoft)

Die In-Place-Archivierung in Microsoft Outlook erfordert ein Microsoft-365-Konto, die Einstellung benötigt administrative Rechte. Der erste Schritt besteht darin, sich beim Microsoft-365-Konto anzumelden. Im Exchange Admin Center wird zu „Empfänger -> Postfach“ navigiert und die gewünschte Mailbox ausgewählt, die archiviert werden soll.

Unter „Andere“ befindet sich das „Postfacharchiv“. Ist diese Option deaktiviert, muss sie aktiviert und die Änderungen müssen gespeichert werden. Nach der Aktivierung der In-Place-Archivierung kann es bis zu 24 Stunden dauern, bis die Änderungen im Postfach sichtbar werden.

Vorteile der neuen Postfacharchivierung

Die In-Place-Archivierung bietet verschiedene Vorteile. Durch die automatische Verschiebung von E-Mails in das In-Place-Archiv wird der Hauptspeicherplatz des Postfachs entlastet. Dies ist besonders nützlich, wenn große Mengen an E-Mails verwaltet werden müssen. Darüber hinaus unterstützt diese Methode die Einhaltung von Unternehmensrichtlinien, da E-Mails, die eine bestimmte Aufbewahrungsfrist überschreiten, automatisch archiviert werden. Ein weiterer Vorteil ist, dass die Organisationsstruktur des Hauptpostfachs im In-Place-Archiv beibehalten wird, was die Suche und Verwaltung archivierter E-Mails erleichtert.

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Stand: 08.12.2025

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