Gesetzliche Aufbewahrungsfristen Richtig Archivieren – alle Bestimmungen und Zeiträume im Überblick

Es spielt keine Rolle, wie groß oder klein ein Unternehmen ist – Akten und Dokumente unterliegen unabhängig davon strengen Aufbewahrungsfristen und müssen deshalb eine bestimmte Zeit aufbewahrt werden. Allerdings empfinden viele Unternehmen das Archivieren von Dokumenten als unschönes Thema, da die meisten Aufbewahrungsfristen bei zehn Jahren liegen und dementsprechend sämtliche Dokumente und Belege für eine lange Zeit gelagert und archiviert werden müssen.

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Der folgende Artikel zeigt, welche Dokumente Aufbewahrungsfristen unterliegen, wie lang diese sind und wie man als Unternehmen am besten mit dem Archivieren umgeht.

Diese Aufbewahrungsfristen gibt es

Am häufigsten von den Aufbewahrungsfristen betroffen sind folgende Dokumente:

• Rechnungen,

• Belege,

• Verträge,

• Dokumente,

• Unterlagen und viele mehr.

Dabei muss man zwischen zwei verschiedenen Zeiträumen bei den Aufbewahrungsfristen unterscheiden: Es gibt Dokumente, die sechs Jahren aufbewahrt werden müssen, andere Dokumente wiederum zehn Jahre. Hier wird zwischen folgenden Dokumenten unterschieden:

Sechs Jahre:

• Lieferscheine,

• Mahnungen und Mahnbescheide,

• Handelsbriefe,

• Kopien verschickter Geschäftsbriefe,

• eingegangene Geschäftsbriefe,

• Betriebsprüfungsberichte,

• Abtretungserklärungen.

Zehn Jahre:

• Bilanzen,

• Geschäftsberichte,

• Buchungsbelege,

• Bankbelege,

• Inventare,

• Einfuhrunterlagen.

Gesetzliche Aufbewahrungsfristen haben zudem einen bestimmten Start, ab wann sie gelten: Sie beginnen immer zum Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument erstellt wurde beziehungsweise beim Empfänger eingegangen ist.

Hier finden die Aufbewahrungsfristen Anwendung

Normalerweise beziehen sich die Aufbewahrungsfristen auf zwei wesentliche Bereiche: das Handelsrecht und das Steuerrecht. Daraus folgt, dass jeder Gewerbetreibende dazu angehalten ist, seine geschäftlichen Unterlagen für einen bestimmten, festgelegten Zeitraum zu archivieren und aufzubewahren.

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Selbstverständlich sind die beiden genannten Bereiche aber nicht die einzigen. Es gibt noch weitere Rechtsgebiete, die Aufbewahrungsfristen enthalten, wie zum Beispiel das Arbeitsrecht, das Sozialversicherungsgesetz und das Produkthaftungsgesetz.

Wie müssen die Dokumente während der Aufbewahrungsfristen archiviert und aufbewahrt werden?

Grundlegend gibt es keine Vorschriften, auf welche Weise ein Unternehmen seine Dokumente innerhalb der Aufbewahrungsfristen lagert und archiviert. Zu beachten ist lediglich, dass man eine übersichtliche Buchführung hat und die Unterlagen jederzeit problemlos einsehbar sind. Zudem ist es wichtig, dass die Dokumente auch nach den langen Aufbewahrungsfristen von zehn Jahren noch lesbar sind. Dabei spielt es aber natürlich keine Rolle, ob die Dokumente als Original oder elektronisch aufbewahrt werden.

Vorteile der digitalen Archivierung:

• Lagerkosten entfallen,

• Transport der Papierakten entfällt,

• die Daten sind schnell abrufbar,

• mehrere Personen haben zeitgleich Zugriff.

Allerdings ist es ratsam, seine Dokumente scannen und digitalisieren zu lassen, da man so beim Archivieren enorm Platz sparen kann und die Dokumente sicher erhalten bleiben. Die Aufbewahrungsfristen bleiben aber natürlich die gleichen.

Tipp: Dokumente und Ordner selbst zu digitalisieren, kostet viel Zeit und Nerven. Hierfür gibt es aber Anbieter, die sich auf Wunsch mit der Digitalisierung des Unternehmens beschäftigen und einen umfangreichen Scan-Service anbieten.

Folgende Richtlinien sollte man während der Aufbewahrungsfristen immer beachten:

• Die Dokumente müssen schnell auffindbar sein.

• Die Dokumente dürfen auf keinen Fall gelöscht werden oder verloren gehen.

• Zugriff dürfen nur Berechtigte haben.

• Sollten technische Anpassungen während der Aufbewahrungsfristen vorgenommen werden, müssen diese den Anforderungen der Archivierung selbst und den Aufbewahrungsfristen gerecht werden.

• Dokumente müssen leicht identifizierbar und eindeutig reproduzierbar sein.

• Sollten Änderungen während der Aufbewahrungsfristen vorgenommen werden, müssen diese sorgfältig protokolliert werden.

• Ein Dokument hat seine entsprechenden Aufbewahrungsfristen – dementsprechend muss es auch aufbewahrt werden.

• Vernichtet werden dürfen die Dokumente erst nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen.

• Sämtliche Richtlinien, die es beim Archivieren und den Aufbewahrungsfristen gibt, müssen den Zuständigen klar kommuniziert werden.

• Die Dokumente müssen unverändert archiviert werden.

Maxime Werner, Business Development Manager bei ScanProfi.

*Der Autor: Maxime Werner, Business Development Manager bei ScanProfi. Das Leistungsspektrum von ScanProfi umfasst das Scannen und Digitalisieren für Unternehmen von Dokumenten, Akten, kompletten Ordnern, Fotos und Zeichnungen. Des Weiteren bieten sie eine Archivierung und Vernichtung der Akten, Dokumente und Ordner an.

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