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Archiv-Outsourcing So digitalisieren Sie Dokumente richtig

| Autor / Redakteur: Maike Zumbrägel* / Dr. Jürgen Ehneß

Die digitale Transformation fordert die akkurate Digitalisierung von Dokumenten und ganzen Archiven. Diese anspruchsvolle und zeitaufwändige Arbeit hindert Unternehmen jedoch daran, sich voll und ganz auf das Kerngeschäft zu konzentrieren. An erster Stelle steht die „lästige Pflicht“ demnach eher selten. Judith Meincke, Head of New Business Operations & Business Development bei TA Triumph-Adler, erklärt, warum sich durch Outsourcing an externe Partner nachhaltig Kosten reduzieren sowie Prozesse optimieren und die Qualität steigern lassen – und was feuerfeste Spezialcontainer damit zu tun haben.

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Selbst machen oder lieber machen lassen? Diese Frage stellt sich auch beim Thema Archivierung.
Selbst machen oder lieber machen lassen? Diese Frage stellt sich auch beim Thema Archivierung.
(Bild: © Jonás Torres - stock.adobe.com)

Stellen Sie sich folgendes Szenario vor: Ihre Akten werden von einer Spedition bei Ihnen abgeholt und von einem Experten für die Digitalisierung vorbereitet, sodass sie nach dem Scannen und Formatieren in Ihrem DMS (Dokumentenmanagementsystem) bereitstehen. Was danach geschieht, entscheiden Sie: Entweder werden die physischen und/oder digitalen Akten beim Experten eingelagert oder von ihm vernichtet oder aber zu Ihnen zurückgebracht.

Der für Sie entstehende Arbeitsaufwand ist überschaubar. Ihr Unternehmen muss lediglich eine Schnittstelle zum Experten bilden und die Archiv- und Datenbestände zur Verfügung stellen. Klingt wie eine willkommene Entlastung? Wie genau Archiv-Outsourcing funktioniert und welche Vorteile sich daraus ergeben, haben wir hier zusammengestellt.

Für wen kommt eine Archivauslagerung infrage?

In vielen Unternehmen hängt die Produktivität immer mehr von den zur Verfügung stehenden Daten und Informationen sowie von deren Bereitstellung, Sicherung und konsequenter Nutzung ab. Outsourcing ist deshalb ein selbstverständliches Element der Managementstrategie geworden. „Besonders die Digitalisierung und Archivierung von Dokumenten gehört selten zu den Kernkompetenzen eines Unternehmens und wird oftmals als Belastung betrachtet“, sagt TA-Expertin Judith Meincke. Wer hier an spezialisierte Partner auslagert, kann enorme Freiräume schaffen. „Das gilt sowohl für Großunternehmen als auch für KMU, denn der Mangel an Bürofläche und Ressourcen ist für die meisten ein echtes Problem.“

Wer davon ein Lied singen kann? Die HR-Abteilung. „Staubige Archive, Berge von Personalakten und die tägliche Suche nach Informationen – besonders das Personalmanagement kommt in vielen Unternehmen regelmäßig an ihre analoge Grenze“, sagt Meincke. „Die digitale Personalakte bietet hier zum Beispiel dringend notwendige Freiräume und mehr Kapazität für Verwaltungstätigkeiten.“ Und das schnell, sicher und rechtskonform.

Was sind die wichtigsten Vorteile?

Auch wenn eine Rentabilität nicht sofort spürbar ist: „Die digitale Verwaltung kann nachhaltig Kosten reduzieren und Prozesse beschleunigen“, sagt Judith Meincke.

Die größten Pluspunkte auf einen Blick
  1. Archivdateien sind jederzeit per Mausklick verfügbar: Alle Daten werden zentral an einem Speicherort abgelegt und sind von überall aus einzusehen und zu bearbeiten.
  2. Kosten sparen: und zwar durch Platzersparnis, Reduktion der Bearbeitungskosten, Verringerung der Arbeitsschritte und die enorme Zeitersparnis bei der Dokumentensuche.
  3. Qualität verbessern: Bei einem Experten können sich Unternehmen darauf verlassen, dass Expertenwissen und Erfahrung sowie bessere technische Voraussetzungen gegeben sind.
  4. Prozesse optimieren und rechtskonform arbeiten: Durch die verbesserte Verfügbarkeit und Transparenz von Dokumenten- und Datenbeständen – unter Wahrung der gesetzlichen Auflagen – lassen sich interne Ressourcen schonen und Abläufe verbessern.
  5. Informationen abteilungsübergreifend zur Verfügung stellen: Mit einem digitalen Archiv kann das Know-how der Mitarbeiter zentral festgehalten und für das gesamte Unternehmen verfügbar gemacht werden.

Eine weitere Option: automatisierte Postverarbeitung

Auf Wunsch kann ein dafür spezialisierter Partner auch Post entgegennehmen: Bevor diese im Unternehmen eintrifft, wird sie zuerst vom Experten digitalisiert und dann über einen verschlüsselten Datenexport an die entsprechenden Stellen im Unternehmen zugesandt. Bis zu einer gewünschten Vernichtung wird die erfasste Post sowohl physisch als auch digital sicher aufbewahrt und eingelagert.

Wie funktioniert der Outsourcing-Prozess genau?

Die Akten oder kompletten Archive werden von einer Spedition abgeholt und vom Experten erfasst, kategorisiert und auf die Digitalisierung vorbereitet. „Das bedeutet, dass der komplette Aktenbestand nach dem Scannen und Formatieren als Online-Datenbestand im DMS [Dokumentenmanagementsystem] oder ECM [Enterprise-Content-Management] des jeweiligen Unternehmens jederzeit zur Verfügung steht“, sagt Judith Meincke. Danach werden die physischen und digitalen Akten entweder beim Experten eingelagert, zurückgebracht oder von ihm vernichtet.

Wo werden die Archivbestände aufbewahrt?

Die Dokumente und Akten werden nach höchsten Sicherheitsstandards barcodegestützt in überwachten, wasserdichten und feuerfesten Spezialcontainern deponiert, die in großen Hallen stehen. Die Vorteile: Die beheizbaren Containerlager sind einbruchssicher, witterungsfest und leicht transportierbar. „Und für Datenträger gibt es einen Extraschutz: Die Backups werden in Tresoren, die ebenfalls im Container stehen, gelagert“, so Meincke. Schlüssel, Codes und so weiter werden bei einem durch den Kunden festgelegten Notar hinterlegt.

Wie kommen Unternehmen an ihre Hardcopy-Bestände?

„Benötigt ein Unternehmen ein Dokument oder eine bestimmte Akte, kann diese problemlos über das Online-Archivsystem angefragt und entliehen werden – inklusive Sendungsverfolgung und Zustellung am Folgetag“, sagt die TA-Expertin. Nach Anforderung (bis 15 Uhr) werden die gewünschten Unterlagen zusammengestellt, in spezielle Transportbehälter eingepackt und über einen Kurierdienst geliefert. Die Rückführung erfolgt ebenfalls über den Kurierdienst.

Maike Zumbrägel, General Manager Marketing and Corporate Communications bei der TA Triumph-Adler GmbH.
Maike Zumbrägel, General Manager Marketing and Corporate Communications bei der TA Triumph-Adler GmbH.
(Bild: Triumph-Adler)

Fazit

Im Zeitalter der Digitalisierung kann Archiv-Outsourcing einen Kosten- oder Qualitätsvorteil schaffen, der wiederum zu einem echten Wettbewerbsvorteil wird. Eine gute Vorbereitung ist hier der Schlüssel zum Erfolg: „Erwartungen und Ziele müssen vorab genau definiert und dokumentiert werden“, sagt TA-Expertin Judith Meincke. Auch zukünftige interne und externe Entwicklungen wie Umstrukturierungen, Expansionen, Kundenforderungen oder gesetzliche Forderungen spielen eine wichtige Rolle. „Ist das Projekt sauber vorbereitet, steht dem Nutzen nichts mehr im Weg.“

*Die Autorin: Maike Zumbrägel, General Manager Marketing and Corporate Communications bei der TA Triumph-Adler GmbH.

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